Проект Essity и СберКорус стал первым в России примером полного перехода крупной компании на обмен кадровыми документами с дистанционными сотрудниками в электронном виде.
Теперь сотрудники Essity могут отправлять заявления на отпуск, дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказы на командировки и другие кадровые документы и подписывать их электронной подписью за несколько кликов. На данный момент в сервис КЭДО СберКорус загружено около 90 сотрудников компании, которые уже отправили более 1000 документов.
В результате цифровизации кадрового документооборота в Essity появился простой и быстрый процесс взаимодействия с сотрудниками и было высвобождено до 25% рабочего времени сотрудников отдела персонала. На 100% сократились расходы на пересылку кадровых документов с дистанционными сотрудниками, до 25% сократились расходы, связанные с хранением документов в архиве. Также сократились расходы на печать и пересылку документов удаленным сотрудников.
Компания начала искать поставщика решения для цифровизации кадрового документооборота, когда появился проект закона, разрешающий подписывать электронной подписью кадровые документы с удаленными сотрудниками. Внедрение КЭДО продолжалось с начала апреля по середину сентября 2021 года, когда сотрудники Essity получили сообщение о прекращении работы с документами в бумажном виде и переходе на электронный обмен.
“Из преимуществ КЭДО СберКорус можно отметить быстрый и очень удобный процесс авторизации сотрудников. Сотрудники, имеющие Сбер ID, авторизуются самостоятельно, выпускают себе электронную подпись также самостоятельно, это занимает 5-10 минут. Для себя мы особенно выделяем удобный и понятный интерфейс системы: все очень интуитивно и просто. В процессе внедрения мы провели две обучающие сессии для наших сотрудников. Этого было достаточно для того, чтобы продукт был внедрен, и мы начали им активно пользоваться. Все наши сотрудники очень довольны новым сервисом”, — рассказала менеджер административно-кадрового департамента Essity Дарья Сандевска.
Подробно ознакомиться с опытом Essity по внедрению электронного кадрового документооборота можно на Youtube — Кейс внедрения КЭДО от СберКорус в компании ESSITY.
Сервис кадрового электронного документооборота (КЭДО) СберКорус запущен в начале апреля 2021 года. Сегодня среди пользователей сервиса уже есть компания 2GIS, промышленный гигант AKOM, торгово-производственная компания “Стандартпарк” и другие. С момента запуска в сервисе отправлено 2500 заявлений на отпуск, 3200 приказов о направлении работника в командировку, около 400 приказов о приеме на работу и тысячи других документов.
В сервисе есть калькулятор для расчета экономии денег при переходе на кадровый электронный документооборот, который поможет компании любого размера понять, сколько именно денег экономит электронный кадровый документооборот. Чтобы увидеть сумму экономии в рублях, нужно внести данные о количестве сотрудников, средней “текучке” кадров, количестве кадровиков и их зарплате. Например, при штате в 300 человек, уровне текучки кадров 10%, с 8 сотрудниками кадрового департамента с зарплатой 120 000 руб., экономия от перехода на электронный кадровый документооборот составит 483 000 руб. в год. А если в штате работает 1000 человек при текучке 20%, а в кадровом департаменте 12 кадровиков со средней зарплатой 120 000 руб., то экономия составит уже 2 055 000 руб. в год. Эта сумма складывается из затрат на оплату рабочего времени кадровиков на оформление документов и экономии на расходных материалах и услугах доставки документов.