Как хранить документы в организации?

09 февраля 2024

11 минут

973

В каждой компании, активно ведущей хозяйственную деятельность, есть документы постоянного и временного хранения. Это могут быть договоры с контрагентами, кадровые документы, налоговая и бухгалтерская отчётность и многое другое. Всю эту информацию можно хранить или на бумаге, в специально созданных архивах, или в электронном виде. Выясним, как правильно хранить документы, и в течение какого времени должна быть обеспечена их сохранность.

Бухгалтерские и налоговые документы

Сроки текущего хранения документов в большинстве своём установлены в приказе Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года. Разберёмся, сколько времени должны храниться документы, имеющие отношение к бухгалтерской и налоговой отчётности.

Срок хранения	Виды документов
6 месяцев	Бланк строгой отчётности, кассовый чек Внимание! Срок исчисляется с момента их получения на бумажном носителе
1 год	Месячные отчёты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности.
4 года	Книги продаж и покупок, дополнительные листы к ним. Внимание! Срок начинает исчисляться с момента с момента последней записи в книге продаж и покупок.
5 лет	Авансовые отчёты Первичные учётные документы Требования на перевод денежных средств, банковские извещения, табели и ордера Кассовые книги и документы Корешки чековых книжек Банковские документы Переписка, относящаяся к «первичке» Учётная политика и документы, относящиеся к ней Промежуточная бухгалтерская отчётность Налоговые расчёты и декларации Документы, подтверждающие расходы предприятия, а также те, что нужны для исчисления налогов Справки о состоянии расчётов с бюджетом, об уплате страховых взносов, сборов, налогов, а также начисленных штрафах и пени Документы об убытках организации (срок исчисляется после окончания года, в котором удалось полностью списать убыток) Любые электронные документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), а также сертификаты их проверки Документы, в которых зафиксированы разногласия по вопросам налогообложения и уплаты страховых взносов между компанией и ФНС, СФР. К ним можно причислить жалобы, уведомления, возражения, требования, постановления и решения Счета-фактуры Акты приёма-передачи недвижимого имущества новому владельцу (срок исчисляется с момента выбытия актива с бухгалтерского баланса) Документы о списании основных средств (как материальных, так и нематериальных) Документы об амортизации и переоценке основных фондов Книги учёта расходов и доходов в рамках упрощённой системы налогообложения (УСН) План финансово-хозяйственной деятельности по месту утверждения Квартальные и годовые отчёты о выполнении планов финансово-хозяйственной деятельности
6 лет	Карточки начисленных страховых взносов и индивидуального учёта выплат Документы, предусмотренные для региональных инвестиционных проектов, которые помогут получить налоговые льготы у государства
50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года) Ст. 22.1 Закона об архивном деле	Квартальные и годовые расчёты по страховым взносам
Постоянно	Годовая бухгалтерская отчётность План финансово-хозяйственной деятельности по месту разработки

Иногда при хранении документов в офисе или на электронных носителях организациям может понадобиться увеличить предусмотренные законом сроки обеспечения их сохранности. Например, в случае, если они участвуют как доказательства в судебном разбирательстве.

Сервис СФЕРА Отчётность обеспечивает сохранность налоговой и бухгалтерской документации в электронном виде, включая неформализованную переписку с ФНС, СФР, Росстатом. Система автоматически обновит формы документов и проверит корректность их заполнения перед отправлением в государственные ведомства.

Зарплатные документы

Расскажем об организации хранения документов в делопроизводстве, касающихся выплаты зарплаты и премий сотрудникам.

