Как вести и прошивать книгу учёта доходов и расходов (КУДиР)


Вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) должны организации и ИП на УСН, а также ИП на ЕСХН, ОСНО и ПСН. Это важный документ налогового учёта, однако, обязанности сдавать КУДиР в налоговую нет. Но у налоговиков есть право запросить распечатанную, пронумерованную и прошитую книгу. О том, как правильно прошить КУДиР, расскажем в статье.
Как ведут КУДиР
Книга заводится на каждый налоговый период, то есть календарный год. Раньше её надо было заверять в налоговой, а теперь этого делать не нужно.
Сейчас редкие организации и ИП ведут КУДиР на бумаге — это пережиток прошлого. Проще и легче формировать книгу учёта доходов и расходов в электронном виде, а при необходимости распечатывать, собирать и сшивать. Вообще электронный документооборот упрощает работу с документами, позволяет экономить средства и время. Уже сейчас большинство видов отчётности сдают электронно. Например, в сервисе СФЕРА Отчётность можно отправлять электронные документы в ФНС, СФР, Росстат из любого места, где есть интернет, и не пропускать сроки.
В конце года книгу распечатывают, если вели электронно, и прошивают. В сборку попадают даже пустые разделы книги. И даже если не было доходов и расходов, «нулевая» КУДиР распечатывается. А срок хранения составляет 5 лет.
Как формировать КУДиР
Форма и порядок заполнения КУДиР установлены Приказом Минфина РФ № 135н от 22.10.2012. Можно купить готовую типографскую книгу, сформировать её в текстовом редакторе или в специальном сервисе. Если книгу нужно распечатывать, то:
-
Сначала собирают все страницы.
-
Внимательно нумеруют, не пропуская страниц.
-
Делают отверстия и прошнуровывают.
-
На обороте прошитой книги отмечают число страниц и проставляют подпись руководителя организации или ИП, печать (при наличии).
В Приказе Минфина РФ № 135н не сказано, как сшить документы для налоговой и пронумеровать их, поэтому обычно ориентируются на рекомендации Росархива и ГОСТ, а именно:
-
Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76.
-
ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело».
Общие рекомендации по нумерации:
-
Типографская книга. По итогам года могут остаться пустые страницы, после прошивки нужно просто указать количество заполненных страниц.
-
Распечатанная книга, которая заполняется вручную. Страницы лучше нумеровать также вручную, в конце года. Лучше взять синюю шариковую ручку, а номера ставить в нижнем или верхнем углу, противоположном от корешка. Титульный лист — первая страница, но номер на нём можно не проставлять.
-
Книга в электронном формате. В этом случае перед печатью можно применить автонумерацию, чтобы не проставлять номера вручную.
Как правильно сшить КУДиР
Прошивка нужна, так как она позволяет исключить подделку и изъятие части страниц. Концы нитей прошивки приклеивают с помощью кусочка бумаги к странице, а подпись руководителя и печать ставят так, чтобы часть была на странице, а часть на листке, который фиксирует нити. Именно так становится понятно, что из книги не изымали страницы, и хранилась она в неизменном виде.
Что понадобится для прошивки:
-
Если книга получается относительно тонкой, можно использовать толстую иглу и крепкую нить.
-
Для больших книг лучше использовать дырокол и толстую нить, шпагат, шнур или тесьму.
-
Клей (канцелярский или ПВА) для крепления концов нитей к листу.
КУДиР нужно прошнуровать по левому краю в один или два ряда. Проколы делают, оставляя 1-2 см от краёв страницы. Концы нитей выводят на тыльную сторону книги. Длина «хвостиков» нитей — 10-12 см.
После этого останется только заверить (подписать, поставить печать) и убрать КУДиР на хранение. Книга учёта доходов и расходов — это регистр бухгалтерского учёта, который, согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ, нужно хранить не менее 5 лет.

Telegram-канал СберКорус

Сфера Документы

Сфера Торговля

Сфера Отчётность
