Обязательный ЭДО в грузоперевозках с 1 сентября 2026 года

7 июня 2025 года был принят закон № 140-ФЗ, вносящий поправки в закон № 87-ФЗ «О транспортно-экспедиционной деятельности». Среди главных нововведений: обязательный электронный документооборот в грузоперевозках с 1 сентября 2026 года, а также обязательность регистрации в государственном реестре для экспедиторов. В статье разберём, что поменяется для участников транспортно-экспедиционной деятельности в 2025-2026 гг., и как нужно подготовиться к изменениям.

5 главных изменений в законодательстве о грузоперевозках

Разберём подробно, что изменится для участников грузоперевозок.

Обязательный транспортный ЭДО с 1 сентября 2026 года

Цифровизация распространится на следующие типы документов:

1. Экспедиторские документы. Среди них складская расписка, поручение экспедитору, экспедиторская расписка и ряд других.

2. Транспортная накладная. Электронная форма документа станет обязательной для всех участников автомобильных грузоперевозок (перевозчик, отправитель, получатель, экспедитор).

3. Иные документы для автомобильного наземного транспорта. Среди них электронные заказ-наряды, заявки, сопроводительные ведомости, путевые листы, договоры фрахтования.

4. Грузовая накладная. Цифровизация коснётся в том числе авиаперевозчиков. Электронная грузовая накладная станет обязательной. Также в электронную форму допускается (но не обязательно) перевести почтовые накладные, багажные квитанции, билеты.

5. Транспортная железнодорожная накладная. Соответственно, нововведение распространяется на всех участников ж/д-перевозок.

Чтобы обмениваться электронными документами, потребуются усиленные квалифицированные (УКЭП) или неквалифицированные электронные подписи (УНЭП). Если титулы в документах подписывает сотрудник, ему также потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД), чтобы подтвердить его полномочия. Подписанные электронные документы будут автоматически попадать в ГИС ЭПД.

Перевести транспортные документы в электронный вид можно уже сейчас, не дожидаясь вступления в силу положений закона. В сервисе Сфера Перевозки от СберКорус пользователи оформляют электронные путевые листы, транспортные накладные, заказы-заявки, УПД на транспортные услуги, реестры рейсов.

Новые форматы электронных документов утвердит ФНС при согласовании с Минтрансом РФ. Последний также предусмотрит перечень исключений, когда транспортные документы можно будет продолжать оформлять на бумаге.

Обязательная регистрация экспедиторов в государственном реестре

Участники транспортно-экспедиционной деятельности должны в обязательном порядке зарегистрироваться в государственном реестре. Если не соблюсти эту процедуру, то ИП и юридическим лицам заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью будет запрещено. Регистрация в реестре бесплатная.

Электронный реестр будет вестись на транспортно-логистической платформе «ГосЛог», о которой подробнее расскажем ниже. Он будет содержать следующую информацию об экспедиторах:

• дата и номер записи в реестре — только с этого момента бизнес сможет легально заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью;

• полное и сокращённое наименование компании, ИНН, ОГРН, адрес электронной почты и контактный телефон, место нахождения и адрес регистрации, а для ИП — всё то же самое, только вместо наименования — Ф.И.О., место нахождения заменяется адресом регистрации по месту жительства, а вместо ОГРН — ОГРНИП;

• виды оказываемых услуг.

Дополнительно в уведомлении можно указать:

• на какой территории оказываются услуги;

• адрес сайта;

• максимальную страховую сумму в рамках ответственности экспедитора.

Для регистрации в реестре новым экспедиторам нужно направить уведомление о транспортно-экспедиционной деятельности через личный кабинет Госуслуг. Если с документами всё в порядке, то экспедитора внесут в реестр на следующий рабочий день после подачи уведомления. Если потребуется скорректировать или представить дополнительную информацию, то срок регистрации продлевается до 7 рабочих дней.

