Как в компании Essity на 100% сократили расходы на печать документов и их отправку дистанционным сотрудникам
Международной компании Essity удалось упростить обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками благодаря подключению к сервису КЭДО от СберКорус. Теперь около 90 сотрудников компании могут в несколько кликов подписывать и отправлять заявления на отпуск, приказы на командировки, допсоглашения и другие кадровые документы. А компания экономит около 250 000 рублей в год на бумаге, печати и доставке документов.
20.04.2024
О клиенте
Essity — один из ведущих производителей товаров личной гигиены и продукции медицинского назначения.
Проблема клиента
Компания испытывала сложности с обменом кадровыми документами с дистанционными сотрудниками. Три проблемы, которые создавали наибольшие сложности:
1. Рутинный процесс обмена документами мог занимать до 1 месяца. Специалист отдела кадров отправлял документы по электронной почте, сотрудник распечатывал, подписывал и направлял скан на проверку. После подтверждения корректности бумажный документ почтой отправляли в московский офис. В офисе бумаги подписывали и так же почтой отправляли обратно работнику.
2. Высокая нагрузка на кадровых специалистов, которым, помимо прочих задач, необходимо было постоянно отслеживать движение документов, проверять подписанные бумаги на корректность, сканировать, отправлять по почте или договариваться с курьерскими службами.
3. 250 000 рублей ежегодно — только на печать и отправку документов. На 90 дистанционных сотрудников, проживающих от Владивостока до Калининграда, уходило около 250 000 рублей в год. И это были затраты только на печать и доставку бумажных документов.
1. Рутинный процесс обмена документами мог занимать до 1 месяца. Специалист отдела кадров отправлял документы по электронной почте, сотрудник распечатывал, подписывал и направлял скан на проверку. После подтверждения корректности бумажный документ почтой отправляли в московский офис. В офисе бумаги подписывали и так же почтой отправляли обратно работнику.
2. Высокая нагрузка на кадровых специалистов, которым, помимо прочих задач, необходимо было постоянно отслеживать движение документов, проверять подписанные бумаги на корректность, сканировать, отправлять по почте или договариваться с курьерскими службами.
3. 250 000 рублей ежегодно — только на печать и отправку документов. На 90 дистанционных сотрудников, проживающих от Владивостока до Калининграда, уходило около 250 000 рублей в год. И это были затраты только на печать и доставку бумажных документов.
Решение и этапы реализации проекта
Перевод дистанционных сотрудников на кадровый электронный документооборот в компании Essity длился 6 месяцев — с апреля по сентябрь 2021 года. Внедрение выполнили в три этапа:
- Анализ расходов до внедрения КЭДО и расчет экономии после.
- Подготовка локальных нормативных актов, регулирующих КЭДО (издали Положение о КЭДО, изменили действующие ЛНА и согласие на обработку персональных данных).
- Обучение работников отдела кадров и сотрудников работе с сервисом и запуск.
Результат внедрения
Внедрение КЭДО позволило не просто решить эти проблемы, но и в целом наладить и упростить обмен документами с дистанционными сотрудниками.
1. 90 дистанционных сотрудников Essity получили возможность в пару кликов подписывать и отправлять кадровые документы;
2. 1 день потребовался на освоение сервиса кадровыми специалистами и сотрудниками;
3. на 100% сокращены расходы на печать документов и отправку их дистанционным сотрудникам;
4. на 20% сэкономлено рабочее время сотрудников отдела кадров;
5. на 25% снизились расходы на хранение документов в архиве.
1. 90 дистанционных сотрудников Essity получили возможность в пару кликов подписывать и отправлять кадровые документы;
2. 1 день потребовался на освоение сервиса кадровыми специалистами и сотрудниками;
3. на 100% сокращены расходы на печать документов и отправку их дистанционным сотрудникам;
4. на 20% сэкономлено рабочее время сотрудников отдела кадров;
5. на 25% снизились расходы на хранение документов в архиве.
«Из преимуществ КЭДО СберКорус можно отметить быстрый и очень удобный процесс авторизации сотрудников — по Сбер ID за 5-10 минут. Для себя мы особенно выделяем удобный и понятный интерфейс системы: всё очень интуитивно и просто. В процессе внедрения мы провели две обучающие сессии для наших сотрудников. Этого было достаточно для того, чтобы продукт был внедрён, и мы начали им активно пользоваться. Все наши сотрудники очень довольны новым сервисом»
Дарья Сандевска.
менеджер административно-кадрового департамента Essity
Заявка на подключение