Срок хранения	Виды документов
5 лет	Положения о премировании и оплате труда Реестры сведений о доходах физических лиц Исполнительные листы, поступившие работодателю Документы о выдаче материальной помощи Документы, регламентирующие оплату больничных сотрудникам Списки работников Справки, расчёты, переписка, связанные с установлением размера премий, зарплаты, иного денежного вознаграждения Табели учёта рабочего времени Договоры о санаторно-курортном и медицинском обслуживании сотрудников Листки нетрудоспособности Документы, относящиеся к выплате пособий Расходные ордера на санаторно-курортные путёвки
6 лет	Карточки страховых взносов, индивидуального учёта вознаграждений и выплат Расчётные листы по выплате материальной помощи, зарплаты, гонораров, пособий (при условии, что в организации ведутся лицевые счета работников) Документы, подтверждающие расчёт и уплату страховых взносов
50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года) Ст. 22.1 Закона об архивном деле	Лицевые счета сотрудников Расчётные листы по выплате материальной помощи, зарплаты, гонораров, пособий (при условии, что лицевые счета работников в организации не ведутся)

Кадровые документы

Выберите документы личного хранения по сотрудникам фирмы и обеспечьте их сохранность в течение следующих сроков:

Срок хранения	Виды документов
1 год	Служебный распорядок, правила внутреннего трудового распорядка Заявки о потребности в иностранцах Заявления работников о выдаче документов или их копий, связанных с трудовой деятельностью
3 года	Согласия на обработку персональных данных (срок начинает исчисляться с момента, когда гражданин отозвал согласие или с момента истечения периода действия документа) Документы о дисциплинарных взысканиях Графики отпусков Документы, связанные с медосмотром работников Предупреждения, уведомления сотрудников
5 лет	Документы по охране труда (о текущем состоянии охраны труда на предприятии, принятых мерах по её улучшению, результатах сдачи экзаменов сотрудниками, журналы учёта профилактических работ) Распоряжения и приказы по административно-хозяйственным вопросам Приказы о предоставлении отпусков (учебных, дополнительных, ежегодных) Приказы о направлении в командировку Списки работников, несущих материальную ответственность в организации Договоры о материальной ответственности сотрудников
45 лет	Книги учёта и журналы по вводным и на рабочем месте инструктажей по охране труда
50 лет (при оформлении документов после 1 января 2003 года) / 75 лет (при оформлении документов до 1 января 2003 года) Ст. 22.1 Закона об архивном деле	Приказы об изменении анкетно-биографических данных работников Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним Личные карточки и личные дела сотрудников Докладные записки Приказы по личному составу (примеры — от приказов на приём на работу и на увольнение до приказов об отпусках без сохранения зарплаты, по уходу за ребёнком) Гражданско-правовые договоры, акты выполненных работ / оказанных услуг в рамках заключённых сделок Оригиналы свидетельств, дипломов об образовании, трудовых книжек и иных документов, которые не забрал работник при увольнении Документы, относящиеся к работе в опасных и / или вредных условиях труда
Постоянно	Распоряжения и приказы об основной деятельности (например, о назначении ответственных лиц, о вступлении в ту или иную должность, досрочном сложении полномочий) Инструкции и положения об обработке персональных данных

Для автоматизации работы HR-департаментов и отделов кадров, в том числе в части хранения бумаг и документов, переходите на кадровый электронный документооборот (КЭДО). Он поможет не только обеспечить быстрое ознакомление с кадровыми документами и их подписание со стороны сотрудников, но и создаст безопасный электронный архив, в котором будет храниться вся юридически значимая информация по штату предприятия.

Документы с контрагентами

Необходимость архивного хранения документов компании с контрагентами (в частности, отдельных видов договоров), также прописана в законодательстве.

Срок хранения	Виды документов
5 лет	Договоры безвозмездного пользования или аренды движимого имущества Договоры лизинга (срок действия исчисляется или с момента выкупа имущества, или с момента истечения срока действия документа) Договоры мены движимого имущества (срок начинает исчисляться с момента исполнения обязательств или с момента истечения периода действия сделки)
10 лет	Договоры безвозмездного пользования или аренды недвижимого имущества Документы, связанные с залогом недвижимости (срок хранения считается с момента прекращения залога) Договоры поручения в отношении движимого имущества Договоры займа или кредита, если в их условия входит залог имущества
15 лет	Договоры поручения по недвижимому имуществу
До ликвидации предприятия	Договоры пожертвования и дарения имущества Договоры мены недвижимости

Навести порядок в архиве и сделать так, чтобы все документы, связанные с контрагентами, всегда были под рукой, можно с помощью сервиса СФЕРА Курьер. Это сервис электронного документооборота (ЭДО), который поможет бизнесу быстро создавать, подписывать и отправлять документы. При этом не важно, какой системой ЭДО пользуется контрагент — специалисты СберКорус настроят бесплатный роуминг. Сервис также работает с прослеживаемыми товарами и продукцией, подлежащей обязательной маркировке.

