Как вести документооборот с самозанятыми просто и без рисков

Сотрудничество с самозанятыми помогает бизнесу эффективно закрывать разовые и проектные задачи. Но работать с такими исполнителями необходимо в соответствии с законом, в частности — важно вести юридически значимый документооборот и делать это правильно. Рассказываем, какие документы нужны для работы с самозанятыми.

Почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми даёт определённые преимущества:

• Нашли исполнителя, определили фронт работ, сроки выполнения, размер вознаграждения, заключили договор — можно приступать к сотрудничеству. Как правило, всё это происходит достаточно быстро, благодаря чему задачи решаются оперативно.

• За самозанятого не нужно платить НДФЛ и страховые взносы — исполнитель сам платит налог с вознаграждения.

• По самозанятым не нужно сдавать отчётность, как по штатным работникам.

• Самозанятому не нужно выделять рабочее место и оборудовать его для выполнения задач.

• Никаких трудовых гарантий, как со штатными работниками: самозанятый выполняет разовую работу, а не трудовые функции, поэтому не может быть речи об отпускных, выплатах по больничным листам.  

Есть и нюансы в работе с самозанятыми — в случае отсутствия или неправильного оформления документов по сотрудничеству возникают налоговые риски. Но на практике, если соблюдать правила работы с самозанятыми и наладить документооборот, проблемы с налоговой маловероятны.

Какие документы участвуют в документообороте с самозанятыми

Разберёмся, какие документы нужны от самозанятого для юридических лиц:

1.  Справка о постановке на учёт.

Её необходимо запросить у самозанятого перед началом сотрудничества (заключением договора) и перед оплатой выполненной работы.

Справку по форме КНД 1122035 самозанятый может запросить в приложении «Мой налог», скачать и направить заказчику в день заключения договора, чтобы заказчик мог удостовериться в актуальности статуса. Аналогичным образом следует убедиться, что и на дату оплаты статус самозанятого сохраняется. Если на момент оплаты статус будет утерян, придётся рассчитываться как по договору с физическим лицом, а значит, платить НДФЛ, страховые взносы и сдавать отчётность.

Для перестраховки заказчик может самостоятельно проверить статус по ИНН исполнителя в сервисе ФНС.

Рекомендуется проверить также другую информацию о самозанятом перед началом сотрудничества, чтобы удостовериться в его благонадёжности. В этом случае поможет Сервис проверки физических лиц (СПФЛ) от СберКорус. Помимо актуальности статуса самозанятого, в нём можно проверить:

• наличие/отсутствие задолженностей и штрафов ГИБДД;

• действительность паспорта;

• нахождение в розыске.

На получение полного отчёта о проверке уйдет менее 5 минут.  

2.  Договор на оказание услуг или выполнение работ.

Для сотрудничества с самозанятым составляют гражданско-правовой договор. И здесь очень важный момент: в таком договоре не должно быть отсылок к трудовому законодательству, чтобы ФНС не посчитала сотрудничество с самозанятым подменой трудовых отношений и не переквалифицировала ГПД в трудовой договор с доначислением налогов.

Налоговая особенно обратит внимание, если:

• компания-заказчик будет единственным источником дохода самозанятого, особенно на протяжении долгого периода;

• выплаты по договору будут производиться по схожей схеме, как в случае с штатными работниками: более трёх месяцев подряд, два раза в месяц, в дни перечисления заработной платы.

В договоре главное учесть несколько важных моментов:

• стороны договора — заказчик и исполнитель, являющийся налогоплательщиком НПД;

• предмет договора — конкретная работа или задача;

• сроки исполнения — чётко определены, если предполагается поэтапное выполнение — расписаны сроки каждого этапа;

• не должно быть в условиях работы с самозанятым, что он обязан соблюдать должностные инструкции, работать по графику и т. д.;

• исполнитель получает вознаграждение, а не заработную плату.

Ещё одна рекомендация: желательно в договоре прописать обязанность самозанятого предупреждать об утере статуса и предоставлять закрывающие документы. Это минимизирует возможные риски.

Какие документы нужны для заключения договора с самозанятым:

• паспорт;

• ИНН;

• справка о постановке на учёт в качестве налогоплательщика НПД.

3.  Закрывающие документы — акт выполненных работ и чек.

В законе о самозанятых № 422-ФЗ (то, на основании чего действуют самозанятые и их заказчики) сказано, что единственным обязательным документом является чек, который формируется после оплаты в приложении «Мой налог». Именно чек подтверждает расходы заказчика и доход исполнителя. И только с чеком компания может учесть оплату работы самозанятого в составе расходов по налогу на прибыль или УСН. Поэтому получить чек необходимо: если оплата производится наличными, самозанятый обязан предоставить чек в момент расчёта, а при безналичном способе — не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведена оплата.

Что касается акта выполненных работ, то он не является обязательным документом, но страхует заказчика при возникновении разногласий с контролирующими органами. Формирование и подписание акта выполненных работ — неотъемлемый завершающий шаг правильного и полноценного документооборота с самозанятым.

Вывод

Документов для сотрудничества с самозанятыми требуется немного, а вести полноценный и юридически значимый документооборот — не так сложно. Тем более его можно автоматизировать с помощью сервиса «Подписант» от СберКорус. В сервисе легко подписывать договоры и акты выполненных работ — это можно делать из любой точки мира и менее чем за пару минут. При этом юридические лица — клиенты сервиса — оплачивают только исходящие документы, а входящие — всегда бесплатно.  Сформированные и подписанные электронные документы хранятся в одном месте и при необходимости быстро находятся.