Топ вопросов по электронным перевозочным документам (ЭПД)


Электронный перевозочный документ (ЭПД) — это файл в XML-формате, подписанный электронной подписью и обладающий той же юридической силой, что и бумажный перевозочный документ. Пока ещё не все перевозочные документы можно оцифровать, но электронные форматы основных перевозочных документов уже утверждены Правительством РФ и ФНС России. Мы собрали топ вопросов по ЭПД и подготовили ответы.
Какие ЭПД оформляют уже сейчас?
Сейчас в электронном виде можно создавать:
-
транспортную накладную;
-
сопроводительную ведомость;
-
путевой лист;
-
договор фрахтования;
-
заказ (заявка);
-
заказ-наряд.
Приказы, утверждающие эти форматы, приведены на сайте ФНС.
Что такое ГИС ЭПД?
Цифровизация перевозочных документов — одна из ключевых задач Транспортной стратегии Правительства РФ до 2030 года. Это необходимо для повышения прозрачности транспортно-логистического рынка, оптимизации взаимодействия бизнеса и государства, ускорения взаиморасчётов между участниками рынка и сокращения затрат в цепочках поставок. Для достижения этих целей была внедрена ГИС ЭПД — Государственная информационная система электронных перевозочных документов, обеспечивающая обмен сведениями между участниками перевозочного процесса и госорганами. ГИС ЭПД обеспечивает проверку и учёт ЭПД. И все участники обмена электронными перевозочными документами подключаются к этой системе.
Как обмениваются ЭПД?
Грузоотправители, перевозчики и грузополучатели для начала подключаются к оператору ГИС ЭПД и выпускают УКЭП — усиленные квалифицированные электронные подписи, необходимые для подписания всех ЭПД. Схема обмена проста:
-
Грузоотправитель создаёт документ в сервисе оператора ЭПД, подписывает титул УКЭП и отправляет перевозчику или непосредственно грузополучателю, в зависимости от того, как осуществляется перевозка и сколько в ней участников.
-
Оператор ЭПД после проверки передаёт документ в ГИС ЭПД, после чего он отправляется другому участнику перевозки.
-
Получатель документа также подписывает титул ЭПД и передаёт другому участнику или завершает документооборот, передавая документ со всеми подписями грузоотправителю.
-
ГИС ЭПД проверяет электронный документ на всех этапах подписания.
Что такое титул ЭПД?
Это раздел электронного перевозочного документа, который заполняется при завершении определённого этапа грузоперевозки. Например, грузоотправитель подписывает титул со сведениями о начале грузоперевозки, перевозчик — о приёме груза и начале доставки грузополучателю, грузополучатель — о приёме груза от перевозчика и окончании грузоперевозки.
Что даёт бизнесу переход на обмен ЭПД?
При обмене электронными перевозочными документами значительно повышается прозрачность документооборота в грузоперевозках. Кроме того, большое значение имеет экономия времени и денег. Одну транспортную накладную необходимо печатать минимум в трёх экземплярах для каждого участника грузоперевозки, при этом один экземпляр может состоять из нескольких страниц. Дополнительные расходы при бумажном документообороте часто возникают при утере, порче документов или обнаружении в них ошибок. Что касается времени, то электронный документ формируется гораздо быстрее, чем бумажный. Быстрее вносятся и корректировки в ЭПД, если получатель находит ошибки.
Будут ли ЭПД обязательными и когда?
Одним из приоритетов Транспортной стратегии РФ является перевод транспортных документов в электронный формат. Пока компании могут использовать как бумажные, так и электронные транспортные документы. Когда обмен ЭПД станет обязательным, пока неизвестно.
Какая электронная подпись нужна для работы с ЭПД?
Организации и ИП, участвующие в грузоперевозке, подписывают электронные перевозочные документы усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Также возможно подписание документов уполномоченными сотрудниками личной подписью физического лица с машиночитаемой доверенностью, в которой есть полномочия на подписание таких документов.
Если перейти на ЭПД, будут ли проблемы с отчётностью?
Поскольку переход на электронный документооборот в сфере грузоперевозок является инициативой государства, проблем с отчётностью для госорганов проблем не возникает. ФНС без проблем принимает ЭПД в утверждённых форматах и быстрее их обрабатывает. Налоговая также имеет доступ к ГИС ЭПД.
Как предъявить ЭПД сотрудникам Госавтоинспекции?
С 1 сентября 2022 года инспекторы могут проверять документы, сопровождающие груз, в электронном виде. Водитель предъявляет QR-код из приложения оператора ЭПД, в котором зашифрованы сведения грузоперевозке. Инспектор считывает этот код с помощью служебного планшета или мобильного устройства. Кроме того, инспектор может сам запросить информацию в ГИС ЭПД.
Что более затратно — бумажный или электронный документооборот в сфере перевозок?
При бумажном документообороте компании тратят внушительные суммы на бумагу, расходники для печатной техники, канцелярию. Затратным может быть и хранение документов в архивах. Переход на обмен ЭПД помогает сократить эти расходы, а также время сотрудников на оформление и обработку документов. А все электронные документы хранятся в одном месте, их не нужно дублировать на бумаге и всегда легко найти нужный документ.
Автоматизируйте процесс обмена перевозочными документами с помощью удобного сервиса «Транспортный ЭДО» от СберКорус. Быстро формируйте и отправляйте электронные транспортные накладные и другие логистические документы. Экономьте время и деньги на каждом этапе работы с транспортными документами.

Telegram-канал СберКорус

Сфера Документы

Сфера Торговля

Сфера Отчётность
