Как вести финансовый учёт?

Управленческий учёт позволяет компании на основании различных отчётов оценить, что происходит с бизнесом. Он показывает, на что были потрачены деньги, какова прибыль предприятия. «Это всё можно увидеть и в бухгалтерском учёте», — скажете вы. Да, однако управленческий учёт призван также ответить на вопрос, как правильно распоряжаться всеми активами организации. Разберёмся, что такое финансовый учёт, и как на его основе можно грамотно выстроить управление фирмой. 

Принципы ведения финансового учёта

Обычного учёта доходов и расходов порой недостаточно для бизнеса. Особенно внимательными должны быть начинающие предприниматели, для которых потеря каждого рубля может стать фатальной. Расскажем, на что обязательно нужно обращать внимание при ведении финансово-управленческого учёта. 

Список должников

У каждой компании есть контрагенты и клиенты, которые могли задолжать оплату. С ними нужно выстраивать тщательную работу, чтобы не потерять долги из виду:

• во-первых, нужно вести список должников;

• во-вторых, необходимо вести календарь дебиторской задолженности, чтобы точно знать, какие суммы и когда вы должны получить от своих деловых партнёров.

Наличие списка и календаря долгов позволит руководителю или уполномоченному сотруднику своевременно напоминать заказчикам, покупателям о сроках исполнения обязательств. Эта работа снизит объём дебиторской задолженности, уменьшит количество будущих судебных разбирательств при неуплате долгов. 

Периодичная аналитика

Основы финансового учёта предполагают, что бизнес каждый период (например, раз в квартал) анализирует, где и на что повысились или уменьшились расходы, а где, напротив, видны точки роста для увеличения прибыли. Аналитика позволит:

• корректировать деятельность работников и тем самым повысить их эффективность;

• гибко регулировать планы — например, в начале года частная пекарня предполагала, что у неё чаще всего будут покупать пшеничный хлеб, но по итогам квартала выяснилось, что самым популярным товаром стали творожные пирожки, и руководитель принимает решение об увеличении их производства. 

Наличие сотрудника, который знает всё о финансах компании

В малом бизнесе, как правило, о финансах компании знает всё руководитель. В среднем и крупном бизнесе эти полномочия делегируются специальному сотруднику. Если у вас финансами ведает отдельный человек, постарайтесь сделать так, чтобы у него на руках всегда была свежая информация о затратах и прибыли организации. Речь идёт о предоставлении таких документов, как:

• план платежей;

• отчёт о наличных расходах;

• банковские выписки и другие документы. 

Платёжный календарь

Бизнесу нужно заранее планировать распределение финансов на различные хозяйственные операции. В этом непростом деле поможет платёжный календарь — в нём нужно будет указывать, кому, когда и сколько должна заплатить компания. Наличие календаря позволит спрогнозировать, в какие дни потребуется проводить крупные платежи (например, в случае, если нужно расплатиться с несколькими контрагентами одновременно). 

Деление расходов на категории

Анализировать денежные расходы проще, когда они поделены по категориям. Но здесь важно не увлечься и не начать «категоризировать» каждую затрату. Нет смысла писать «закупка моющих средств», когда все расходы на поддержание чистоты в магазине, цехе или офисе можно объединить в одну категорию. Деление затрат на категории позволит выяснить, где произошли существенные скачки в большую сторону, и что с этим делать. 

Сохранение предоплаты

Правила ведения финансового учёта относят предоплату к особому виду доходов. Её нельзя считать полноценным доходом до момента, пока заказчик или покупатель не подпишут акт передачи товаров или акт выполненных работ / оказанных услуг. Тратить эти деньги, если только договором не предусмотрено иное, не рекомендуется — клиент в любой момент может потребовать их назад и отказаться от покупки или работы / услуги. Если предоплата была израсходована, а контрагент попросил уплаченную сумму назад, то такая ситуация может привести к кассовым разрывам. 

Учёт всех операций

Может показаться, что покупка бумаги для офиса — настолько незначительный расход, что его не нужно и учитывать. Это фатальная ошибка, поскольку зачастую из мелких трат по итогам месяца или квартала может скопиться приличная сумма. Любая финансовая операция должна быть записана сразу же, как только она совершилась. Не стоит откладывать их учёт, поскольку потом о них можно позабыть. 

Деление личных финансов и средств бизнеса

Смешением личных и бизнес-финансов чаще всего «грешат» ИП. Однако и в небольших ООО такая ситуация встречается часто. В результате с одного счёта оплачиваются и новое оборудование для бизнеса, и «хотелки» руководителя. Этого быть не должно, поскольку управленческий и финансовый учёт обеспечивают нужды компании и помогают анализировать именно её потребности и перспективы. 

Нельзя допустить, чтобы деньги организации бесконтрольно утекали на личные нужды. Потому рекомендуется назначить руководителю зарплату, а на фирму тратиться с её расчётного счёта. 

Немаловажно и то, где именно будет открыт расчётный счёт предприятия. В СберБанке предусмотрены особые преимущества для клиентов — это полностью бесплатное обслуживание при отсутствии исходящих и входящих операций, бесплатные сервисы электронного документооборота и отправки отчётности в госорганы, возможность быстрого составления доверенностей для сотрудников, доступ к сервисам 1С для малого бизнеса и многое другое.