Виды первичных документов в бухгалтерии

В процессе хозяйственной деятельности бизнеса оформляется масса документов. Особое внимание уделяется «первичке», поскольку на её основании рассчитываются налоги, а также налоговые льготы. Она же подтверждает факт поставки товаров, оказания услуг или выполнения работ и может использоваться как доказательство в спорах с контрагентами, в том числе в судебном порядке.

В статье выясним, что такое первичные документы, поговорим об их разновидностях, какие обязательные реквизиты у них должны быть, кто имеет право их подписывать, и сколько нужно их хранить.

Что такое первичные документы?

Определение первичным документам содержится в ч. 1 ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 года. Первичные документы в бухгалтерии — это документы, отражающие факты хозяйственной жизни в компании или у предпринимателя. К таковым можно отнести, например:

• заключение сделки;

• закупка материалов;

• выплата денежных средств контрагенту и многие другие.

Факты хозяйственной жизни бизнеса влияют на его финансовое положение: это или расход средств, или, наоборот, получение дохода.

Виды первичных документов

К первичным документам можно отнести следующие:

1. Договор. Основной документ, в котором оговаривается вид сделки, права и обязанности сторон, цена, сроки исполнения и другие нюансы. После подписания договора сторонами он наделяется юридической силой. Не существует строго определённой законом формы договора: шаблоны разрабатываются фирмами и предпринимателями самостоятельно, следуя предписаниям ГК РФ.

2. Платёжные документы. К ним можно отнести бланки строгой отчётности, кассовые чеки, платёжные требования и поручения, товарные чеки. Они подтверждают, что заказчик или покупатель получили услугу, товар, результат работы. В некоторых случаях платёжные документы подтверждают заключение сделки между сторонами (например, кассовый чек свидетельствует, что заключён договор купли-продажи).

3. Товарная накладная. Документ подтверждает, что продавец передал товар покупателю, а покупатель, соответственно, его получил. Вместо товарной накладной можно оформить универсальный передаточный документ (УПД): его удобно использовать плательщикам НДС, поскольку он объединяет в себе данные товарной накладной и счёта-фактуры.

4. Акт выполненных работ / оказанных услуг. Подтверждает, что услуга оказана или работа выполнена исполнителем, а заказчиком — принята. Аналогично плательщикам НДС удобнее оформлять УПД, поскольку он совмещает акт и счёт-фактуру.

5. Транспортная накладная. Документ подтверждает факт перевозки товарно-материальных ценностей, а также затрат, связанных с этим процессом.

Любые виды первичных документов можно оформлять в электронной форме: они будут обладать юридической силой (ч. 5 ст. 9 закона № 402-ФЗ). Обмениваться электронной «первичкой» удобно в сервисе Сфера Документы: весь процесс занимает не более минуты. В сервисе можно заранее настроить маршруты согласования, что поможет ускорить документооборот и свести ошибки к минимуму.

Считается ли счёт первичным документом?

Нет, счёт не относится к первичным документам, поскольку не подтверждает факт хозяйственной деятельности. Он не подтверждает расходы или поступление оплаты. Аналогично счёт-фактура сам по себе не будет первичным документом. Функции «первички» в зависимости от вида сделки будут возложены на товарную накладную, акты или УПД.

Обязательные реквизиты первичного документа

Перечень обязательных реквизитов первичного документа приведён в ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте». К ним относятся:

• наименование документа и дата его составления;

• Ф.И.О. ИП или наименование организации, участвовавшие в его составлении;

• что именно подтверждает документ (например, поставку товара или перечисление денежных средств), конкретный факт хозяйственной деятельности;

• единицы измерения, величины в денежном или натуральном выражении (например, оплата услуг по договору № 1 от 01.03.2025 в размере 50 000 руб.);

• сведения о должностных лицах, которые непосредственно совершили хозяйственную операцию или в рамках полномочий ответственны за её оформление;

• подписи вышеупомянутых должностных лиц.

Кто вправе подписывать первичные документы?

Первичные документы вправе подписывать ИП, руководитель организации, имеющий право действовать от её имени без доверенности. На практике полномочия по подписанию первичных документов передаются бухгалтерам или кассирам. Чтобы сотрудники могли подписывать «первичку», необходима доверенность, в которой будут перечислены соответствующие полномочия.

В сервисе Сфера Документы вы можете воспользоваться бесплатным встроенным модулем Сфера Доверенности, чтобы выпустить и зарегистрировать машиночитаемую доверенность (МЧД) для любого сотрудника.

Также руководитель вправе издать приказ о наделении теми или иными полномочиями конкретного сотрудника.

Срок хранения первичных документов

Первичные документы по общему правилу хранятся в течение 5 лет (п. 277 перечня из приказа Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года). В случае, если возникли споры с контрагентами или государственными органами, то «первичка» должна храниться до итогов рассмотрения этого спора (например, судом).