Официальные форматы электронных документов в 2023 году

Электронный документооборот в России продолжает развиваться. Аналитики СберКорус выяснили, что в первом полугодии 2022 года пользователи ЭДО обменялись 33 млн документов, а в аналогичный период 2023 года — уже 42 млн документов. При этом увеличение количества электронных документов не связано с увеличением числа клиентов. Государство внедряет новые обязательные форматы, а потому многие компании выстраивают бизнес-процессы преимущественно через сервисы ЭДО, а не на бумаге. 

Расскажем, какие электронные документы в виде XML-файлов уже утверждены властями как обязательные и необязательные форматы. 

Универсальные документы

Налоговая служба разработала обязательные электронные форматы для универсальных передаточных (УПД) и универсальных корректировочных документов (УКД), а также счетов-фактур. Они закреплены в приказе ФНС № ММВ-7-15/820@ от 19 декабря 2018 года. 

Необязательные форматы

Электронные форматы документов были разработаны также для:

• товарной накладной ТОРГ-12 — актуальная версия закреплена в том же приказе ФНС № ММВ-7-15/820@ от 19 декабря 2018 года, а также в приказе № ММВ-7-10/551@ от 30 ноября 2015 года;

• акта об оказании услуг / передачи результатов работ — ознакомиться с ним можно в приказе ФНС № ММВ-7-10/552@ от 30 ноября 2015 года.

Узнайте, какие форматы XML для ЭДО появились в 2023 году, и какие появятся в будущем, в отдельной статье. 

Можно ли обмениваться документами, у которых нет официального формата?

Основные форматы документов, разработанные государственными органами, тем не менее, не охватывают весь спектр документооборота в организациях. И потому у многих возникает вопрос — а есть ли смысл переходить на ЭДО, если большая часть документов не доступна в официальных XML-файлах.

На самом деле сервисы ЭДО позволяют обмениваться и неформализованными электронными документами. Они могут быть в виде файлов с расширением JPG, PNG, PDF, DOC, DOCX и другими. Главное, подписать их усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Тогда документы будут обладать юридической силой.

Сервис СФЕРА Курьер от СберКорус поддерживает обмен свыше 260 типами документов. Отправить договор, счёт, акт выполненных работ или иную юридически значимую информацию контрагенту можно всего за 5 секунд. Подключиться к электронному документообороту можно при любых объёмах исходящих отправлений (входящие полностью бесплатны).