3 весомые причины, почему нужно переходить на электронные транспортные накладные уже сегодня

Компании все чаще отказываются от бумажных документов в пользу электронных. Одним из последних новшеств стали электронные транспортные накладные (ЭТрН). Интерес организаций комплексный: снижаются риски потерять и испортить документы, сокращаются затраты на обработку документов, ускоряется оплата товаров и услуг, составление отчетов занимает считанные минуты. Но многие компании все еще работают с бумажными документами, считая, что электронные накладные не имеют юридической силы и их нельзя предоставить в ФНС. Это убеждение — миф, мешающий оптимизировать процессы в компании. В этой статье мы разберем 3 причины, по которым стоит полностью отказаться от бумажных транспортных накладных.

1. Задержки в оплате

Путь бумажных товарных накладных довольно долгий: документ создается в логистической системе, подписывается сторонами, потом бумажный экземпляр проезжает длинную дорогу в грузовике с водителем до грузополучателя. После чего водитель либо отправляет эту бумажку по почте в свою транспортную компанию, либо вместе с ней возвращается обратно. Часто бумаги теряются или портятся в пути, вследствие чего тормозится процесс оформления документов, формирование счетов и оплата заказов.

Что изменится с переводом документов в электронный вид?

ЭТрН находится в системе, доступ к которой имеют все стороны процесса — водитель, транспортная компания, заказчики. Каждый участник может подписать документ удаленно с помощью электронной подписи. Как только товар доставлен, можно сразу подписать ЭТрН и оформлять счет на оплату. Все накладные находятся в едином электронном пространстве, процесс становится прозрачным и безопасным.

2. Потеря и порча

Если товар необходимо доставить в дальнюю точку, то с большой вероятностью водитель будет заезжать по дороге в другие города для выгрузки или погрузки новых заказов. В результате частое использование документов так или иначе ведет к их повреждению, утере или к путанице.

Как помогает решить эту проблему ЭТрН?

Транспортная накладная будет находиться в телефоне водителя, никаких бумажных версий с собой возить не придется. Экспедитор в любой момент может открыть накладную, добавить комментарии во время разгрузки или погрузки (при необходимости) и подписать ее в один клик.

3. Отсутствие данных о принятых и непринятых продуктах

Часто приходится доставлять скоропортящийся груз. Нередко случается так, что водитель привозит продукты, часть из которых получатель отказывается принимать по разным причинам. Товар возвращается обратно на склад, в результате он портится и просто списывается.

Что поменяется с внедрением ЭТрН?

Грузоотправитель получит уведомление о непринятом товаре в моменте и сможет оперативно принять решение о том, что делать с данным грузом. И, наоборот, если по какой-то причине заказчик получил только часть продуктов, он сразу же вносит эту информацию в электронную накладную (например, принято 10 коробок), отправитель в онлайне видит расхождения и может оперативно принять меры по доставке недостающего товара. Компания, осуществляющая доставку, сможет за пару минут подкорректировать накладную и счета-фактуры.

Кражи грузов

Воровство грузов — это не единичный случай, а частая история. Существуют серые схемы по организованному хищению, в которых зачастую очень сложно найти концы. Кража товара является чрезвычайным происшествием как для грузоотправителя, так и для грузоперевозчика, каждая сторона несет финансовые убытки. 

Простой пример: компания-посредник по перевозке груза доверила прием товара водителю, паспортные данные которого передала на погрузку. Отправитель, в свою очередь, не проверил путеводный лист у водителя и не убедился, что товар передает именно той компании, с которой заключил договор. Когда обнаружилась пропажа груза, посредник начал утверждать, что не производил прием груза, в его обязанности входил лишь поиск перевозчика, которого он предоставил.

Как работает ЭТрН в этом случае?

Мошенники просто не смогут увидеть информацию о грузе в накладной. Чтобы войти в систему в мобильном приложении, водителю необходимо пройти идентификацию в транспортной организации. После чего у него появится возможность подписывать документы в системе. Прием груза будет осуществлен только после проставления электронной подписи с двух сторон.

Как быстро перейти на электронные транспортные накладные?

Подключите сервис ЭТрН от СберКорус и автоматизируйте оформление документов на грузоперевозки любых категорий. Снижайте затраты на документооборот, ускоряйте обмен документов, минимизируйте финансовые риски для своей компании.

Как работает сервис?

Шаг 1. Формирование документа грузоотправителем

Транспортную накладную можно создать в самом сервисе или в учетной системе, на документе ставится ПЭП сотрудника + УКЭП грузоотправителя.

Шаг 2. Приемка груза

Транспортная накладная находится в мобильном приложении водителя и после получения товаров подписывается электронной подписью.

Шаг 3. Передача груза

После доставки груза водитель ставит ЭП на транспортной накладной в системе.

Шаг 4. Подтверждение получателем груза

После получения груза работник склада и грузополучатель ставят на ЭТрН электронную подпись.

Транспортные накладные могут создаваться и пересылаться из любой учетной системы. Документ с электронной подписью обладает юридической силой и может отправляться в ФНС и другие госорганы.