Основные вопросы об электронной транспортной накладной (ЭТрН): что это, кому нужна и какие даёт выгоды

Важным этапом развития ЭДО в России стало утверждение возможности оформления транспортной накладной в электронном виде. Благодаря этому был сделан большой шаг в автоматизации процесса оформления грузоперевозок, поэтому транспортные компании такое нововведение, безусловно, поддержали. В статье расскажем, что такое электронная транспортная накладная (ЭТрН) и какие выгоды приносит её внедрение. 

Как развивался перевод транспортной накладной в электронный формат

С февраля по октябрь 2020 года Минтранс России проводил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной, и он был признан успешным. В результате с 1 января 2021 года вступило в силу Постановление Правительства РФ № 2200 от 21.12.2020, утверждающее возможность оформлять в электронном виде не только транспортную накладную, но и другие перевозочные документы. Соответствующие изменения были внесены и в Устав автомобильного транспорта Федеральным законом № 336-ФЗ от 02.07.2021. 

В январе 2022 года ФНС России утвердила стандартизированную форму электронной транспортной накладной (ЭТрН) Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. 

С 1 марта по 1 сентября установили переходный период: за это время участники грузоперевозок могли тестировать возможности электронного документооборота, оформляя ЭТрН в удобном для себя формате. А с 1 сентября 2022 года вступает в силу Постановление Правительства РФ № 931 от 21.05.2022, регламентирующее правила обмена ЭТрН и другими перевозочными документами. С этой даты ЭТрН можно оформлять только в стандартизированной форме, утверждённой ФНС. 

Когда и для чего нужна транспортная накладная?

Прежде чем говорить об ЭТрН, рассмотрим, зачем в принципе нужна транспортная накладная в вопросах и ответах:

Транспортная накладная (ТН или ТрН) — что это за документ? Обязателен он или нет?

Транспортная накладная является обязательным документом в перевозках, в которых участвуют грузоотправитель, перевозчик, грузополучатель. Если из этой цепочки исключается перевозчик, и отправитель груза осуществляет доставку своими силами, то ТН можно не оформлять. 

Кто подписывает транспортную накладную?

Все участники грузоперевозки — грузоотправитель, транспортная компания (перевозчик), водитель, осуществляющий перевозку, грузополучатель. 

Кто оформляет транспортную накладную при доставке перевозчиком и когда?

Грузоотправитель оформляет ТН и передаёт её вместе с грузом водителю. Без ТН грузополучатель не может принять груз. 

Является ли транспортная накладная первичным бухгалтерским документом?

Да, этот документ является первичным документом, подтверждающим заключение договора на перевозку и расходы на логистические услуги. 

ТН и ТТН — одно и то же?

Нет, это разные документы. В отличии от ТН, в ТТН есть раздел, описывающий передаваемые ТМЦ. Но, фактически, сейчас это и не требуется. ТТН отменили в 2013 году. Единственное исключение — этот документ по-прежнему нужен для оформления и сопровождения грузоперевозки этилового спирта и спиртосодержащей продукции. Причём даже если перевозка такого груза осуществляется между подразделениями одной компании, ТТН необходима. Если же для перевозки алкоголя используется автомобильный транспорт, то оформляют ещё и ТН. Это именно тот единственный случай, когда на вопрос, нужна ли ТТН при перевозке, следует ответить утвердительно. Во всех остальных случаях сейчас оформляют ТН.

Что такое ЭТрН?

Это цифровая транспортная накладная, подписанная электронной подписью (ЭП). Она является полноценным аналогом бумажного документа, может быть использована для подтверждения заключения договора на перевозку и расходов на услуги перевозчиков. 

ЭТрН создаёт отправитель груза в информационной системе и заверяет квалифицированной электронной подписью (КЭП). Документ содержит 4 основных титула:

1. Сведения об участниках перевозки, условиях договора, водителе, грузе, сопроводительных документах.

2. Сведения о приёме груза перевозчиком.

3. Сведения о приёме груза грузополучателем.

4. Сведения о сдаче груза перевозчиком грузополучателю. 

При изменении условий перевозки (адрес доставки, водитель, транспортное средство, стоимость или другое) оформляются дополнительные титулы. 

