Какая электронная подпись подойдет для сотрудника

Ошибочно считать, что для работы в электронном документообороте необходима только квалифицированная электронная подпись. На самом деле, для подписания некоторых документов подойдет простая электронная подпись. Согласно трудовому кодексу, удаленные сотрудники могут подписывать приказы, инструкции и другие документы с помощью ЭП.

Какие цифровые подписи бывают и какую выбрать

Существует 3 вида: простая электронная подпись — ПЭП, усиленная неквалифицированная подпись — НЭП, усиленная квалифицированная — КЭП. 

 Каждый вид ЭП предназначен для определенных задач:

• Хотите ускорить процессы согласования отпусков и учет рабочего времени, тогда вам подойдет ПЭП.

• Собираете подписи для нормативных актов и инструкций, тогда достаточно будет НЭП.

• Планируете заключать договор с удаленными сотрудниками, тогда используйте НЭП или КЭП.

Какие подписи и для чего используются в работе

Простая электронная подпись 

Работодатель создает электронную подпись один раз во время трудоустройства сотрудника в компанию. Он заводит подпись в корпоративной программе, она представляет собой логин и пароль. Это те же самые подписи, которые люди применяют для использования интернет-банка или посещение портала государственных услуг.

Благодаря ПЭП, сотрудник может точно подтвердить составление и проставление подписи в приказах, расчетных листках, но данный вид подписи не способен уберечь содержание документа от вмешательства. Также файл с ПЭП не является юридически значимым, то есть в суде работник сможет уклониться от ответственности и сказать, что не читал данный документ.

ПЭП не пригодна для документов, которые не подлежат подписанию согласно закону. Электронная подпись пригодится для заполнения без участия кадрового сотрудника табеля учета, получения расчетного листка, определения количества дней отпуска.

Неквалифицированная электронная подпись

Руководитель создает НЭП в системе во время трудоустройства сотрудника в фирму.

Сотрудникам можно выдавать НЭП как на флешке, так и загрузить на сервер, после чего предоставить логин и пароль, чтобы заходить в личный кабинет с любого устройства. Например, такую подпись используют в банках, чтобы юрлица могли работать в клиент-банке.

Этот вид подписи подтверждает не только составление и подписание инструкций, приказов сотрудником, но и будет являться гарантией того, что документ останется неизменным. Наличие НЭП покажет, что данные в файле не были отредактированы никем, в случае если работник или работодатель обратятся в суд.

Квалифицированная электронная подпись

Только удостоверяющий центр (УЦ) может выпустить КЭП, например, СберКорус. Для создания подписи необходимо личное участие сотрудника. Данную подпись применяют для подписания УПД и счетов-фактур, для подготовки и передачи отчетов в налоговую службу.

Сотрудник лично должен поехать в УЦ, чтобы получить подпись, или может заказать доставку. Но тогда подпись начнет работать после проверки документов.

Данный вид подписи подтверждает составление, подписание и неизменность данных в файле.

Согласно 63-ФЗ, КЭП можно использовать для всех видов документов. Исключение — документы, которые составляются и подписываются только на бумаге. С помощью КЭП можно подписывать трудовые договоры, приказы о приеме на работу, заявления на увольнение из организации. Закажите подпись прямо сейчас по ссылке.