Как ускорить приёмку товара на складе за счёт EDI
Складские процессы нуждаются в электронном обмене данными
Какие бы усилия не прикладывали сотрудники склада — сбой является вопросом времени, ведь в схеме взаимодействий слишком много динамических точек. Проблема может возникнуть буквально на любом этапе доставки и приема товара.
Для небольших организаций процесс может казаться проще. Зачастую сам владелец выполняет несколько ролей и может самостоятельно управлять товароведением в ручном режиме. Учет ведется в excel-таблице, с поставщиками установлены приятельские отношения. И всё отлично работает — до первого сбоя сроков, недостачи или несоответствия по качеству.
В крупных торговых точках ситуация усложняется тем, что при больших потоках и нагрузки на склад не найдется человек, который единолично сможет проконтролировать процесс. Информация о закупках, остатках, сроках и условиях доставки хранится в разных электронных системах, связь которых происходит через бумажные носители. Распечатали, отписались, передали, ввели в систему. Одна ошибка задержит весь процесс.
Процедура приемки достаточно консервативна, что не позволяет её оптимизировать с легкостью. Всегда есть уверенность, что всё работает должным образом, а что-то менять — только портить. Требуется переломный момент, который позволит подняться над системой и увидеть «узкие места».
Оформление документов сильно тормозит приемку товара
Разберем детальнее особенности процесса. Заказ продукции предполагает наличие пакета сопроводительных документов, который включает товарную накладную и счет-фактуру. Ответственные за прием сотрудники обязаны провести проверку, сличить фактический объем поставки, оценить количество брака при его наличии. Если выявится, что часть продукции повреждена или отсутствует, то накладная становится недействительной.
В реальности приемщики вносят корректировки по позициям прямо на месте, от руки без особой осторожности. Дальше разбираться будет бухгалтерия. Начинается самое «интересное».
Корректировка накладной делает её недействительной, начинается процесс общения с поставщиком по запросу актуального документа. Это ресурс сотрудника и время ожидания новой накладной, без которой нельзя внести данные в систему. На больших объемах такие задержки сказываются особенно критично.
Каждая секунда в складских процессах может сэкономить или израсходовать бюджет. Все операции с товаром должны быть быстрыми, прогнозируемыми и управляемыми.
На скорость приемки влияет вид, в котором приходят сопроводительные документы. Если на склад поступила большая партия, то разгрузка фуры и приемка могут без проблем длиться до трех часов. Внедрение EDI способно значительно ускорить процесс. И это одно из преимуществ, без учета дополнительных возможностей, которые становятся доступны предприятию.
Как работает EDI в управлении складскими процессами
Представители ритейла, которые внедряют электронный обмен данными в процессы склада, настраивают систему достаточно гибко под свои процессы. Взаимодействия могут существенно отличаться в зависимости от товарных категорий, условий сотрудничества с поставщиками, наличием или отсутствием НДС.
Схема выглядит так:
-
Ритейлер оформляет заказ на поставку.
-
Поставщик уточняет товарные позиции и сроки.
-
В момент отгрузки поставщик уведомляет об отгруженном товаре.
-
Магазин уведомляет о приемке фактически доставленного товара.
В коммуникационных цепочках используются уведомления об отгрузке и о приемке. Уведомление об отгрузке это документ, в котором содержится полная информация от поставщика:
-
идентификаторы отправителя, получателя и отдельно отгрузки товаров;
-
характеристики заказанных товарных позиций и данные по перевозке;
-
штрих-коды.
Правильные данные автоматически попадают в единую систему, сотрудникам на местах не нужно вводить их вручную. Уведомления об отправке помогают команде своевременно подготовиться — фактический список отправленных позиций поступает до прибытия грузового транспорта. Приемщик только сверяет этот список с прибывшим грузом.
Ответное уведомление о приемке уходит со стороны ритейлера и содержит список принятых, непринятых, недостающих позиций.
Преимущества EDI в приемке товара
Автоматизация проведения данных в электронном виде не поможет сама по себе. Склад существует по своим правилам, которые также потребуется адаптировать к новой системе. EDI создает условия и дает инструменты, которые необходимо применить.
С внедрением руководитель и команда оценят, как изменения в сопроводительные документы вносятся быстро и без головной боли. Часы ожидания, разборки с поставщиком и водителем, тяжелые вздохи в бухгалтерии останутся в прошлом.
Приступайте к обмену документами с партнерами в кратчайшие сроки с системой электронного обмена данными от СберКорус. Внедрение EDI всего в одном шаге — посмотрите условия и выберите тариф, который сэкономит на обмене данными EDI до 46% в год по ссылке.
Telegram-канал СберКорус