Войти
Блог

Как вести и прошивать книгу учёта доходов и расходов (КУДиР)

17 февраля 2023

Вести книгу учёта доходов и расходов (КУДиР) должны организации и ИП на УСН, а также ИП на ЕСХН, ОСНО и ПСН. Это важный документ налогового учёта, однако, обязанности сдавать КУДиР в налоговую нет. Но у налоговиков есть право запросить распечатанную, пронумерованную и прошитую книгу. О том, как правильно прошить КУДиР, расскажем в статье. 

Как ведут КУДиР

Книга заводится на каждый налоговый период, то есть календарный год. Раньше её надо было заверять в налоговой, а теперь этого делать не нужно. 

Сейчас редкие организации и ИП ведут КУДиР на бумаге — это пережиток прошлого. Проще и легче формировать книгу учёта доходов и расходов в электронном виде, а при необходимости распечатывать, собирать и сшивать. Вообще электронный документооборот упрощает работу с документами, позволяет экономить средства и время. Уже сейчас большинство видов отчётности сдают электронно. Например, в сервисе СФЕРА Отчётность можно отправлять электронные документы в ФНС, СФР, Росстат из любого места, где есть интернет, и не пропускать сроки.  

В конце года книгу распечатывают, если вели электронно, и прошивают. В сборку попадают даже пустые разделы книги. И даже если не было доходов и расходов, «нулевая» КУДиР распечатывается. А срок хранения составляет 5 лет. 

Как формировать КУДиР

Форма и порядок заполнения КУДиР установлены Приказом Минфина РФ № 135н от 22.10.2012. Можно купить готовую типографскую книгу, сформировать её в текстовом редакторе или в специальном сервисе. Если книгу нужно распечатывать, то:

  1. Сначала собирают все страницы. 

  2. Внимательно нумеруют, не пропуская страниц. 

  3. Делают отверстия и прошнуровывают.

  4. На обороте прошитой книги отмечают число страниц и проставляют подпись руководителя организации или ИП, печать (при наличии). 

В Приказе Минфина РФ № 135н не сказано, как сшить документы для налоговой и пронумеровать их, поэтому обычно ориентируются на рекомендации Росархива и ГОСТ, а именно: 

  • Приказ Росархива от 23.12.2009 № 76.

  • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело».

Общие рекомендации по нумерации:

  • Типографская книга. По итогам года могут остаться пустые страницы, после прошивки нужно просто указать количество заполненных страниц. 

  • Распечатанная книга, которая заполняется вручную. Страницы лучше нумеровать также вручную, в конце года. Лучше взять синюю шариковую ручку, а номера ставить в нижнем или верхнем углу, противоположном от корешка. Титульный лист — первая страница, но номер на нём можно не проставлять. 

  • Книга в электронном формате. В этом случае перед печатью можно применить автонумерацию, чтобы не проставлять номера вручную. 

Как правильно сшить КУДиР

Прошивка нужна, так как она позволяет исключить подделку и изъятие части страниц. Концы нитей прошивки приклеивают с помощью кусочка бумаги к странице, а подпись руководителя и печать ставят так, чтобы часть была на странице, а часть на листке, который фиксирует нити. Именно так становится понятно, что из книги не изымали страницы, и хранилась она в неизменном виде. 

Что понадобится для прошивки:

  • Если книга получается относительно тонкой, можно использовать толстую иглу и крепкую нить.

  • Для больших книг лучше использовать дырокол и толстую нить, шпагат, шнур или тесьму. 

  • Клей (канцелярский или ПВА) для крепления концов нитей к листу. 

КУДиР нужно прошнуровать по левому краю в один или два ряда. Проколы делают, оставляя 1-2 см от краёв страницы. Концы нитей выводят на тыльную сторону книги. Длина «хвостиков» нитей — 10-12 см. 

После этого останется только заверить (подписать, поставить печать) и убрать КУДиР на хранение. Книга учёта доходов и расходов — это регистр бухгалтерского учёта, который, согласно п. 1 ст. 29 Федерального закона № 402-ФЗ, нужно хранить не менее 5 лет. 

Подписывайтесь на наш
Telegram-канал СберКорус
Наши продукты

Сфера Документы

ЭДО с контрагентами

Сфера Торговля

Цифровизация заказов и поставок

Сфера Отчётность

Отчётность в государственные органы

Удостоверяющий центр

Электронная подпись
СберКорус Контакты:
Адрес: Б.Сампсониевский пр., 68Н Санкт-Петербург,
Телефон:8 800 100-8-812, Электронная почта: help@esphere.ru