Путевой лист в 2022 году: последние новости и инструкция по заполнению

В рамках действующего законодательства использование транспортного средства (далее — ТС) в коммерческих целях возможно только при наличии путевого листа (далее — ПЛ). Этот документ контролирует работу ТС и водителя, а также фиксирует обоснование и подтверждение расходов на топливо (ГСМ) и заработную плату. В этой статье разберемся с последними новостями и изменениями в правилах оформления и заполнения ПЛ, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

Какие перевозочные документы доступны в электронке?

С 1 января 2022 года участникам грузовых и пассажирских перевозок разрешили составлять некоторые перевозочные документы в электронном виде, без дублирования на бумаге. К ним относятся транспортная накладная, заказ-наряд и сопроводительная ведомость. 

Работа с транспортными накладными, даже в электронном формате, до сих пор требует упрощения и внедрения современных цифровых решений. Именно в этих целях Цифровая платформа Сберкорус разработала сервис ЭТрН, который обеспечивает автоматизацию процессов оформления транспортных перевозок любых категорий. Применение сервиса снизит расходы бумагу, ускорит составление и обмен документами в цепочке поставок, исключит риски некорректного заполнения транспортных накладных.

ПЛ и еще несколько типов перевозочных документов (заказы, заявки, и договоры фрахтования) можно будет составлять в электронном формате уже в марте 2023 года.

Актуальные новости по путевым листам

Ситуация изменилась в сентябре прошлого года с введением в силу приказа Минтранса № 368. Нормативным актом введены новые правила заполнения ПЛ, которые действительны до конца 2026 года, а также пополнился перечень обязательных реквизитов ПЛ.

Рассмотрим общий список нововведений:

1. Появился новый реквизит ПЛ, который проставляется в обязательном порядке — сведения о типе перевозки и типе транспортного сообщения.
2. Утверждены шаблоны записей о пройденном водителем медосмотре и проведенном техосмотре транспортного средства. 
3. Прежде ПЛ составлялся только при перевозке пассажиров и грузов. Теперь такой документ нужно оформлять на любое эксплуатируемое в коммерческих целях ТС. 
4. Журнал регистрации ПЛ стало возможно составлять как на бумаге, так и в электронном формате с сохранением возможности распечатать документ. Электронный журнал нужно подписывать усиленной ЭП. 

Как оформлять ПЛ в 2022 году?

Оформлять ПЛ необходимо на любое ТС, которое перевозит грузы, пассажиров и багаж — как на легковой автомобиль, так и городской электрический наземный транспорт. Не имеет значения для каких нужд выполняется поездка — собственных или по договору в интересах третьих лиц. Если транспорт находится во временном пользовании по договору аренды ТС с экипажем, то ПЛ составляется арендодателем.

Обязательная форма ПЛ законодательством не установлена. Бланк этого документа может быть разработан в индивидуальном порядке, либо можно скачать образец, установленный Постановлением Госкомстата № 78. В последнем случае в ПЛ нужно добавить обязательные реквизиты, перечисленные в Приказе Минтранса № 368.

На каждую единицу транспорта составляют отдельный ПЛ. Если на ТС посменно работают несколько водителей, то документ можно составить на каждого или один на нескольких с персональными отметками о медицинском осмотре.

Внимание! Если работник компании, не являющийся по должности водителем, эксплуатирует автомобиль для выполнения служебных задач — ПЛ на такие поездки оформлять не требуется.

Как заполнять ПЛ?

Документ может быть составлен на компьютере, вручную или смешанным методом (когда на компьютере заполняются только повторяющиеся сведения о ТС и водителях). Правила заполнения и необходимые реквизиты ПЛ установлены в разделе 3 Приказа Минтранса № 368. Итак, ПЛ в 2022 году должен содержать следующие сведения:

• наименование и номер документа

• период действия документа

• название владельца ТС (юрлица или ИП)

• используемое ТС (модель, госномер и пр.)

• ФИО водителя ТС и отметки о его медосмотре

• тип осуществляемой перевозки*

• тип транспортного сообщения**

* по видам перевозок даны разъяснения в прошлогоднем письме Минтранса

** типы сообщения перечислены в статье 4 Устава автомобильного транспорта

Также в ПЛ разрешено вносить дополнительные сведения, которые предприниматель или предприятие считают необходимыми ввиду особенностей своей деятельности. Например, можно указать информацию о выполненных маршрутах — это пригодится в случае, если понадобится доказать ФНС реальность для поездки и ее коммерческий характер.

Есть ли штрафы за неправильное оформление ПЛ?

За перевозочную деятельность без ПЛ для водителей предусмотрен штраф в соответствии со статьей 12.3 Кодекса об административных правонарушениях — 500 руб. В случаях, когда ПЛ имеется на руках, но не содержит всей обязательной информации, тоже предусмотрена система штрафных санкций. Представим их в таблице:

Что такое журнал движения ПЛ, как и зачем его вести?

Все собственники ТС должны вносить записи об оформленных ПЛ в соответствующий журнал. Ведение такого документа разрешено в электронном формате, при этом необходимо его заверять с помощью ЭП и иметь возможность распечатать необходимые страницы. Форма журнала разрабатывается самостоятельно или используется утвержденная Постановлением Госкомстата № 78. Электронный вариант такого документа экономит время на его оформление и обработку, сокращает риски порчи или утраты бумажного экземпляра, а содержащиеся сведения в таком журнале всегда актуальны и легкодоступны.

Что касается сроков хранения такого журнала — в действующих законах по этому вопросу ничего нет. Однако составленные ПЛ нужно хранить не менее 5 лет. Можно заключить, что журналы учета ПЛ тоже должны храниться не менее этого срока. Проверку этого документа могут инициировать представители многих государственных ведомств: ГИБДД, Роспотребнадзор, ФНС, Трудовая инспекция.