Как ускорить приёмку товара на складе за счёт EDI

#блог
Выберите тариф
и сэкономьте на обмене данными EDI до 46% в год

Получение товара на склад — серьезный вызов для команды торговой точки. Брак, несоответствие заказанных позиций фактическим, забытые и испорченные документы — частые явления в процессе. Да и сам процесс — неповоротливый, устоявшийся с годами и от того сложно обновляемый. В этой статье рассказываем, как ускорить приемку товара, защитив сотрудников от ошибок, а бизнес от убытков с помощью электронного обмена данными (EDI).

Складские процессы нуждаются в электронном обмене данными

Какие бы усилия не прикладывали сотрудники склада — сбой является вопросом времени, ведь в схеме взаимодействий слишком много динамических точек. Проблема может возникнуть буквально на любом этапе доставки и приема товара.

Для небольших организаций процесс может казаться проще. Зачастую сам владелец выполняет несколько ролей и может самостоятельно управлять товароведением в ручном режиме. Учет ведется в excel-таблице, с поставщиками установлены приятельские отношения. И всё отлично работает — до первого сбоя сроков, недостачи или несоответствия по качеству. 

В крупных торговых точках ситуация усложняется тем, что при больших потоках и нагрузки на склад не найдется человек, который единолично сможет проконтролировать процесс. Информация о закупках, остатках, сроках и условиях доставки хранится в разных электронных системах, связь которых происходит через бумажные носители. Распечатали, отписались, передали, ввели в систему. Одна ошибка задержит весь процесс.

Процедура приемки достаточно консервативна, что не позволяет её оптимизировать с легкостью. Всегда есть уверенность, что всё работает должным образом, а что-то менять — только портить. Требуется переломный момент, который позволит подняться над системой и увидеть «узкие места». 

Оформление документов сильно тормозит приемку товара 

Разберем детальнее особенности процесса. Заказ продукции предполагает наличие пакета сопроводительных документов, который включает товарную накладную и счет-фактуру. Ответственные за прием сотрудники обязаны провести проверку, сличить фактический объем поставки, оценить количество брака при его наличии. Если выявится, что часть продукции повреждена или отсутствует, то накладная становится недействительной. 

В реальности приемщики вносят корректировки по позициям прямо на месте, от руки без особой осторожности. Дальше разбираться будет бухгалтерия. Начинается самое «интересное».

Корректировка накладной делает её недействительной, начинается процесс общения с поставщиком по запросу актуального документа. Это ресурс сотрудника и время ожидания новой накладной, без которой нельзя внести данные в систему. На больших объемах такие задержки сказываются особенно критично. 

Каждая секунда в складских процессах может сэкономить или израсходовать бюджет. Все операции с товаром должны быть быстрыми, прогнозируемыми и управляемыми.

На скорость приемки влияет вид, в котором приходят сопроводительные документы. Если на склад поступила большая партия, то разгрузка фуры и приемка могут без проблем длиться до трех часов. Внедрение EDI способно значительно ускорить процесс. И это одно из преимуществ, без учета дополнительных возможностей, которые становятся доступны предприятию. 

Как работает EDI в управлении складскими процессами

Представители ритейла, которые внедряют электронный обмен данными в процессы склада, настраивают систему достаточно гибко под свои процессы. Взаимодействия могут существенно отличаться в зависимости от товарных категорий, условий сотрудничества с поставщиками, наличием или отсутствием НДС.

Схема выглядит так:

  • Ритейлер оформляет заказ на поставку.

  • Поставщик уточняет товарные позиции и сроки.

  • В момент отгрузки поставщик уведомляет об отгруженном товаре.

  • Магазин уведомляет о приемке фактически доставленного товара.

В коммуникационных цепочках используются уведомления об отгрузке и о приемке. Уведомление об отгрузке это документ, в котором содержится полная информация от поставщика:

  • идентификаторы отправителя, получателя и отдельно отгрузки товаров;

  • характеристики заказанных товарных позиций и данные по перевозке;

  • штрих-коды.

Правильные данные автоматически попадают в единую систему, сотрудникам на местах не нужно вводить их вручную. Уведомления об отправке помогают команде своевременно подготовиться — фактический список отправленных позиций поступает до прибытия грузового транспорта. Приемщик только сверяет этот список с прибывшим грузом.

Ответное уведомление о приемке уходит со стороны ритейлера и содержит список принятых, непринятых, недостающих позиций. 

Преимущества EDI в приемке товара

Автоматизация проведения данных в электронном виде не поможет сама по себе. Склад существует по своим правилам, которые также потребуется адаптировать к новой системе. EDI создает условия и дает инструменты, которые необходимо применить.

С внедрением руководитель и команда оценят, как изменения в сопроводительные документы вносятся быстро и без головной боли. Часы ожидания, разборки с поставщиком и водителем, тяжелые вздохи в бухгалтерии останутся в прошлом.

Приступайте к обмену документами с партнерами в кратчайшие сроки с системой электронного обмена данными от СберКорус. Внедрение EDI всего в одном шаге — посмотрите условия и выберите тариф, который сэкономит на обмене данными EDI до 46% в год по ссылке.

Поменяйте провайдера на выгодных условиях от СберКорус. Скидки на тарифы, компенсация трафика, сервисы в подарок.
До 60% выгоды при переходе от другого провайдера EDI | ЭДО

Наши продукты

Читать также