Действующим экспедиторам нужно зарегистрироваться в реестре в течение 60 дней, начиная с 1 марта 2026 года.

Новые требования к экспедиторам

Новый закон ужесточает требования к бизнесу, занимающемуся транспортно-экспедиционной деятельностью. В частности:

• у ИП или руководителя юридического лица не должно быть неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономической деятельности;

• отсутствие 2 и более административных правонарушений, связанных с нарушением ст. 2.1, 2.2 и 4 закона № 87-ФЗ (в частности, оказание экспедиторских услуг без регистрации в реестре).

Внедрение платформы «ГосЛог»

Платформа «ГосЛог», контроль над которой возложен на Минтранс РФ, фактически станет хранилищем открытых данных об участниках грузоперевозок на всех видах транспорта. Её главные задачи:

• реализация принципа «одного окна» для всех услуг;

• автоматизация работы с информацией о транспортной системе РФ (от её сбора до хранения и использования).

Усиление контроля над грузоперевозками

По новым правилам экспедиторы:

• обязаны соблюдать условия, предусмотренные законодательством РФ, для перевозки грузов, ограниченных в обороте или изъятых из оборота — в противном случае оказание услуг запрещено;

• не вправе начинать исполнение договора, пока клиент не предоставит полную информацию о свойствах груза и условиях его перевозки;

• должны проверять грузы на наличие или отсутствие запрещённых законом веществ и предметов;

• обязаны сообщать в правоохранительные органы в случае, если у клиента нет государственного разрешения на грузы, ограниченные в обороте или изъятые из оборота;

• должны хранить всю информацию о заключённых договорах, сторонах сделок, маршрутах следования, видах транспорта в течение 3 лет после исполнения обязательств;

• не вправе передавать персональные данные клиентов за пределы РФ (исключение — если это допускается международными договорами РФ).

Кого затронут нововведения, и как к ним подготовиться?

Нововведения распространяются на участников правоотношений в сфере грузоперевозок на всех видах транспорта (автомобили, ж/д, авиа). Соблюдать положения закона потребуется отправителям и получателям, экспедиторам и перевозчикам.

Рекомендуется начать техническую подготовку к обязательному транспортному ЭДО с 1 сентября 2026 года уже сейчас. Информационные системы, которые пользуются участники грузоперевозок, должны соответствовать законодательным требованиям хранения данных на территории РФ.

Решение для участников автомобильных грузоперевозок — сервис Сфера Перевозки от СберКорус:

1. СберКорус — первый оператор ЭДО, аккредитованный Минтрансом РФ оператор ГИС ЭПД, который начал внедрять электронные перевозочные документы (ЭПД). В настоящий момент СберКорус занял 57 % рынка ЭПД. С нами уже работают Мосгортранс, крупные ретейлеры и перевозчики.

2. Сервис Сфера Перевозки регулярно обновляется в соответствии с новыми требованиями законодательства. Наши эксперты входят в рабочие группы по применению ЭПД.

3. Уже сейчас пользователи могут оформлять через сервис электронные транспортные накладные (ЭТрН), путевые листы (ЭПЛ), УПД на транспортные услуги, реестры рейсов, заказы-заявки.

4. Доступ к путевым листам и транспортным накладным можно получить и через мобильное приложение по QR-коду. Решение доступно для устройств на Android и IOS.

5. Использование транспортного ЭДО позволяет сократить до нуля ошибки в заполнении документов, на 30 % сэкономить время сотрудников, занимающихся их оформлением, и на 30 % снизить риски штрафов и претензионной работы.

Работать в сервисе Сфера Перевозки можно любым удобным для вас способом: через веб-версию или модуль 1С. При необходимости сервис можно кастомизировать под себя.

Также следует начать подготовку к регистрации в реестре экспедиторов: проверить ИП или руководителя организации на отсутствие судимости, изучить инструкции и перечень необходимых документов для подачи уведомления.

