Закрывающие документы: виды, формы и правила оформления

#блог
ЭДО с самозанятыми
Экономьте на документообороте с самозанятыми и физическими лицами

 

Закрывающие документы заказчик и исполнитель подписывают по факту выполнения перед друг другом обязательств — когда приняты работы или товары. Рассказываем, для чего нужны закрывающие документы, какие они бывают и когда оформляются обязательно. 

В каких сделках нужны закрывающие документы?

В любых сделках, которые предполагают:

  • передачу материальных ценностей — товаров, сырья, материалов, полуфабрикатов для производства;

  • выполнение работ — ремонтных, по обслуживанию техники или оборудования и др.;

  • оказание услуг — транспортных, информационных, консультационных и др.;

  • аренду помещений, техники, оборудования;

  • лизинг оборудования, транспорта, спецтехники. 

Что входит в закрывающие документы в каждой сделке, зависит от статуса заказчика или исполнителя (юридическое лицо или ИП), от того, нужно ли уплачивать НДС и других факторов. 

Что такое закрывающие документы для бухгалтерии?

В первую очередь закрывающие документы на товар или услуги нужны бухгалтерии — именно по ним в бухгалтерском учёте отражают суммы, проходящие по счёту заказчика и исполнителя. Такие документы подтверждают, что:

  • товары действительно были переданы, услуги — оказаны, а работы — выполнены;

  • заказчик и исполнитель не имеют друг к другу претензий;

  • исполнитель зафиксировал доход, а заказчик — расход. 

Также закрывающие документы на оплату услуг или товара требуются для налогового учёта, причём не только юридическим лицам, но и ИП на УСН и ОСНО: с их помощью рассчитывают рассчитывают НДС, налоги на прибыль и имущество. 

Что является закрывающим документов в бухгалтерском и налоговом учёте?

Рассмотрим самые распространённые виды закрывающих документов.

Накладная

Этот документ оформляется при передаче товаров, служит основой для расчёта налогооблагаемой базы и подтверждением расходов покупателя и доходов поставщика. Существует несколько форм накладных, которые являются закрывающими документами:

  1. Товарная накладная. 

Оформляется, когда перевозку товара осуществляет сам продавец или покупатель, забрав груз со склада продавца. Товарная накладная является закрывающим документом, в котором указаны основная информация о товаре, сведения о сторонах сделки и их подписи. В таких перевозках можно применять форму ТОРГ-12 или использовать самостоятельно разработанные бланки. Документ изготавливают в двух экземплярах — по одному для продавца и покупателя. 

  1. Товарно-транспортная накладная (ТТН). 

Такая накладная подтверждает участие в грузоперевозке посредника — транспортной компании, которой продавец доверил доставку товара покупателю. Если в товарной накладной указана только стоимость товара, то в товарно-транспортной — также и стоимость доставки. До 2013 года ТТН нужно было оформлять обязательно на любую перевозку груза. Сейчас ТТН обязательно составляется только при перевозке этилового спирта, алкогольной и спиртосодержащей продукции любыми видами транспорта.

  1. Транспортная накладная (ТН). 

Такой документ обязательно оформляется при автомобильной перевозке грузов сторонней компанией. Налоговая может истребовать ТН в качестве обоснования расходов на транспортировку и уменьшения базы при расчёте налога на прибыль. Помимо этого транспортная накладная подтверждает НДС, принятый к вычету.

При бумажном документообороте транспортную накладную нужно оформлять в трёх экземплярах — по одному для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя. А сократить расходы на бумагу, печать и хранение помогает переход на электронные транспортные накладные (ЭТрН). Электронные ТН подписывают квалифицированной электронной подписью все участники грузоперевозки, и дублировать на бумаге такие документы не нужно. 

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Этот документ подтверждает, что исполнитель сделал работу или оказал услуги, а заказчик — принял работу или услуги. 

Как сделать такой закрывающий документ, как акт выполненных работ — основные моменты которые надо учесть:

  • Законодательство фиксирует обязательную форму акта только для строительной сферы: по форме КС-2 принимают работы по договору строительного подряда, а в форме КС-3 указывают, какие работы выполнены и их стоимость. В остальных случаях можно также использовать унифицированную форму КС-2 или разработать свою. 

  • Если работа поэтапная, то по завершении каждого этапа оформляется акт. 

  • Если заказчик имеет претензии к выполненной работе, то ему необходимо зафиксировать выявленные недостатки в акте. 

  • Акт составляет исполнитель или заказчик по договоренности исполнителя, но подписывает первый исполнитель. 

  • Акт составляется в двух экземплярах. 

Если компании используют электронный документооборот, то акты, как и многие другие документы они могут составлять в электронной форме. Это экономит время, сокращает расходы на бумагу и упрощает хранение, особенно учитывая то, что по закону закрывающие документы нужно хранить 5 лет. Электронный архив — это безопасное хранение документов, не требующее физического размещения.  

Удобно обмениваться электронными актами выполненных работ с физическими лицами и самозанятыми — это можно делать в сервисе «Подписант». Не нужно распечатывать документы и тратить деньги на доставку курьером или почтой. Если исполнитель и заказчик находятся в разных регионах, логистика может оказаться не только дорогой, но и очень долгой. А в сервисе «Подписант» электронные документы подписываются мгновенно, поэтому исполнитель может приступить к работе незамедлительно. 

Счёт-фактура

Как закрывающий документ, счёт-фактура подтверждает сумму НДС, выставленную продавцом покупателю. На основании счёта-фактуры покупатель может получить налоговый вычет, а продавец — рассчитать НДС для начисления и уплаты в бюджет. 

Счёт-фактура является закрывающим документом от ИП на услуги или товары для ООО или наоборот, если они работают с НДС. При этом ИП без НДС тоже может предоставлять счёт-фактуру в качестве закрывающего документа, но без выделения суммы налога на добавленную стоимость. 

Счёт-фактура бывает разных видов:

  • Отгрузочный — выставляют при продаже или отгрузке товара покупателю. 

  • Авансовый — выставляют при передаче предоплаты/аванса. 

  • Корректировочный — выставляют, если стоимость товара, работ или услуг изменилась.

  • Исправленный — выставляют, если обнаруживают ошибку или опечатку и вносят изменения.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ объединяет счёт-фактуру для оплаты и учёта НДС и накладную или другой первичный документ, которые подтверждают факт отгрузки товара, выполнения работ или оказание услуг. УПД введён в 2013 году для упрощения документооборота, чем и пользуются многие компании. 

ФНС разработала форму УПД и рекомендует использовать её в документообороте. Можно разработать и собственную форму УПД для бумажного документооборота, но обязательно учесть, что она должна содержать реквизиты счёта-фактуры и первичного документа. 

В электронном документообороте необходимо использовать утверждённый ФНС формат электронного УПД

Без ежемесячных отправок курьерскими службами, без задержек со стороны исполнителя, без дублирования на бумаге. Оставьте заявку на бесплатную презентацию
Подписывайте юридически значимые акты за 30 секунд!

Наши продукты

Читать также