5 способов сократить расходы на персонал законно и с минимальными потерями штата

Обстоятельства, при которых может появиться необходимость в сокращении расходов на персонал, бывают внешними и внутренними. К внешним относятся неприятные события в стране и мире, отражающиеся на экономике и влияющие на развитие бизнеса. А к внутренним можно отнести обстоятельства, которые возникают в конкретной компании по тем или иным причинам и вызывают простои, снижение прибыльности. В любом случае рано или поздно возникает вопрос: как сократить расходы на персонал, но избежать глобальных сокращений и обид сотрудников, которые действительно компании нужны. 

В статье рассмотрим этот вопрос и предложим 5 способов оптимизации затрат на персонал, которые помогут избежать увольнения ценных сотрудников. 

Перевод с оклада на сдельную оплату труда 

Этот способ актуален для производственных предприятий. Например, можно установить стоимость одного изделия, которое изготавливают/собирают/упаковывают работники. Таким образом часто получается не только добиться снижения затрат на персонал, но и понять, кто действительно заинтересован в работе, хочет работать и зарабатывать. Когда при таких условиях платят оклад, часто бывает так, что один старается, делает много, выполняет и даже перевыполняет план, а другой за те же деньги делает значительно меньше. 

Не подойдёт этот способ в случаях, при которых достижение результата не полностью зависит от сотрудника. Например, продавцов и кассиров нельзя перевести на сдельную оплату труда, так как их результат зависит от обстоятельств непреодолимой силы — никто не знает, как изменится поток покупателей.

Доход сотрудника будет зависеть от объема работы, который он выполнит. На деле может оказаться, что при новых условиях он будет зарабатывать меньше, чем при установленном окладе. Но необходимо продумать так, чтобы снижение не было критичным. Иначе сотрудники потеряют ценность работы и начнут увольняться. 

Перевод на сдельную оплату возможен по ст. 74 ТК РФ. Необходимо уведомить сотрудника за 2 месяца до введения новой системы оплаты труда и обосновать причины перехода. 

Что нужно сделать:

• внести изменения в локально-нормативные акты (ЛНА), прописать в них новые условия оплаты труда и сдельные расценки;

• уведомить сотрудников в письменной форме, объяснив причины перехода и описав подробно новые условия оплаты труда;

• получить согласие работника;

• внести изменения в его трудовой договор, заключив дополнительное соглашение; 

• издать приказ о переводе, внести запись в трудовую книжку и личную карточку.

Перевод на гражданско-правовой договор (ГПД или ГПХ)

Этот способ сокращения издержек на персонал в какой-то степени похож на предыдущий. Договор ГПХ заключается на разовую (проектную) работу. То есть неделю человек может работать плотно, а следующую неделю — ждать нового проекта. При этом работодатель будет оплачивать только то, что работник выполнил, без простоев. 

Если рассматривать перевод целого отдела на договоры ГПХ, то такой способ можно отнести к недирективным методам сокращения персонала, если действительно нужно уменьшить численность штата. Скорее всего, не весь отдел согласится на такие меры, и кто-то предпочтёт уйти. 

По договору ГПХ работодатель может не оплачивать больничные листы, отпуск, декретные, если это не прописано в договоре. Не оплачиваются также взносы в ФСС (только НДФЛ, ПФР и ФОМС). А ещё на сумму страховых взносов и оплаты услуг по договору ГПХ можно снизить налогооблагаемую базу.

Перевести сотрудников на ГПХ можно на основании ст. 702 и ст. 779 ГК РФ. Осуществить перевод можно сразу, как принято решение. Главное — договориться с сотрудниками, объяснить им правильно, для чего это нужно, по каким причинам принято такое решение. При этом следует понимать, что при увольнении сотрудника из штата и заключении с ним договора ГПХ объём работы действительно должен быть снижен. 

Перевод на удалённую работу

Конечно же, там, где это возможно. Производственные цеха и обслуживающий персонал на удалёнку не перевести. А вот офисные сотрудники с той же продуктивностью могут работать из дома. Так показала практика, с которой компании неизбежно столкнулись в условиях пандемии. 

Многие компании из-за пандемии сначала временно перевели своих сотрудников — менеджеров, кадровиков, маркетологов, бухгалтеров и прочих офисных работников — на удалённый режим работы. А потом поняли, что это очень удобно, в какой-то степени сокращает затраты и вполне может продолжится. Сотрудникам нужен доход, поэтому даже вне офиса они стараются выполнять свою работу качественно. 

В этом случае сэкономить можно на аренде офиса и на всех связанных с этим расходах (оплата электроэнергии, отопления, услуг компании, которая управляет бизнес-центром). Это, скорее, косвенно относится к статьям затрат на персонал, но всё же. Аренда офисов, тем более на большой штат, дорогая. 

Кроме того, у некоторых работодателей получается сократить дополнительные выплаты при переводе на удалёнку (например, убрать оплату транспорта или бензина для личного авто, обедов) и даже зарплату. 

По закону не нужно получать согласие от сотрудников на переход на удалёнку. Необходимо просто выпустить ЛНА о переходе на дистанционную работу и уведомить об этом сотрудников способом, который позволяет подтвердить получение. 

Сокращение бонусов и прочих расходов

Согласно ст. 74 ТК РФ, работодатель может пересмотреть бонусы и прочие расходы, зафиксированные в ЛНА. А если они отражены в трудовых и коллективных договорах, отменить их сложнее. В этом случае необходимо поговорить с работниками, объяснить ситуацию, сказать, что она носит временный характер, и договориться. 

Прочие расходы на персонал включают в себя: оплату транспорта, питания, обучения (если оно не является обязательным по должности или специфике работы), корпоративных мероприятий и тимбилдинга. Прочие расходы на персонал — это ещё и дополнительное ПО и оборудование, которое приходится оплачивать ежемесячно или раз в год. Следует поговорить с сотрудниками и выяснить, от чего можно отказаться при условии сохранения эффективности работы. 

Внедрение кадрового электронного документооборота (КЭДО)

Современные компании стремятся к тотальной цифровизации, подключаясь к различным сервисам, которые помогают оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы. Перевод кадрового делопроизводства в электронный вид — это законная возможность всех работодателей с ноября 2021 года. И это вполне можно рассматривать как способ оптимизации расходов на содержании персонала в организации:

• КЭДО позволяет подписывать с сотрудниками документы в электронном виде и не распечатывать их. Следовательно, возникает экономия на бумаге.

• Благодаря КЭДО легко подписывать документы с удалёнными сотрудниками и не тратить деньги на доставку бумажных документов. 

• КЭДО позволяет специалистам кадровой службы работать быстрее, чем при том же объёме работы с бумажным документооборотом, высвобождая время на стратегические задачи. 

СберКорус имеет достаточный опыт внедрения кадрового документооборота в российские компании. Сервис КЭДО — это существенная экономия затрат и ускорение работы кадровой службы. Чтобы понять, какая будет выгода от внедрения кадрового документооборота, можно воспользоваться калькулятором и произвести расчёт по индивидуальным параметрам.