Риски работы с внештатными сотрудниками

Внештатный сотрудник, оформляемый по гражданско-правовому договору, выгоден нанимателю тем, что потребуется составлять меньшее количество документов в сравнении с работником по трудовому контракту. А в случае работы с самозанятыми или ИП заказчику также не придётся платить за них налоги и страховые взносы. Тем не менее, работать с внештатным сотрудником может быть довольно рискованно, особенно, если не уделять внимания своевременному и корректному документообороту между контрагентами. 

Работа «на словах»

Перед тем, как стать внештатным сотрудником какого-либо предпринимателя или организации, потенциальный контрагент оценивает, будут ли с ним заключать договор. Отсутствие каких-либо официальных документов может отпугнуть возможного делового партнёра. 

Работа с внештатниками «на словах», когда никакие контракты не заключаются, несёт большие риски и для самого нанимателя. Среди них:

1. Налоговые санкции. Отсутствие отчётности и отчислений в бюджет по реально существующим правоотношениям влечёт ответственность по ст. 122 НК РФ. Умышленное уклонение от уплаты налогов и страховых взносов наказывается штрафом в размере 40 % от неуплаченной суммы. 

2. Уголовная ответственность. Ст. 199 УК РФ предусматривает, что непредставление отчётности или включение в неё недостоверной информации в случае, если сумма неуплаченных налогов и сборов превышает 15 млн руб., влечёт наказание вплоть до лишения свободы до 2 лет с лишением права занимать некоторые должности до 3 лет. Если же преступление совершалось в сговоре или в особо крупном размере (неуплата налогов и сборов в размере более 45 млн руб.), то наказание может увеличиться до 6 лет лишения свободы. 

3. Сложности с привлечением к ответственности контрагента. Нет договора — нет правоотношений. Внештатный сотрудник с зарплатой от вас может и не выполнить своих обязательств. Претензии и даже обращение в суд могут быть по итогу бесполезными: заказчику будет трудно обосновать, за что внештатнику была перечислена оплата. А требования взыскать проценты, неустойку и убытки рискуют быть проигнорированными судом, ведь их размер не закреплялся в договоре. Рассчитывать можно будет разве что на взыскание предусмотренных законом сумм. Однако сам ГК РФ говорит о том, что в случае, если одна из сторон договора — компания — оформление всех её сделок должно быть письменным (ст. 161 ГК РФ). 

Переквалификация гражданского договора в трудовой

Правовое положение внештатных сотрудников схоже с поставщиками и исполнителями. Как правило, у них есть несколько проектов, с которыми они работают параллельно. Но даже в случае, если внештатники сотрудничают только с одним покупателем или заказчиком, это не вызовет подозрений у надзорных органов, если с документами всё в порядке.

Важно, чтобы в гражданском договоре оплачивался результат работы, а не количество часов, проведённых за исполнением обязанностей. Зависимость от руководства, необходимость выполнять работу на территории нанимателя и его средствами могут стать поводом для подозрений в трудовых правоотношениях. Если заключение договора изначально прошло  некорректно, то заказчика могут переквалифицировать в работодателя и привлечь к ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафа — до 100 тыс. руб. для юридических лиц и до 10 тыс. руб. для ИП. 

Именно поэтому важно заранее продумать, как оформить внештатного сотрудника, чтобы не становиться объектом наблюдений со стороны ФНС или трудовой инспекции. 

Налоговые риски

Если выплаты внештатным сотрудникам проводить без подтверждения у них статуса самозанятого или ИП, не запрашивая чеки и акты выполненных работ, оказанных услуг, то можно столкнуться со следующими рисками:

• придётся уплачивать НДФЛ и страховые взносы за контрагента, который может оказаться обычным физическим лицом;

• не удастся засчитать затраты для налога на прибыль или УСН в режиме «доходы минус расходы». 

Организация деятельности внештатных сотрудников в части документооборота — первостепенная задача заказчика. Особенно в случаях, если речь идёт о сотрудничестве с самозанятыми или физическими лицами. Здесь важно понимать, что плательщикам налога на профессиональный доход (НПД) или обычным гражданам корректно оформленные документы дают лишь гарантию реальности сделки. Для заказчика же они нужны в том числе для налоговой отчётности. 

Привести документооборот с внештатниками в порядок поможет сервис «Подписант» от СберКорус. Его главные преимущества:

• быстрое подключение физических лиц и самозанятых к сервису по Сбер ID;

• исполнителям и поставщикам не нужно тратиться на выпуск электронных подписей — для плательщиков НПД и граждан она бесплатна, оплачивается лишь работа сервиса заказчиком;

• тарифы пропорциональны количеству отправляемых документов через сервис, входящие бесплатны — есть тарифы от 100 и от 50 000 исходящих. 

Документы, оформленные в «Подписанте», можно предъявлять как доказательства проверяющим органам. Сервис поможет обмениваться договорами, дополнительными соглашениями к ним, первичными бухгалтерскими документами, чеками, оформлять увольнение (или, иными словами, прекращение сделки).