Какие документы должен предоставить работник работодателю?

      Вид документа

                                                          Описание

Паспорт или документ, удостоверяющий личность

В целях заключения трудового договора иным документом, удостоверяющим личность, могут быть:

• временный паспорт — на случай, если гражданин меняет постоянный паспорт в связи с наступлением определённого возраста (20 или 45 лет) или в случае утери прежнего документа;

• заграничный паспорт;

• удостоверение личности военнослужащего;

• разрешение на временное проживание;

• вид на жительство;

• удостоверение беженца;

• свидетельство о предоставлении временного убежища в РФ.

Именно вышеупомянутые документы носят в России универсальный характер. В то же время нужно помнить, что абз. 2 ст. 64 ТК РФ запрещает отказывать в трудоустройстве гражданам, не имеющим регистрации в России, за исключением иностранцев. В противном случае это будет расценено как установка прямых или косвенных преимуществ при устройстве на работу.

СНИЛС

Без СНИЛС работодатель не сможет определить, куда направлять страховые взносы за работника. 

Однако с 1 апреля 2019 года СНИЛС переведены в электронную форму. Потому работодателю можно предоставлять не только карточку СНИЛС, но и распечатанный или электронный документ, подтверждающий, что гражданин зарегистрирован в системе индивидуального персонифицированного учёта. Скачать эту справку можно в личном кабинете ПФР.

Трудовая книжка

В бумажном варианте трудовая книжка предоставляется только в том случае, если гражданин не перевёлся на электронный формат. Если у соискателя электронная трудовая книжка, то предъявляются сведения о трудовой деятельности. Документ можно запросить в личном кабинете ПФР.

Если же гражданин впервые устраивается на работу по ТК РФ, работодатель самостоятельно заводит ему трудовую книжку. С 2021 года для работников-новичков трудовая книжка заводится исключительно в электронном виде.

                Вид документа

                                                  Описание

Документы воинского учёта

Их предоставляют военнообязанные граждане. Также документы воинского учёта обязаны предъявить граждане, которых могут по призыву забрать на службу.

Диплом об образовании

На некоторые должности можно трудоустроиться только в случае, если человек обладает средним или высшим профессиональным образованием. Иногда необходимо среднее или высшее образование в конкретной сфере. Например, у врачей, имеющих право ставить диагнозы, обязательно должно быть медицинское образование. Запрещено быть врачом, имея на руках, допустим, диплом электрика или экономиста.

Справка о наличии/отсутствии судимости или факта уголовного преследования, либо прекращения уголовного преследования в связи с реабилитацией гражданина

Этот документ требуется работодателем при трудоустройстве:

• на государственную или муниципальную службу;

• педагогами в образовательные учреждения;

• судьями;

• сотрудниками правоохранительных органов;

• пилотами воздушных судов;

• главными бухгалтерами — если они работают в ПАО (за исключением кредитных организаций), страховых компаниях, акционерных инвестиционных фондах, НПФ и других организациях, перечисленных в ч. 4 ст. 7 Закона о бухгалтерском учёте;

• военнослужащими.

Это не полный перечень профессий, где наличие судимости или факта уголовного преследования может помешать карьере.

Справка о наличии или отсутствии административного наказания за приём психотропных веществ или наркотиков без назначения врача

Этот документ могут запросить при трудоустройстве сотрудников, которые:

• ведут любой транспорт — наземный, железнодорожный, водный, воздушный;

• занимаются частной охранной деятельностью;

• имеют статус военнослужащих;

• занимаются детективной деятельностью.

Узнать, нужно ли запрашивать справку у конкретного кандидата, можно, изучив требования действующего законодательства к профессиям.

Медицинская книжка

Медицинскую книжку запрашивают в случае, если профессия человека связана с обслуживанием населения, работой с детьми, питьевой водой или продуктами питания.

Медицинское заключение о состоянии здоровья

Обязательный медосмотр с последующим оформлением заключения от врачей нужен, если работник:

• собирается работать в районах Крайнего Севера;

• будет вести любое транспортное средство — наземное, железнодорожное, водное, воздушное;

• будет работать с вредными или опасными веществами;

• торгует продуктами питания или занимается их производством;

• трудоустраивается в детские или медицинские учреждения;

• работает с инженерными коммуникациями.

Список профессий для требования медицинского заключения также неполный. Необходимо отслеживать законодательные требования к разным должностям, и принимать новых сотрудников в соответствии с ними.

Полис ДМС

Если организация работает с иностранными гражданами или лицами без гражданства, то, согласно ст. 327.3 ТК РФ, соискатель должен предоставить полис ДМС, действующий на территории РФ.

Разрешение на работу (патент)

Документ также необходим при трудоустройстве лиц без гражданства или иностранных граждан.

            Вид документа

                                                    Описание

Справка 2-НДФЛ + информация о заработке за последние 2 года

Эти документы нужны, чтобы сотрудник, которого собираются устраивать на должность, мог получить налоговые вычеты и повышенную сумму больничных.

Справка о составе семьи

Может потребоваться в случае, если работодатель способствует получению налоговых вычетов для сотрудников. Также, например, согласно ст. 262.2 ТК РФ, работники-родители, у которых 3 или более детей, могут запрашивать отпуск в любое удобное для них время. Правда, при соблюдении 2 условий:

• детям ещё нет 18 лет;

• младшему из детей ещё нет 14 лет.

Если дети старше этого возраста, то обращаться за льготой будет поздно. 

Иные документы, подтверждающие право на получение льгот и преференций

Например, справка об инвалидности даёт право соискателю претендовать на квотные должности, наличие которых гарантируется ст. 22 Закона о соцзащите. 

Наличие учёной степени, звания или чина позволяет сотруднику рассчитывать на более высокую оплату труда.

Могут быть и иные документы. Они запрашиваются персонально перед тем, как будет заключаться трудовой контракт.