Как хранить документы в организации?

#блог
Переходите на ЭДО
Моментально отправляйте и подписывайте юридически значимые документы с контрагентами

В каждой компании, активно ведущей хозяйственную деятельность, есть документы постоянного и временного хранения. Это могут быть договоры с контрагентами, кадровые документы, налоговая и бухгалтерская отчётность и многое другое. Всю эту информацию можно хранить или на бумаге, в специально созданных архивах, или в электронном виде. Выясним, как правильно хранить документы, и в течение какого времени должна быть обеспечена их сохранность.

Бухгалтерские и налоговые документы

Сроки текущего хранения документов в большинстве своём установлены в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Разберёмся, сколько времени должны храниться документы, имеющие отношение к бухгалтерской и налоговой отчётности.

 

Срок хранения

Виды документов

6 месяцев

Бланк строгой отчётности, кассовый чек

Внимание! Срок исчисляется с момента их получения на бумажном носителе

1 год

Месячные отчёты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности.

4 года

Книги продаж и покупок, дополнительные листы к ним.

Внимание! Срок начинает исчисляться с момента с момента последней записи в книге продаж и покупок. 

5 лет

  • Авансовые отчёты

  • Первичные учётные документы

  • Требования на перевод денежных средств, банковские извещения, табели и ордера

  • Кассовые книги и документы

  • Корешки чековых книжек

  • Банковские документы

  • Переписка, относящаяся к «первичке»

  • Учётная политика и документы, относящиеся к ней

  • Промежуточная бухгалтерская отчётность

  • Налоговые расчёты и декларации

  • Документы, подтверждающие расходы предприятия, а также те, что нужны для исчисления налогов

  • Справки о состоянии расчётов с бюджетом, об уплате страховых взносов, сборов, налогов, а также начисленных штрафах и пени

  • Документы об убытках организации (срок исчисляется после окончания года, в котором удалось полностью списать убыток)

  • Любые электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), а также сертификаты их проверки

  • Документы, в которых зафиксированы разногласия по вопросам налогообложения и уплаты страховых взносов между компанией и ФНС, СФР. К ним можно причислить жалобы, уведомления, возражения, требования, постановления и решения

  • Счета-фактуры

  • Акты приёма-передачи недвижимого имущества новому владельцу (срок исчисляется с момента выбытия актива с бухгалтерского баланса)

  • Документы о списании основных средств (как материальных, так и нематериальных)

  • Документы об амортизации и переоценке основных фондов

  • Книги учёта расходов и доходов в рамках упрощённой системы налогообложения (УСН)

  • План финансово-хозяйственной деятельности по месту утверждения

  • Квартальные и годовые отчёты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности

6 лет

  • Карточки начисленных страховых взносов и индивидуального учёта выплат

  • Документы, предусмотренные для региональных инвестиционных проектов, которые помогут получить налоговые льготы у государства

50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года)

 

Ст. 22.1 Закона об архивном деле

Квартальные и годовые расчёты по страховым взносам

Постоянно

  • Годовая бухгалтерская отчётность

  • План финансово-хозяйственной деятельности по месту разработки

 

Иногда при хранении документов в офисе или на электронных носителях организациям может понадобиться увеличить предусмотренные законом сроки обеспечения их сохранности. Например, в случае, если они участвуют как доказательства в судебном разбирательстве.

Сервис СФЕРА Отчётность обеспечивает сохранность налоговой и бухгалтерской документации в электронном виде, включая неформализованную переписку с ФНС, СФР, Росстатом. Система автоматически обновит формы документов и проверит корректность их заполнения перед отправлением в государственные ведомства. 

Зарплатные документы

Расскажем об организации хранения документов в делопроизводстве, касающихся выплаты зарплаты и премий сотрудникам.

