ТС Магнит стала первой, кто ввел использование электронного договора на поставку товаров

По итогам нескольких месяцев, к схеме присоединились порядка 700 поставщиков и были подписаны первые договоры.

На сегодняшний день, партнерская сеть «Магнит» насчитывает около 5 000 партнеров, большая половина которых находится в регионах. Прежде бумажная работа по подписанию договора занимала большое количество времени. Договор поставки состоит из 14 страниц, приложения порядка 13 листов. Для проверки договора сотрудник затрачивал около 40 минут, а далее около часа занимала регистрация договора в штатной учетной системе. Далее следовал этап обмена документами, который длился более 7 дней. После завершения поставки каждый договор попадал в архив, где он должен был храниться около 10 лет. Как видно, весь процесс представлял собой сплошные временные и экономические издержки. Для упрощения типовых процедур, «Магнит» стал использовать цифровую форму договора. В результате, время проверки документов сократилось, буквально в разы, до 2-х минут. Регистрация в учетной системе происходит теперь автоматически, а обмен документами происходит в режиме онлайн.

Пройдя регистрацию на платформе ТС, торговый партнер заполняет необходимую форму с реквизитами. Изучив текст договора и приложений к нему, поставщик может оформить протокол разногласий, если указанные условия ему не подходят. Протокол загружается в систему, вместе с учредительными документами и передается ритейлеру для проверки. В режиме онлайн Торговая сеть знакомится с приложенными документами и утверждает их, в случае отсутствия противоречий или отклоняет и возвращает на доработку. Эта система полностью исключает необходимость ведения бумажного архива.

Новую технологию по достоинству оценили в ФНС России. Там отметили произошедший прогресс в области визуализации текстовой формы договора за счет использования инноваций.

«Магнит» является первым участником рынка, который подписал электронные договоры с поставщиками. Предыдущая практика договорной работы имела крупные риски для обеих сторон, так как существовала возможность внесения любых изменений до загрузки документа в систему. В связи с этим каждая сторона была вынуждена перепроверять текст документа неоднократно на предмет расхождений. Новый электронный документ является нередактируемым. Каждая из сторон может менять только свою часть. После прохождения этапа подписания, документ имеет защиту от изменений. Конфиденциальность передаваемой и получаемой информации обеспечивается безопасностью передачи информации через провайдеров. В компании сообщили, что в планах на 2020 год перевод всех поставщиков торговой сети на новую схему.

Новая технология уже получила высокую оценку на конкурсе ECR AWARD (Efficient Consumer Response) в конце 2019 года. На прошедшем мероприятии, которое представляет собой площадку для объединения экспертов розничной торговли и FMCG-индустрии проекту отдали приз в номинации «Лучший инновационный кейс».