Новый ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2025 года

С 18 августа 2025 года начал действовать новый ГОСТ Р 7.0.97-2025, который начал действовать вместо стандарта 2016 года. Применение национального стандарта оформления документов носит рекомендательный, а не обязательный характер. Однако использование ГОСТ поможет привести как бумажные, так и электронные документы к единому внешнему виду, упростит их обработку как внутри компании, так и вашими контрагентами.

В статье разберём, что поменял новый стандарт документов 2025 года, на какие реквизиты нужно обратить внимание.

Как использовать в документах гербы и эмблемы компании по новому ГОСТ 2025 года?

По новому стандарту 7.0.97-2025, запрещено одновременное размещение в документах разных гербов и эмблем организации. Так, нельзя:

• одновременно размещать на документе герб России и гербы регионов, муниципальных образований;

• совместно размещать любые гербы (государственный, субъекта РФ, муниципального образования) и эмблему / логотип компании.

Можно ли в одном документе размещать эмблемы и товарные знаки разных организаций?

Стандарт оформления документов 2025 года разрешает в случаях, если документ совместно создавали разные компании, одновременно использовать эмблемы, логотипы и товарные знаки каждой из них. При этом ограничений на количество персонализированных изображений нет. Скажем, если документ содержит условия многосторонней сделки (3 и более стороны), допускается размещение эмблем, товарных знаков и логотипов каждого участника.

Это же правило распространяется на наименования организаций — в документах разрешается использовать названия каждой компании-участницы оформления документа.

Что нужно указывать в справочных данных об организации по ГОСТ Р 7.0.97-2025?

Изменения коснулись указания справочных данных об организации в письмах. Так, необходимо давать следующую информацию:

• официальный сайт фирмы (при наличии);

• почтовый адрес;

• адрес электронной почты;

• номер телефона и факса (последний — при наличии).

По новому национальному стандарту не нужно дополнительно указывать адрес местонахождения организации, если он не совпадает с почтовым. В письмах достаточно обозначать только почтовый адрес.

Как правильно выбрать и написать дату составления документа?

ГОСТ Р 7.0.97-2025 ввёл несколько новых правил в отношении даты составления документа:

1. Выбор даты. Рекомендуется выбирать в качестве даты составления документа день, когда его подписал последний из участников документооборота.

2. Написание даты. В случае, если документ составлялся с 1 по 9 число месяца, то при использовании буквенно-числовых обозначений даты необходимо ставить 0 перед числом месяца. Например, 07.09.2025 или 07 сентября 2025 года. Ранее такого требования в стандарте 2016 года не было.

Гриф утверждения и согласования документа по новому ГОСТ 2025 года

Изменения в оформлении документов в 2025 году коснулись и грифа утверждения и согласования документов. По новому правилу, структура грифа должна состоять из следующих элементов:

• слова «утверждено» / «согласовано» или любых его склонений («утверждена», «утверждены» / «согласована», «согласованы» и т.д.);

• наименования распорядительного документа (в творительном падеже) / должности лица, согласовавшего документ;

• номера и даты распорядительного документа / дата согласования.

Гриф согласования проставляется следующим образом:

• если документ согласовывала сторонняя компания, то он указывается на уровне грифа утверждения на титульной или первой странице;

• если документ согласовывали члены внутренней структуры организации, то гриф проставляется на последнем листе в левой части документа после завершения текста;

• если документ согласовывало несколько компаний, то грифы согласования нужно размещать на одном уровне;

• если есть гриф утверждения, а согласующих сторон больше двух, грифы согласования нужно располагать друг под другом.

Обязательно ли заполнять реквизит 17 «Заголовок к тексту» в документах?

Оформлять заголовки к тексту документа по ГОСТ Р 7.0.97-2025 нужно обязательно. Заголовок должен отражать краткое содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Примеры:

• «О предоставлении информации…»;

• «Об утверждении штатного расписания».

Заголовок размещается слева под реквизитами бланка. Исключение — издание приказов, постановлений, решений, указов органами власти. В этом случае заголовки можно оформлять по центру, ориентируясь на самую длинную строку в них.