 

Срок хранения

Виды документов

5 лет

  • Положения о премировании и оплате труда

  • Реестры сведений о доходах физических лиц

  • Исполнительные листы, поступившие работодателю

  • Документы о выдаче материальной помощи

  • Документы, регламентирующие оплату больничных сотрудникам

  • Списки работников

  • Справки, расчёты, переписка, связанные с установлением размера премий, зарплаты, иного денежного вознаграждения

  • Табели учёта рабочего времени

  • Договоры о санаторно-курортном и медицинском обслуживании сотрудников

  • Листки нетрудоспособности

  • Документы, относящиеся к выплате пособий

  • Расходные ордера на санаторно-курортные путёвки

6 лет

  • Карточки страховых взносов, индивидуального учёта вознаграждений и выплат

  • Расчётные листы по выплате материальной помощи, зарплаты, гонораров, пособий (при условии, что в организации ведутся лицевые счета работников)

  • Документы, подтверждающие расчёт и уплату страховых взносов

50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года)

 

Ст. 22.1 Закона об архивном деле

  • Лицевые счета сотрудников

  • Расчётные листы по выплате материальной помощи, зарплаты, гонораров, пособий (при условии, что лицевые счета работников в организации не ведутся)

 

Кадровые документы

Выберите документы личного хранения по сотрудникам фирмы и обеспечьте их сохранность в течение следующих сроков:

 

Срок хранения

Виды документов

1 год

  • Служебный распорядок, правила внутреннего трудового распорядка

  • Заявки о потребности в иностранцах

  • Заявления работников о выдаче документов или их копий, связанных с трудовой деятельностью

3 года

  • Согласия на обработку персональных данных (срок начинает исчисляться с момента, когда гражданин отозвал согласие или с момента истечения периода действия документа)

  • Документы о дисциплинарных взысканиях

  • Графики отпусков

  • Документы, связанные с медосмотром работников

  • Предупреждения, уведомления сотрудников

5 лет

  • Документы по охране труда (о текущем состоянии охраны труда на предприятии, принятых мерах по её улучшению, результатах сдачи экзаменов сотрудниками, журналы учёта профилактических работ)

  • Распоряжения и приказы по административно-хозяйственным вопросам

  • Приказы о предоставлении отпусков (учебных, дополнительных, ежегодных)

  • Приказы о направлении в командировку

  • Списки работников, несущих материальную ответственность в организации

  • Договоры о материальной ответственности сотрудников

45 лет

Книги учёта и журналы по вводным и на рабочем месте инструктажей по охране труда

50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года)

 

Ст. 22.1 Закона об архивном деле

  • Приказы об изменении анкетно-биографических данных работников

  • Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним

  • Личные карточки и личные дела сотрудников

  • Докладные записки

  • Приказы по личному составу (примеры — от приказов на приём на работу и на увольнение до приказов об отпусках без сохранения зарплаты, по уходу за ребёнком)

  • Гражданско-правовые договоры, акты выполненных работ / оказанных услуг в рамках заключённых сделок

  • Оригиналы свидетельств, дипломов об образовании, трудовых книжек и иных документов, которые не забрал работник при увольнении

  • Документы, относящиеся к работе в опасных и / или вредных условиях труда

Постоянно

  • Распоряжения и приказы об основной деятельности (например, о назначении ответственных лиц, о вступлении в ту или иную должность, досрочном сложении полномочий)

  • Инструкции и положения об обработке персональных данных

 

Для автоматизации работы HR-департаментов и отделов кадров, в том числе в части хранения бумаг и документов, переходите на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Он поможет не только обеспечить быстрое ознакомление с кадровыми документами и их подписание со стороны сотрудников, но и создаст безопасный электронный архив, в котором будет храниться вся юридически значимая информация по штату предприятия.

Документы с контрагентами

Необходимость архивного хранения документов компании с контрагентами (в частности, отдельных видов договоров), также прописана в законодательстве.

 

Срок хранения

Виды документов

5 лет

  • Договоры безвозмездного пользования или аренды движимого имущества

  • Договоры лизинга (срок действия исчисляется или с момента выкупа имущества, или с момента истечения срока действия документа)

  • Договоры мены движимого имущества (срок начинает исчисляться с момента исполнения обязательств или с момента истечения периода действия сделки)

10 лет

  • Договоры безвозмездного пользования или аренды недвижимого имущества

  • Документы, связанные с залогом недвижимости (срок хранения считается с момента прекращения залога)

  • Договоры поручения в отношении движимого имущества

  • Договоры займа или кредита, если в их условия входит залог имущества

15 лет

Договоры поручения по недвижимому имуществу

До ликвидации предприятия

  • Договоры пожертвования и дарения имущества

  • Договоры мены недвижимости

 

Навести порядок в архиве и сделать так, чтобы все документы, связанные с контрагентами, всегда были под рукой, можно с помощью сервиса СФЕРА Курьер. Это сервис электронного документооборота (ЭДО), который поможет бизнесу быстро создавать, подписывать и отправлять документы. При этом не важно, какой системой ЭДО пользуется контрагент — специалисты СберКорус настроят бесплатный роуминг. Сервис также работает с прослеживаемыми товарами и продукцией, подлежащей обязательной маркировке.

