Как вести документооборот с самозанятыми просто и без рисков

#блог
ЭДО с самозанятыми
Экономьте на документообороте с самозанятыми и физическими лицами

Сотрудничество с самозанятыми помогает бизнесу эффективно закрывать разовые и проектные задачи. Но работать с такими исполнителями необходимо в соответствии с законом, в частности — важно вести юридически значимый документооборот и делать это правильно. Рассказываем, какие документы нужны для работы с самозанятыми.

Почему бизнесу выгодно работать с самозанятыми

Сотрудничество с самозанятыми даёт определённые преимущества:

  • Нашли исполнителя, определили фронт работ, сроки выполнения, размер вознаграждения, заключили договор — можно приступать к сотрудничеству. Как правило, всё это происходит достаточно быстро, благодаря чему задачи решаются оперативно.

  • За самозанятого не нужно платить НДФЛ и страховые взносы — исполнитель сам платит налог с вознаграждения.

  • По самозанятым не нужно сдавать отчётность, как по штатным работникам.

  • Самозанятому не нужно выделять рабочее место и оборудовать его для выполнения задач.

  • Никаких трудовых гарантий, как со штатными работниками: самозанятый выполняет разовую работу, а не трудовые функции, поэтому не может быть речи об отпускных, выплатах по больничным листам.  

Есть и нюансы в работе с самозанятыми — в случае отсутствия или неправильного оформления документов по сотрудничеству возникают налоговые риски. Но на практике, если соблюдать правила работы с самозанятыми и наладить документооборот, проблемы с налоговой маловероятны.

Какие документы участвуют в документообороте с самозанятыми

Разберёмся, какие документы нужны от самозанятого для юридических лиц:

1.  Справка о постановке на учёт.

Её необходимо запросить у самозанятого перед началом сотрудничества (заключением договора) и перед оплатой выполненной работы.

Справку по форме КНД 1122035 самозанятый может запросить в приложении «Мой налог», скачать и направить заказчику в день заключения договора, чтобы заказчик мог удостовериться в актуальности статуса. Аналогичным образом следует убедиться, что и на дату оплаты статус самозанятого сохраняется. Если на момент оплаты статус будет утерян, придётся рассчитываться как по договору с физическим лицом, а значит, платить НДФЛ, страховые взносы и сдавать отчётность.

Для перестраховки заказчик может самостоятельно проверить статус по ИНН исполнителя в сервисе ФНС.

Рекомендуется проверить также другую информацию о самозанятом перед началом сотрудничества, чтобы удостовериться в его благонадёжности. В этом случае поможет Сервис проверки физических лиц (СПФЛ) от СберКорус. Помимо актуальности статуса самозанятого, в нём можно проверить:

  • наличие/отсутствие задолженностей и штрафов ГИБДД;

  • действительность паспорта;

  • нахождение в розыске.

На получение полного отчёта о проверке уйдет менее 5 минут.  

2.  Договор на оказание услуг или выполнение работ.

Для сотрудничества с самозанятым составляют гражданско-правовой договор. И здесь очень важный момент: в таком договоре не должно быть отсылок к трудовому законодательству, чтобы ФНС не посчитала сотрудничество с самозанятым подменой трудовых отношений и не переквалифицировала ГПД в трудовой договор с доначислением налогов.

Налоговая особенно обратит внимание, если:

  • компания-заказчик будет единственным источником дохода самозанятого, особенно на протяжении долгого периода;

  • выплаты по договору будут производиться по схожей схеме, как в случае с штатными работниками: более трёх месяцев подряд, два раза в месяц, в дни перечисления заработной платы.

В договоре главное учесть несколько важных моментов:

  • стороны договора — заказчик и исполнитель, являющийся налогоплательщиком НПД;

  • предмет договора — конкретная работа или задача;

  • сроки исполнения — чётко определены, если предполагается поэтапное выполнение — расписаны сроки каждого этапа;

  • не должно быть в условиях работы с самозанятым, что он обязан соблюдать должностные инструкции, работать по графику и т. д.;

  • исполнитель получает вознаграждение, а не заработную плату.

Ещё одна рекомендация: желательно в договоре прописать обязанность самозанятого предупреждать об утере статуса и предоставлять закрывающие документы. Это минимизирует возможные риски.

Какие документы нужны для заключения договора с самозанятым:

  • паспорт;

  • ИНН;

  • справка о постановке на учёт в качестве налогоплательщика НПД.

3.  Закрывающие документы — акт выполненных работ и чек.

В законе о самозанятых № 422-ФЗ (то, на основании чего действуют самозанятые и их заказчики) сказано, что единственным обязательным документом является чек, который формируется после оплаты в приложении «Мой налог». Именно чек подтверждает расходы заказчика и доход исполнителя. И только с чеком компания может учесть оплату работы самозанятого в составе расходов по налогу на прибыль или УСН. Поэтому получить чек необходимо: если оплата производится наличными, самозанятый обязан предоставить чек в момент расчёта, а при безналичном способе — не позднее 9 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведена оплата.

Что касается акта выполненных работ, то он не является обязательным документом, но страхует заказчика при возникновении разногласий с контролирующими органами. Формирование и подписание акта выполненных работ — неотъемлемый завершающий шаг правильного и полноценного документооборота с самозанятым.

Вывод

Документов для сотрудничества с самозанятыми требуется немного, а вести полноценный и юридически значимый документооборот — не так сложно. Тем более его можно автоматизировать с помощью сервиса «Подписант» от СберКорус. В сервисе легко подписывать договоры и акты выполненных работ — это можно делать из любой точки мира и менее чем за пару минут. При этом юридические лица — клиенты сервиса — оплачивают только исходящие документы, а входящие — всегда бесплатно.  Сформированные и подписанные электронные документы хранятся в одном месте и при необходимости быстро находятся. 

Без ежемесячных отправок курьерскими службами, без задержек со стороны исполнителя, без дублирования на бумаге. Оставьте заявку на бесплатную презентацию
Подписывайте юридически значимые акты за 30 секунд!

Наши продукты

Читать также