Локальные нормативные акты организации: виды, порядок принятия

#блог
Подключите сервис КЭДО
Переведите рутинные кадровые процессы в цифровую среду

Локальные нормативные акты (ЛНА) — это документы, которые регламентируют деятельность сотрудников внутри организации. Они действуют только на территории одного предприятия (включая его филиалы и представительства). Их главная цель — упорядочить работу персонала, закрепить те или иные гарантии для сотрудников, донести важную информацию до штата работников. Рассмотрим, что относится к локальным нормативным документам, какие их виды обязательно должны быть на предприятии, а какие акты можно составлять по желанию.

Признаки ЛНА

Что такое локальные нормативные акты? Их определение даётся в ст. 8 Трудового кодекса (ТК) РФ. ЛНА — это документы, содержащие нормы трудового права, которые принимают все работодатели. Исключение — если работодателем выступает физическое лицо, не имеющее статуса ИП. 

Основные признаки ЛНА:

 

Признак

Описание признака

Утверждение в особом порядке

Абз. 2-3 ст. 8 ТК РФ указывает, что коллективным соглашением или договором может быть предусмотрено утверждение новых ЛНА только по согласованию с представителем сотрудников или профсоюзом.

Подзаконность

ЛНА не могут противоречить ни нормам трудового права, ни положениям коллективных договоров. Абз. 4 ст. 8 ТК РФ предусматривает, что акты, ухудшающие положение работников, уменьшающие объём гарантий, предусмотренных трудовым законодательством и коллективными договорами, не применяются. Исключение — если подобные изменения были согласованы с представителями сотрудников или профсоюзом. Как правило, ЛНА или полностью соответствуют закону, или даже расширяют список гарантий для штата.

Многократное применение

Предположим, что в организации действует особый порядок предоставления отпусков. Например, из-за особенностей производства нельзя уходить в отпуск с августа по октябрь, поскольку в этот период на завод поступает свежее сырьё. Если кому-то из сотрудников нужно срочно выйти в отпуск в обозначенный период, ЛНА может определить порядок его согласования. Акт будет применяться для разрешения каждого отпускного вопроса от сотрудников. ЛНА не может создаваться для решения только одного индивидуального вопроса.

Субъектность и территориальность

Локальные нормативные документы имеют силу только внутри организации. Они регулируют отношения между конкретным работодателем и его персоналом.

Общность для всех

ЛНА действуют или в отношении всех работников предприятия в целом, или определённой категории работников компании.

Обязательные акты

Перечень обязательных локальных нормативных актов указан в разных статьях ТК РФ и иных федеральных законах. К ним относятся:

  1. Штатное расписание. Это учётный документ, в котором указывается общая численность работников организации, а также в каких структурах фирмы они трудятся. В штатном расписании также отображаются квалификации и должности персонала, уровень оплаты труда (оклад + надбавки). Документ заполняется по форме № Т-3, утверждённой постановлением Госкомстата РФ № 1 от 5 января 2004 года. Необходимость составлять штатное расписание закреплена в ст. 57 ТК РФ, чтобы ознакомить с ним сотрудника при заключении трудового договора. 

  2. Документы, устанавливающие порядок работы с персональными данными. П. 8 ст. 86 ТК РФ определяет, что сотрудники предприятия обязаны под роспись ознакомиться с документами, которые регламентируют правовой порядок работы с их персональными данными, а также какие обязанности и права есть у работников в сфере защиты конфиденциальной информации. 

  3. График отпусков. Необходимость его оформления предусматривает ст. 123 ТК РФ. Документ составляется по форме № Т-7, закреплённой в том же постановлении Госкомстата РФ № 1. Утвердить этот документ нужно за 2 недели до начала календарного года. Работники знакомятся с графиком отпусков под роспись. По закону подписать документ нужно как минимум за 2 недели до начала отпуска. 

  4. Документы, устанавливающие систему оплаты труда, в том числе индексацию. Обязанность их составления закреплена в ст. 135 ТК РФ

  5. Правила внутреннего распорядка. Согласно абз. 4 ст. 189 ТК РФ, правила внутреннего распорядка содержат в себе информацию о порядке приёма на работу и увольнения, мер взыскания и поощрения сотрудников, права и обязанности сторон, время отдыха и режим работы, а также иные принципиальные вопросы трудовых правоотношений. 