Способы и виды хранения документов

Мы выяснили, сколько должны храниться документы в архиве коммерческой организации или государственного учреждения. Теперь разберёмся, где можно хранить документы в бумажном и электронном виде, и что нужно учитывать для обеспечения их сохранности.

Бумажное хранение

В первую очередь, нужно привести документы в порядок, расположить их в хронологическом порядке, разделить на категории. Например, определение договоров аренды в одно место, кредитные соглашения — в другое, а бухгалтерскую отчётность — в третье. 

Главные требования:

  • обязательно нужно пронумеровать страницы, которые будут подшивать в одну папку;

  • потребуется составить опись документов, прописывая их наименования, порядковый номер, а также объём страниц;

  • также нужно оформить лист-заверитель — в нём указывается, сколько листов содержится в одном деле, а также есть ли у документов какие-то изъяны (например, нечитаемый текст, нехватка страниц, порванные экземпляры).

Документы длительного хранения, которые нужно будет передать в архив, нужно содержать в следующих условиях:

  • в закрытых стеллажах — чтобы предотвратить выцветания текста на бумаге из-за света;

  • влажность в помещении не более 50-55 %;

  • температура хранилища — 17-19 градусов Цельсия. 

Как правило, заключаются договоры на хранение документов с архивными организациями, которые и организовывают весь процесс. Они соблюдают все необходимые условия и применяют все методы для долговременного обеспечения сохранности юридически значимых сведений. Навещать архив общества с ограниченной ответственностью (ООО), акционерного общества (АО) может руководитель, главный бухгалтер и иные специально уполномоченные сотрудники.

Электронное хранение

Выбор правильного места хранения документов в электронном виде имеет такое же ключевое значение, как и для бумажных экземпляров. Сервисы ЭДО и IT-компании нередко предлагают услуги электронного архива по разным тарифам — есть, из чего выбирать. 

Если же компания решает обеспечить цифровую сохранность информации самостоятельно, ей следует учесть несколько нюансов:

  1. Нельзя хранить информацию только на одном носителе. Их должно быть как минимум два. Например, дублирование сведений на два жёстких диска. Или хранить документы на жёстком диске и на облачном сервисе. 

  2. У электронных документов должна быть возможность копирования и чтения. Для этого у предприятия должны быть соответствующие технические средства и программное обеспечение (ПО). 

  3. Доступ к электронным документам должен быть строго регламентирован. Необходимо составить список сотрудников, имеющих право работать с ними. Посторонние не должны иметь к ним доступа. Это поможет защитить персональные данные сотрудников, контрагентов, а также сохранит информацию, составляющую коммерческую тайну. 

  4. Периодически проверять, актуальны ли форматы электронных документов для чтения и копирования при установке нового ПО, открываются ли они на компьютерах и смартфонах. 

«Помимо очевидных удобств доступа к документам в онлайн-формате, мы в СберКорус делаем большой акцент на безопасность. Доступ к архиву есть только у сотрудников компании с определенной ролью. Все данные хранятся в нескольких экземплярах, поэтому архив возможно восстановить в любом случае» — рассказал руководитель проекта СберКорус «Электронный документооборот» Роман Воробьёв

К сожалению, если документы изначально были оформлены на бумаге, оцифровать их и уничтожить оригинал не получится. П. 24 приказа Минфина РФ № 62н от 16 апреля 2021 года предусматривает, что подлинники документов нужно хранить в том виде, в каком они были составлены. Однако для бизнес-партнёров ряд документов можно продублировать в электронный вид, чтобы было проще ими обмениваться, не уничтожая оригинал.

За открытие счёта для ИП и ЮЛ в Сбере
Сервис электронного документооборота за 1 ₽ на год

Наши продукты

Читать также