Расходы на поездки часто являются областью неопределенности для бизнеса. Эта статья расходов трудно поддается контролю, ввиду отсутствия согласованной практики работы с ними.
Командировочные расходы невозможно считать прозрачными, если:
- Трудно предсказать поездки и связанные с этим расходы;
- Превышены бюджеты с отчетами о расходах;
- Сотрудники не регистрируют свои поездки через определенную единую систему.
Неправильно забронированные поездки и отчеты об отсроченных расходах могут вызвать проблемы с ожиданием возмещения и сюрпризы в конце финансового года. Случается так, что сотрудники вынуждены оплачивать командировочные расходы самостоятельно, если процесс возмещения командировки занимает слишком много времени.
Иногда сотрудники не знают о надлежащей практике; иногда они бронируют поездку быстрее и проще. Если перед бронированием сложно утвердить поездки и своевременно представить отчеты о расходах, это часто приводит к:
- Неясным расходам, неточному бюджету и неожиданным запросам на возмещение путевых расходов;
- Узкие места в процессах утверждения;
- Необоснованная трата времени.
Существует облачное решение, позволяющее легко учитывать, управлять расходами и составлять отчеты о них.
Держите ваши командировочные расходы под контролем.
Управление счетами и накладными расходами с помощью системы Corcult от КОРУС Консалтинг СНГ облегчает составление отчетов о расходах.
Сотрудники хотят утверждать свои планы поездок и легко представлять свои отчеты о расходах, а менеджеры хотят просто утверждать их. Управление счетами командировок и расходов Corcult отвечает обоим ожиданиям.
Получите максимум удобства при оформлении командировок.
Простая в интеграции система управления командировками поможет контролировать расходы вашей организации. Достичь полной прозрачности легче всего, когда все планы поездок подготавливаются и утверждаются по одной и той же системе:
- 1. Сотрудник планирует командировку
- 2. Отправляет на согласование менеджеру проекта или руководителю отдела.
- 3. Бронь подтверждается ответственным лицом
- 4. Оформляется заявка на оплату расходов.
В программном продукте Corcult операции по оплате и перечислению денежных средств на карту сотрудника пока осуществляются вручную. К примеру, в похожем продукте от Basware система автоматически акцептует заявку на командировку, при условии, что окончательные расходы не превышают приемлемых затрат. Деньги резервируются сразу после подачи заявки. Таким образом, бюджеты остаются под контролем.
Отчеты и возмещение быстрее
Зарубежные коллеги из компании Basware, упростили отчетность, внедрив возможность отправки мобильных квитанций. Сотрудники могут сразу заявить о своих расходах, чтобы получить компенсацию быстрее. Количество обременительных документов уменьшается, а процесс отчетности о расходах становится проще.
На данный момент нашей компанией ведется разработка принципиально новой версии Corcult, с улучшенной мобильной версткой, которая позволит расширить возможности для работы в том числе и со смартфона. В новинке будет внедрен ЭДО, который позволит предоставлять все отчетные командировочные документы, а также документы, подтверждающие расходы, в электронном виде.