Универсальные сообщения в ЭДО: что это, когда введут

Государство планирует упростить обмен электронными документами, в частности, счетами-фактурами. Вместо уведомления об уточнении (УоУ) и извещения о получении (ИоП) пользователи электронного документооборота (ЭДО) будут направлять друг другу универсальные сообщения (УС). Новый порядок призван заменить старый, утверждённый приказом Минфина РФ № 14Н от 5 февраля 2021 года.

В интернете распространяется информация, что универсальные сообщения в ЭДО уже доступны пользователям с 1 октября 2025 года. Однако проект приказа Минфина РФ, который должен заменить прежний порядок, всё ещё находится на этапе обсуждения и не вступил в силу. Тем не менее, СберКорус с весны 2025 года тестирует работу с УС, чтобы после вступления соответствующих нормативных актов в силу пользователи могли беспрепятственно обмениваться данными документами.

В статье расскажем, что такое универсальные сообщения, для чего их хотят внедрить, отличия их оформления от привычных УоУ и ИоП, примерные сроки начала работы с ними.

Что такое универсальные сообщения в ЭДО?

Универсальные сообщения в ЭДО — это XML-файл, который содержит в себе информацию о получении электронного документа, отказе в подписи или необходимости уточнения данных. Главное преимущество УС в документообороте — их не нужно подписывать электронной подписью. Потому ЭДО между контрагентами станет быстрее и комфортнее.

Для чего вводят универсальные сообщения в ЭДО?

Прежде, чем ответить на этот вопрос, рассмотрим действующий порядок ЭДО с использованием УоУ и ИоП:

1. Получение счёта-фактуры, универсального передаточного документа (УПД), универсального корректировочного документа (УКД). После получения документа контрагент обязан сформировать извещение о получении. Оно подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и направляется оператору ЭДО. Последний указывает на ИоП время и дату получения, направляет извещение оператору ЭДО контрагента. Он также проставляет на ИоП время и дату получения, передавая извещение уже своему клиенту.

2. Обнаружение ошибок. Если контрагент видит ошибки в документе, он формирует уведомление об уточнении. Процедура схожа с направлением ИоП.

Недостатки текущей системы обмена счетами-фактурами:

• необходимость подписывать ИоП и УоУ УКЭП;

• медленный документооборот: в зависимости от времени направления счетов-фактур (в начале недели или в конце, перед праздниками) подтверждение и уточнение даже 1 документа может занимать от нескольких дней до недели;

• медленное закрытие сделок из-за долгого подтверждения и уточнения счетов-фактур;

• трудности с получением налоговых вычетов по НДС, поскольку закрытие счетов-фактур может приходиться на другой отчётный период.

Чем должны помочь универсальные сообщения?

1. УС не нужно подписывать УКЭП.

2. При отправке УС достаточно заполнить необходимые данные без отдельного их направления на фиксацию времени и даты операторам ЭДО.

3. Не нужно формировать разные документы на разные операции: достаточно выбрать код из классификатора УС, указав причину его отправки.

4. Контрагент получает УС мгновенно, не нужно ждать несколько дней или более.

Ожидается, что использовать УС можно будет также при обмене неформализованными электронными документами.

Когда можно отправлять универсальные сообщения контрагенту?

При оформлении универсального сообщения пользователь обязан выбрать причину его отправки. Для этого нужно выбрать один из кодов классификатора:

• 1999 — заменяет извещение о получении;

• 4002 — необходимость представления дополнительной информации к уже отправленному документу;

• 2999 — заменяет уведомление об уточнении;

• 3999 — код отказа в подписи электронного документа.

Когда введут обмен универсальными сообщениями в ЭДО?

Изначально предполагалось, что обмен универсальными сообщениями в ЭДО начнётся с 1 октября 2025 года. Однако проект приказа Минфина РФ с новым порядком документооборота не вступил в силу к этой дате. Ожидается, что пользоваться УС можно будет с 1 апреля 2026 года, но и эта дата является предварительной. СберКорус ожидает официального выхода нового приказа Минфина РФ, чтобы подключить клиентов к обмену УС. В настоящий момент СберКорус активно тестирует формат УС, чтобы к моменту их законодательного внедрения всё работало стабильно и без сбоев.

Нужно ли отдельно готовиться к переходу на универсальные сообщения?

В СберКорус рекомендуют начать подготовку к переходу на универсальные сообщения после того, как приказ Минфина РФ будет официально опубликован. Что нужно будет сделать?

1. Клиентам сервиса Сфера Документы нужно будет обратиться к специалистам СберКорус, чтобы обновить его до новой версии (включая модули для 1С и API), а также получить инструкции по работе с УС.

2. Составить список сотрудников, которые в вашей компании занимаются отправкой счетов-фактур, УПД и УКД. Провести с ними обучение по использованию УС вместо ИоП и УоУ.

3. При необходимости согласовать переход на УС с контрагентами, обновив соглашения об ЭДО. Также рекомендуется протестировать отправку УС с деловыми партнёрами, чтобы убедиться в корректности их отправки.

Больше актуальной информации об ЭДО, маркировке, сотрудничестве с торговыми сетями, законодательных нововведениях для бизнеса в Telegram-канале СберКорус.