Внедрение 1С:Документооборот для ООО
«С-Маркетинг»

Как мы упорядочили документооборот с подрядчиками, сократили время согласования и подписания документов, автоматизировали контроль оплаты счетов и получение закрывающих документов.
#кейс

Внедрение 1С:Документооборота для ООО «С-Маркетинг»

О клиенте
ООО «С-Маркетинг» (Сбермаркетинг) — коммуникационная группа, входящая в систему Сбербанка. Это маркетинговое агентство полного цикла, которое осуществляет комплекс услуг по продвижению продуктов, в том числе организацию мероприятий. Ключевым заказчиком event-услуг является Сбербанк. Для организации мероприятий Сбермаркетинг регулярно привлекает различных подрядчиков (кейтеринг, анимация и прочее).
Проблема клиента
Сбермаркетинг необходимо регулярно заключать договоры со множеством подрядчиков, контролировать оплату счетов и отправлять закрывающие документы. Требуется формировать документы в срок, а также контролировать их статусы.
Не было специализации
Не использовались специализированные средства по ведению документооборота
Почта
Для согласования документов использовалась электронная почта
Excel
Реестры документов хранились в Excel
Вручную
Сотрудники вручную отслеживали статусы документов: подписан, получен оригинал и т.д.
Задачи проекта
Повысить контроль за оборотом документов
Систематизировать и ускорить процесс согласования документов
Ускорить процедуру формирования договоров из заранее согласованных шаблонов
Автоматизировать процессы проектной деятельности
Решение и этапы реализации проекта
Для решения задачи юридического администрирования КОРУС Консалтинг СНГ предложил внедрить систему «1С:Документооборот».
1
Заказчиком были подготовлены требования
2
Принято совместное решение работать по гибкой методике (Agile)
3
Проект разбит на спринты (этапы) по приоритетам
4
Выпуск релизов с настроенной и доработанной конфигурацией 1С:Документооборот (на стадии реализации)
Особенности проекта
Была выбрана гибкая методика внедрения программного обеспечения: заказчик выделил ответственного сотрудника («владельца продукта»).
Это позволило получать постоянную экспертизу и поддерживать коммуникации с КОРУС Консалтинг СНГ.

Гибкая технология внедрения позволила клиенту:

  • Пользоваться продуктом уже через 3 недели после старта проекта.
  • Улучшать (дополнять) продукт важными функциями, потребность которых возникала в ходе реализации проекта.
  • Погружаться в работу с программным обеспечением и формировать чёткие требования для его развития.
  • Выставлять приоритеты внедряемых блоков согласно требованиям бизнеса.

Проект проходил на 100% в удалённом режиме

Команды Сбермаркетинг и КОРУС Консалтинг СНГ взаимодействовали онлайн, что повысило общую эффективность внедрения.

Результат внедрения
Что получил клиент?

Система позволила упорядочить документооборот с подрядчиками, сократить время согласования и подписания документов, контролировать оплату счетов и получение закрывающих документов.
Документы
Настроены виды и шаблоны документов, которые будут использоваться для проведения мероприятий.
Статусы
Документам присвоены статусы для оперативного контроля их согласования/подписания
Процессы
Построены базовые процессы работы над видами документов: это позволит контролировать сроки их исполнения
* Проект находится в активной фазе, на пороге пилотного проведения мероприятия, в юридической стороне которого будет участвовать 1С:Документооборот.
Перспективы развития сотрудничества
Следующий шаг автоматизации необходимых бизнес-процессов — интеграция системы 1С:Документооборот с сервисом электронного документооборота (ЭДО) от КОРУС Консалтинг СНГ. Сервис ЭДО позволит обмениваться документами с контрагентами за секунду.

Клиент сможет отправлять документы практически всем своим контрагентам, в том числе дочерним компаниям ПАО Сбербанк, в электронном виде, поскольку более 2 млн. юридических лиц подключены к сервису.
Реализованные проекты
Хотите уйти от бумажных документов?
Вам подойдёт решение «1C:Документооборот» для автоматизации процессов создания и обращения всех документов на предприятии. Значительно экономит время и упрощает работу с документами.
Узнать больше