Как происходит обмен ЭТрН?

Всё достаточно просто:

1. Грузоотправитель создаёт электронную транспортную накладную в своей учётной системе. В транспортной накладной он подписывается КЭП и передаёт её в систему ЭДО. Данные документа становятся доступными транспортной компании, водителю, а также грузополучателю. 

2. Водитель принимает груз и подтверждает приёмку, подписывая документ. Подпись водителя в транспортной накладной может быть простой (ПЭП). 

3. Грузополучатель принимает груз, подтверждает приёмку, подписывая документ КЭП. 

4. Водитель подтверждает отгрузку, снова подписывая документ ПЭП.

5. Транспортная компания завершает оформление, подписывая документ КЭП.

Итог: у всех участников грузоперевозки имеется ЭТрН со всеми необходимыми подписями. 

В этой цепочке может появиться экспедитор, если компания заключает ещё и договор на экспедиторские услуги, и иные участники перевозки. Всё зависит от сценария в каждом конкретном случае. 

Когда в силу вступит Постановление Правительства РФ № 931 (с 1 сентября), неотъемлемым участником в обмене ЭТрН станет ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов. Посредством направления ЭТрН в эту систему доступ к данным транспортной накладной будет предоставляться ФНС России, МВД России, Минтрансу, Ространснадзору и Минцифры. 

Будет ли обязательным переход на ЭТрН?

Пока точной информации нет, но судя по тому, как обновляется нормативно-правовая база, обязательный переход не за горами. Однако раньше 2023 года обязанность работать только с электронными перевозочными документами точно не введут. 

Кому выгодно перейти на ЭТрН и почему?

К обмену ЭТрН уже сейчас подключаются логистические, транспортные и экспедиторские компании разного масштаба. Даже для небольших компаний внедрение ЭДО в бизнес-процессы становится очень выгодным. 

Например, внедрение ЭТрН даёт такие выгоды: 

• Отказ от бумаги. Одна транспортная накладная может включать от нескольких единиц до нескольких десятков листов, а распечатать её нужно как минимум в трёх экземплярах. Несложно представить, сколько сэкономит компания, оформляя ЭТрН, которые не нужно дублировать на бумаге. 

• На 70 % сокращается время на обработку документов. Все участники грузоперевозки могут вести онлайн-контроль изменения статуса документа. 

• ЭТрН увеличивает скорость подписания документов и получения оплаты до 90 %. 

• До 1 % сокращаются ошибки ручного ввода данных и человеческого фактора в обработке документов.

• На 100 % снижается риск утери или порчи документов. 

• Отпадает необходимость организовывать физический склад для хранения перевозочных документов — они хранятся в электронном архиве. И получить доступ к нужному документу можно в любое время и из любой точки мира. 

Как перейти на ЭТрН?

Для этого нужно:

• Позаботиться о наличии электронных подписей у участников грузоперевозки. Юридические лица и ИП (грузоотправитель, транспортная компания, экспедиторская компания, грузополучатель) подписывают перевозочные документы только КЭП. Если подписание возлагается на ответственных сотрудников, то необходимо оформить КЭП на их имя от лица организации. Водитель и экспедитор могут подписывать электронные перевозочные документы, используя ПЭП (формируется прямо в системе ЭДО).  

• Подключиться к сервису ЭДО, который позволяет обмениваться ЭТрН. Реестр таких операторов формирует Минтранс. СберКорус входит в их число. 

• Заключить соглашения об обмене электронными документами между всеми участниками грузоперевозки. 

• Обеспечить необходимой техникой для работы с сервисом ЭДО водителей (смартфон или планшет), работников склада (планшет или компьютер с доступом в систему ЭДО). 

Получается, подключиться к ЭТрН не так и сложно, но это существенно изменит процесс обработки документов для грузоперевозок. Компания почти сразу начнёт ощущать выгоды от перехода на электронные накладные. Сейчас самое время внедрять ЭТрН и привыкать к новым процессам, чтобы быть ко всему готовыми, когда электронные транспортные накладные станут обязательными. 

Больше о преимуществах подключения к обмену электронными транспортными накладными — здесь.