Какие решения для автоматизации делопроизводства следует использовать уже сейчас

Делопроизводство включает создание документов, их оборот, хранение и использование. Раньше (пару десятков лет назад) для автоматизации делопроизводства на предприятии использовали программные системы. А теперь разрабатывают удобные цифровые продукты, позволяющие создавать электронные документы, обмениваться ими, хранить их в электронном архиве. В статье расскажем, какие задачи решают системы автоматизации делопроизводства и документооборота, как улучшить работу с документами в отдельных бизнес-процессах. 

Электронные документы вытесняют бумагу

Благодаря стремительному развитию цифровых технологий создаётся доступная среда для эффективного управления документооборотом. Бизнес всё больше отказывается от бумажных документов. И это неудивительно, ведь системы автоматизации делопроизводства и электронной коммуникации помогают:

• упорядочить делопроизводство;

• ускорить и упростить документационное обеспечение бизнес-процессов;

• сократить нагрузку и облегчить работу сотрудникам;

• значительно экономить на печати, доставке и хранении документов. 

Есть определённые требования к системам автоматизации делопроизводства. Во-первых, они должны соответствовать положениям нормативно-правовой базы и федеральных органов исполнительной власти. Во-вторых, выполнять необходимые пользователям функции. Только при сочетании этих двух моментов они могут обеспечить эффективную работу с документами. А от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, а также результат их выполнения.

Условно можно выделить несколько основных групп современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота в зависимости от сфер деятельности организации. Это цифровые решения, обеспечивающие:

• внутренний документооборот (коммуникации между сотрудниками одного отдела, несколькими отделами, представительствами);

• юридически значимый документооборот с контрагентами;

• кадровый документооборот.

Приведём примеры цифровых продуктов, которые помогают пользователям эффективно решать конкретные задачи и интегрируются в существующие корпоративные информационные системы организаций. 

Внутренний документооборот

Ведение учёта документов внутри предприятия с помощью систем электронного документооборота позволяет:

• сокращать время на создание документов за счёт быстрого заполнения шаблонов;

• минимизировать ошибки и некорректное заполнение документов;

• обеспечивать быстрый обмен документами среди сотрудников;

• назначать статусы и контролировать исполнение документов;

• осуществлять быстрый поиск документов;

• создавать электронные архивы с разграничением доступа. 

Ускорить и упростить работу с документами внутри компании поможет 1С:Документооборот. Чтобы узнать подробнее об этом решении, перейдите по ссылке. 

Юридически значимый документооборот с контрагентами

Электронный документооборот (ЭДО) между хозяйствующими субъектами всё больше становится не просто удобством, а необходимостью. ЭДО и уход от бумажных документов поддерживает государство. ФНС России вводит единые стандарты электронных документов, и перечень утверждённых форматов документов постепенно расширяется. Без ЭДО нельзя работать с маркировкой и взаимодействовать с системой Честный ЗНАК. 

Системы электронного документооборота с контрагентами позволяют создавать документы и наделять их юридической силой с помощью электронной цифровой подписи. Например, с помощью СФЕРА Курьер можно обмениваться с контрагентами любыми юридически значимыми документами в личном кабинете сервиса, в 1С или других учётных системах. Больше о возможностях и преимуществах сервиса, а также тарифах — по ссылке.

Кадровое делопроизводство

Цифровизация в сфере трудовых отношений также поддерживается государством. В ноябре 2021 года в Трудовой кодекс РФ были внесены поправки, которые закрепили возможность ведения и использования кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге, а также утвердили правила и механизмы взаимодействия работодателя и работника в рамках кадрового ЭДО. 

Внедрение кадрового ЭДО — это возможность ускорить и упростить взаимодействие работодателя и работника. Работодатель быстро создаёт электронные документы, используя шаблоны, направляет работнику, а он подписывает их без посещения кадровой службы. В результате:

• и работодатель, и работники экономят время;

• специалисты отдела кадров выполняют меньше рутинной работы;

• снижаются затраты на печать, доставку и хранение документов.