Экспедиторам также рекомендуется разработать внутренние документы, регламентирующие порядок проверки грузов клиентов на наличие или отсутствие запрещённых веществ и предметов, а также порядок взаимодействия с правоохранительными органами.

Ключевые даты

Поправки к закону № 87-ФЗ будут вступать в силу поэтапно.

Отдельно стоит упомянуть новые виды административной ответственности, дата введения которых в настоящий момент неизвестна. Речь идёт о поправках к ст. 11.14.3 КоАП РФ. На 17 июня 2025 года законопроект принят в I чтении.

Если поправки к ст. 11.14.3 КоАП примут, то участников транспортно-экспедиционной деятельности ждут следующие штрафы:

1. Деятельность без регистрации в реестре экспедиторов. Граждан оштрафуют в пределах 3-5 тыс. руб., юридических лиц — от 100 до 300 тыс. руб. Если правонарушение будет совершено повторно, граждан будет ждать штраф в размере 5-10 тыс. руб., а юридических лиц — 500 тыс. – 1 млн руб.

2. Несоблюдение обязанности хранить информацию о договорах и сопроводительных документах. Сюда же входит непредставление этой информации по запросу уполномоченных государственных органов. В этом случае штрафы ИП и компаниям составят не менее 500 тыс. руб. При повторном правонарушении — не менее 1 млн руб.

3. Препятствия к деятельности правоохранительных органов (например, экспедитор не предоставляет доступ к сомнительным грузам или базам данных). В этом случае штрафы ИП и компаниям составят не менее 500 тыс. руб. При повторном правонарушении — не менее 1 млн руб.

Частые вопросы

Существуют ли особые правила для перевозчиков алкоголя и зерна в связи с новым законом?

В отношении перевозок алкогольной продукции (в том числе пива и иного слабого алкоголя) между ведомствами ведутся дискуссии. Закон № 102-ФЗ от 29 мая 2024 года предусматривает, что товарно-транспортные накладные можно использовать на бумаге до 1 марта 2027 года. Минтранс РФ должен в ближайшем будущем определить перечень исключений, когда транспортные документы можно будет продолжить оформлять на бумаге. Потому в этой ситуации остаётся ждать дальнейших разъяснений.

В то же время Минфин РФ подчеркнул, что документ, подтверждающий легальность перевозок алкогольной продукции — это электронная заявка о фиксации. Однако, если речь идёт о слабоалкогольных напитках, включая пиво, их транспортировка уже фиксируется в системе маркировки Честный знак, и информация из УПД поступает в Росалкогольтабакконтроль. Необходимость дублирования заявки о фиксации при наличии информации из Честного знака также ещё уточняется ответственными государственными органами.

В отношении перевозчиков зерна и продуктов его переработки специальных указаний нет. Однако они могут поучаствовать в правительственном эксперименте по оформлению электронных транспортных документов с 1 мая по 31 октября 2025 года, в том числе подключив сервис Сфера Перевозки от СберКорус.

Можно ли будет не регистрироваться в реестре экспедиторов?

Нет, чтобы продолжить заниматься транспортно-экспедиционной деятельностью, наличие записи в реестре обязательно.

В противном случае их могут оштрафовать за ведение деятельности без регистрации в реестре (см. раздел статьи «Ключевые даты», где описываются возможные новые штрафы по ст. 11.14.3 КоАП РФ).

В какие сроки нужно подать документы о регистрации в реестре действующим экспедиторам?

Требование о регистрации в реестре экспедиторов станет обязательным с 1 марта 2026 года. Подать уведомление для регистрации нужно через личный кабинет Госуслуг. Срок регистрации составляет 1-7 рабочих дней (в зависимости от того, корректно ли представлена информация заявителем).

Для действующих экспедиторов будет организован переходный период. Подать уведомления в реестр они должны в промежуток с 1 марта по 30 апреля 2026 года.