Про автоматизацию документооборота и повышение скорости работы с клиентами крупнейшего поставщика сельхозтехники.
#кейс
Внедрение 1С:Документооборота
для ООО «ЭкоНиваТехника-Холдинг»
О клиенте
«ЭкоНиваТехника-Холдинг» — один из крупнейших поставщиков импортной сельскохозяйственной техники в России. Официальный представитель лидеров мирового сельхозмашиностроения: John Deere, JCB, Poettinger, AGI и
других. Компания видит свою задачу в продвижении на российский рынок современной сельхозтехники и передовых агротехнологий, позволяющих максимально эффективно заниматься сельским хозяйством и развивать
отечественную аграрную отрасль.
Проблема клиента
Ежедневная деятельность компании связана с большим объемом документооборота. В делопроизводстве «ЭкоНиваТехника-Холдинг» фигурируют 8 разделов договоров, в каждом из которых от 5 до 18 их видов. Согласование
договоров не было прозрачным: договоры пересылались по электронной почте, был велик риск ошибок и человеческого фактора. Старая СЭД не обсепечивала полной автоматизации всех видов договоров.
Виды документов
Более 50 спецификаций договоров
Документооборот
Большой объем закупочной и торговой документации
Нет унификации
Договоры не были приведены к единому виду, существовал человеческий фактор
Почта
Для согласования документов использовалась электронная почта
Задачи проекта
Автоматизировать согласование договоров
с помощью 1С:Документооборот КОРП
Сделать процесс заключения договоров прозрачным для участников документооборота
Унифицировать и ускорить процесс согласования документов
Исключить ошибки и человеческий фактор
Решение и этапы реализации проекта
Для решения задачи автоматизации заключения договоров КОРУС Консалтинг СНГ предложил внедрить систему «1С:Документооборот КОРП».
1
Сбор и анализ текущей регламентированной документации и делопроизводства заказчика. Рассмотрение пожеланий и дополнительных требований
2
Подготовка прототипа системы с полной архитектурной моделью. Разделение проекта на модули внедрения по видам договоров
3
Детальный анализ каждого вида договоров с демонстрацией и тестированием настройки заказчиков
4
Итоговый перенос настроек в рабочий контур и обучение пользователей.
Особенности проекта
Модульная технология внедрения программного продукта с ответственной рабочей группой со стороны заказчика.
Преимущество модульной технологии внедрения:
Заказчик получил возможность использовать функционал настроенных модулей после окончания каждого этапа, не дожидаясь завершения проекта.
Проект проходил на 100% в удалённом режиме
Проект позволяет вести работу полностью удалённо. При желании заказчика возможно использовать гибридный метод работы с выездом рабочей группы КОРУС Консалтинг СНГ
Результат внедрения
Что получил клиент?
Что получил клиент?
Система позволила унифицировать процесс согласования для всех участников холдинга
Документы
Автоматизирован поток работы с большим количеством закупочной и торговой документации
Снижение рисков
Сведены до минимума риски при заключении нестандартных договоров
Согласование
Ускорен и облегчен процесс согласования документов
* Проект находится в активной фазе, на пороге пилотного проведения мероприятия, в юридической стороне которого будет участвовать 1С:Документооборот.
Перспективы развития сотрудничества
Следующий шаг автоматизации необходимых бизнес-процессов — унификация обмена не только договорами, но и другими видами документов по закупочной и торговой деятельности
«ЭкоНиваТехника-Холдинг».
Реализованные проекты
© КОРУС Консалтинг СНГ, 2012 – 2020 Политика обработки ПДн