Ранее заголовки можно было не оформлять, если текст, к которому они относились, не превышал 4-5 строк.

Нововведения в оформлении текста документов с 2025 года

Что изменилось в национальном стандарте в части оформления текста документов?

1. Написание вступления и заключения. Вступительное обращение и заключительную этикетную фразу необходимо писать слева документа. Их нужно отделять межстрочным интервалом от другого текста, а также от отметок о приложениях к документу. Заключительную фразу нужно начинать с прописной буквы и заканчивать запятой.

2. Оформление обращений. В случае, если вы обращаетесь к собеседнику по фамилии, то указывать сокращённые инициалы имени и отчества не нужно. Например: «Уважаемый господин Иванов!», а не «Уважаемый господин Иванов И.И.!».

3. Оформление локальных нормативных актов (ЛНА). Обязательно нужно указывать нормативно-правовые акты (НПА), на основании которых были оформлены ЛНА. Например, если оформляется ЛНА «Положение о персональных данных», то необходимо сослаться на законы № 152-ФЗ «О персональных данных» и № 149-ФЗ «Об информации <…>», а также на постановления Правительства РФ, приказы ФСТЭК, Роскомнадзора и иных ведомств, если они использовались при составлении документа. В случае, если новый ЛНА заменяет прежний документ, необходимо указать реквизиты старого ЛНА. Так всем сотрудникам будет понятно, какой документ утрачивает силу.

Нужно ли как-то помечать носитель, куда записаны приложения к документу?

Да, ГОСТ Р 7.0.97-2025 обязывает в случае, если приложения к документу созданы в цифровом виде и записаны на некий носитель (диск, флеш-карта и прочие), прописывать, что в нём содержится, в следующем виде:

• наименования документов, записанных на носитель;

• имена файлов;

• количество листов документа;

• объём занимаемой памяти в килобайтах или мегабайтах.

Пример:

Шаблон «Спецификация к договору поставки» на 1 л., 10 Кб

Особенности собственноручных и электронных подписей по новому ГОСТ Р 7.0.97-2025

В случае, если на документе ставится собственноручная подпись, то в её расшифровке между фамилией и инициалами обязательно нужно ставить пробел. При этом между самими инициалами пробел ставить не требуется.

Как нужно писать расшифровку:

Прохоров В.А.

Как НЕ нужно писать расшифровку:

ПрохоровВ.А. или Прохоров В. А.

Если же документ подписывается электронной подписью (ЭП), то:

• она не должна перекрывать текст или другие реквизиты документа;

• в метке доверенного времени должна быть информация о дате и времени подписания документа ЭП;

• внешний вид метки доверенного времени может быть закреплён в ЛНА;

• если документ подписывается простой ЭП, то в соглашении сторон или в ЛНА необходимо прописать особенности её внешнего вида.

В Телеграм-канале СберКорус рассказали, чем отличаются друг от друга разные виды ЭП.

Как ставить печать на документах в 2025 году?

В целом ГОСТ Р 7.0.97-2025 закрепил особенности проставления печати на документах, которые уже давно применяются на практике:

• печать нужно ставить на свободном от текста и реквизитов месте документа, чтобы стороны могли видеть изображение и надписи, которые не пересекаются с другой информацией;

• рекомендуется предусматривать в документе отдельное поле с местом для печати (М.П.).

Как ставить отметку об исполнителе в документе?

Национальный стандарт по оформлению документов рекомендует ставить отметку об исполнителе в нижнем колонтитуле. При выборе шрифта нужно ориентироваться на следующее правило: шрифт отметки должен быть на 2 кегля (размера, пункта) меньше, чем основной текст.

Новые реквизиты в документах с 2025 года

ГОСТ Р 7.0.97-2025 ввёл новый реквизит документа — QR-код и / или штрих-код. Его нужно размещать на первой странице документа в правом нижнем углу. В случае, если снизу нет места, допускается размещение в правом верхнем углу или в другом свободном от текста участке.

Обменивайтесь более 260 видами документов с контрагентами в сервисе Сфера Документы от СберКорус. Скорость отправки одного электронного документа составляет всего 5 секунд.