  6. Инструкции по охране труда, пожарной и электробезопасности. Необходимость их составления предусмотрена разделом X ТК РФ

  7. Должностные инструкции. Они являются обязательными в случае, если права и обязанности работника не перечислены детально в трудовом контракте. 

  8. Положение о коммерческой тайне. Оно составляется на базе ст. 11 закона № 98-ФЗ «О коммерческой тайне». Сотрудник обязан подписать это положение, знать, что относится к коммерческой тайне и какая ответственность его ждёт за разглашение конфиденциальной информации. 

Что будет, если работодатель откажется от разработки обязательных ЛНА?

Отсутствие локально-нормативных актов организации, которые нужно обязательно оформлять по закону, может быть квалифицировано как административное правонарушение по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Надзорные органы могут счесть это несоблюдением трудового законодательства. Санкции будут следующими:

  • штраф ответственным должностным лицам — в размере 1 000 - 5 000 руб.;

  • штраф для работодателей-ИП — в размере 1 000 - 5 000 руб.;

  • штраф для работодателей-организаций — в размере 30 000 - 50 000 руб.

Необязательные акты

Существуют и необязательные ЛНА в кадрах, которые работодатель может составлять добровольно. Примеры:

  • акты о повышении квалификации сотрудников;

  • положения о премировании, выплате материальной помощи, командировках;

  • акты о дисциплинарной ответственности работников;

  • положение о прохождении персоналом медосмотра.

Необязательные ЛНА помогут структурировать деятельность внутри компании или в штате ИП, сделать её более организованной и понятной. 

Как оформить ЛНА?

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов: 

 

Этап

Описание этапа

Утверждение специалиста для разработки ЛНА

Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.

Подготовка ЛНА

В документе указывается следующая информация:

 
  • реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование;

  • название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты;

  • дата и место оформления ЛНА;

  • номенклатурный регистрационный номер;

  • дата вступления в силу;

  • трудовые нормы, которые вводятся актом;

  • место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.

Согласование документа

Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания. 

Утверждение акта руководителем

На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа. 

Ознакомление работников

Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта. 

Передача на хранение

ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

 

Если у компании или ИП большой штат, есть удалённые сотрудники из разных городов, организация работает по стране с несколькими представительствами и филиалами, подписание локальных нормативных документов может растянуться на недели, если не месяцы. Ускорить как ознакомление сотрудников с новыми трудовыми положениями, так и сбор подписей поможет кадровый электронный документооборот (КЭДО). Его главные преимущества:

  • больше никаких бумаг — все ЛНА можно выпускать электронно, как и подписывать документы об ознакомлении с ними в «цифре»;

  • быстрый перевод сотрудников в сервис — авторизоваться в КЭДО можно через Sber ID или СНИЛС;

  • электронная подпись (ЭП) у каждого работника — она выпускается в 2 клика путём создания заявления на выпуск ЭП и подтверждение процедуры с помощью смс, которое придёт на телефонный номер сотрудника;

  • работа на любых учётныхсистемах, начиная от 1С и заканчивая SAP, Босс-Кадровик.

С помощью КЭДО можно проконтролировать, все ли сотрудники ознакомились с внутренними локальными нормативными актами организации, выставить напоминание о необходимости подписать документы. В КЭДО можно работать как с компьютеров, так и со смартфонов, что особенно удобно, если сотрудник, например, находится в командировке. 

Выводы

  1. ЛНА компании не могут противоречить коллективным договорам и действующему трудовому законодательству. При их принятии необходимо предвательное согласование с представителями сотрудников и/или профсоюзом.

  2. ЛНА бывают обязательными и необязательными. При отсутствии обязательных документов работодателей может ждать административная ответственность и штрафы.

  3. Необязательно, чтобы ЛНА разрабатывали только кадровики. Например, положения об охране труда могут разрабатывать компетентные инженеры, об оплате труда — финансовый отдел, а о работе с персональными данными — служба безопасности.

  4. Кадровый электронный документооборот сократит затраты на печать актов и ускорит ознакомление сотрудников с нововведениями. 

Подключите сервис Кадрового ЭДО и получите 3 месяца использования модуля КЭДО в привычном интерфейсе 1С бесплатно.
Модуль КЭДО для работы в 1С на 3 месяца в подарок!

Наши продукты

Читать также