Способы и виды хранения документов

Мы выяснили, сколько должны храниться документы в архиве коммерческой организации или государственного учреждения. Теперь разберёмся, где можно хранить документы в бумажном и электронном виде, и что нужно учитывать для обеспечения их сохранности.

Бумажное хранение

В первую очередь, нужно привести документы в порядок, расположить их в хронологическом порядке, разделить на категории. Например, определение договоров аренды в одно место, кредитные соглашения — в другое, а бухгалтерскую отчётность — в третье.

Главные требования:

обязательно нужно пронумеровать страницы, которые будут подшивать в одну папку;
потребуется составить опись документов, прописывая их наименования, порядковый номер, а также объём страниц;
также нужно оформить лист-заверитель — в нём указывается, сколько листов содержится в одном деле, а также есть ли у документов какие-то изъяны (например, нечитаемый текст, нехватка страниц, порванные экземпляры).

Документы длительного хранения, которые нужно будет передать в архив, нужно содержать в следующих условиях:

в закрытых стеллажах — чтобы предотвратить выцветания текста на бумаге из-за света;
влажность в помещении не более 50-55 %;
температура хранилища — 17-19 градусов Цельсия.

Как правило, заключаются договоры на хранение документов с архивными организациями, которые и организовывают весь процесс. Они соблюдают все необходимые условия и применяют все методы для долговременного обеспечения сохранности юридически значимых сведений. Навещать архив общества с ограниченной ответственностью (ООО), акционерного общества (АО) может руководитель, главный бухгалтер и иные специально уполномоченные сотрудники.

Электронное хранение

Выбор правильного места хранения документов в электронном виде имеет такое же ключевое значение, как и для бумажных экземпляров. Сервисы ЭДО и IT-компании нередко предлагают услуги электронного архива по разным тарифам — есть, из чего выбирать.

Если же компания решает обеспечить цифровую сохранность информации самостоятельно, ей следует учесть несколько нюансов:

Нельзя хранить информацию только на одном носителе. Их должно быть как минимум два. Например, дублирование сведений на два жёстких диска. Или хранить документы на жёстком диске и на облачном сервисе.
У электронных документов должна быть возможность копирования и чтения. Для этого у предприятия должны быть соответствующие технические средства и программное обеспечение (ПО).
Доступ к электронным документам должен быть строго регламентирован. Необходимо составить список сотрудников, имеющих право работать с ними. Посторонние не должны иметь к ним доступа. Это поможет защитить персональные данные сотрудников, контрагентов, а также сохранит информацию, составляющую коммерческую тайну.
Периодически проверять, актуальны ли форматы электронных документов для чтения и копирования при установке нового ПО, открываются ли они на компьютерах и смартфонах.

«Помимо очевидных удобств доступа к документам в онлайн-формате, мы в СберКорус делаем большой акцент на безопасность. Доступ к архиву есть только у сотрудников компании с определенной ролью. Все данные хранятся в нескольких экземплярах, поэтому архив возможно восстановить в любом случае» — рассказал руководитель проекта СберКорус «Электронный документооборот» Роман Воробьёв.

К сожалению, если документы изначально были оформлены на бумаге, оцифровать их и уничтожить оригинал не получится. П. 24 приказа Минфина РФ № 62н от 16 апреля 2021 года предусматривает, что подлинники документов нужно хранить в том виде, в каком они были составлены. Однако для бизнес-партнёров ряд документов можно продублировать в электронный вид, чтобы было проще ими обмениваться, не уничтожая оригинал.