Отчёт о персонале, переведенном на удаленку

Московских работодателей вновь обязали каждую неделю сдавать отчеты о переводе своих сотрудников на удаленку. В статье разберемся кто именно должен отчитываться, какой порядок составления и сдачи отчета.

По распоряжению столичного мэра москвичам вернули антиковидные меры, которые действовали в октябре прошлого года. Всем компаниям (юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям), работающим на территории Москвы, с 25 октября 2021 года поручено перевести на удаленную работу не меньше 30% работников в штате и оформленных по договорам, а также всех работников в возрасте 60+ и хроников.

Кто освобожден от необходимости отчитываться?

Отчитываться должны все организации и обо всех своих работниках. Хотя не обошлось и без некоторых исключений, на которых требования московских властей о ковидной отчетности не распространяются:

• сотрудники, пребывание которых на рабочем месте в офисе критически важно и необходимо для работы компании;

• вакцинированные граждане, а также те, кто перенес коронавирусную инфекцию (в случае, если с даты их выздоровления прошло не более полугода);

• компании, работа которых не может быть ограничена в соответствии с указом Президента Российской Федерации;

Ваши 60+ работники и хроники в случае, если не будут способны выполнять работу в дистанционном режиме, имеют право оформить листки нетрудоспособности. 

Как сдавать отчет?

Для сдачи отчета был создан единый канал на сайте Мэра Москвы (mos.ru). Информацию необходимо передавать только через верифицированные учетные записи юрлица или индивидуального предпринимателя. 

Для передачи сведений потребуется действующий сертификат электронной подписи. Но есть исключение для индивидуальных предпринимателей, у которых он отсутствует - им разрешено сдать отчет без использования подписи, для этого потребуется связать учетную запись на портале mos.ru с учетной записью индивидуального предпринимателя на портале Госуслуги.

Работодателям необходимо скачать и заполнить специальную форму*. В отчете указывается наименование, ИНН, юридический адрес и другие данные об организации, а по части сотрудников, которые работают дистанционно, сообщают номера телефонов и, при наличии, информацию о социальных и транспортных картах / госномере личного автотранспорта.

*Скачать шаблон формы отчета узнать подробности о порядке предоставления сведений можно в специальном разделе сайта Мэра Москвы.

Как часто нужно сдавать отчет?

В период с 25 октября по 25 февраля 2022 года нужно каждый понедельник отчитываться о процессе перевода сотрудников на удаленный режим работы.

Если вы уже сдали отчет и в представленных сведениях о персонале не планируется изменений - повторная сдача отчета не требуется. А вот в случае, если сведения о работниках изменились - потребуется актуализировать отчет и в тот же день сдать по той же схеме на портале mos.ru.

Что будет, если компания не предоставит отчёт?

Если вы не переведете 30% своего персонала на дистанционную работу, не передадите сведения о них в установленном порядке или если предоставите недостоверные сведения - привлекут к ответственности по статье 20.6.1 КоАП. В соответствии с ней для организаций предусмотрен штраф от 100 до 300 тысяч рублей. В случае повторного нарушения или если за нарушением последует факт причинения вреда здоровью человека или имуществу, то штраф возрастет вплоть до 1 млн рублей, а также есть риск административного приостановления деятельности на срок до 90 дней.

Как собрать с сотрудников сведения для отчета и что делать в случае отказа их предоставлять?

Для сбора информации в официальном, как говорится, порядке - сделайте письменные персональные запросы в адрес своих работников со ссылками на указ Мэра Москвы и с перечнем запрашиваемых данных. Форма может быть произвольной. Если сотрудник не прочь предоставить данные, то он добавляет их в запрос и ставит свою подпись. Отсутствующим на работе и удаленщикам можно отправить запрос и получить ответ по электронной почте.

В случае, если ваш работник не желает и отказывается предоставить о себе информацию - возьмите с него письменный отказ. Этот документ подтвердит, при необходимости, что компания приняла меры с целью исполнить требования московских властей. Дело в том, что эти требования распространяются лишь на работодателей, а вот сотрудники не обязаны докладывать о своем транспорте и соцкартах ни компании, ни мэрии. Отчет в такой ситуации позволительно сдать без этих данных.

Важно отметить, что брать у работника отдельное согласие на обработку и передачу персональных данных не требуется, так как обязанность работодателей о передаче в мэрию таких сведений установлена федеральным законом (ст. 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ), в рамках которого изданы и действуют вышеупомянутые указы Мэра.