Как перейти на электронный кадровый документооборот

#блог
эксперимент с электронными кадровыми документами
Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников. Чтобы повысить прозрачность, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат.

В статье рассмотрим, в чем плюсы перехода на кадровый электронный документооборот и какие есть решения для организации КЭДО.

Бумажный и электронный кадровый документооборот

К кадровым документам относят: трудовой договор, приказы, предупреждения, графики, извещения, инструкции и др. Они необходимы для контроля и регулирования кадровых процессов. Без рабочей системы кадрового делопроизводства сотрудники могут лишиться льгот и выплат, а компания получит штрафы от контролирующих органов.

В среднем за год на одного сотрудника компания может оформить около 30 кадровых бумажных документов. Расходы на печать, доставку и хранение, а также потеря времени на организацию процессов и поиск в архиве делают бумажный документооборот затратным и неудобным. Рассмотрим на примере.

Стандартная схема кадрового документооборота при оформлении отпуска

1
Сотруднику необходимо составить заявление по шаблону и подписать у руководителя. Ошибки и неточности затрудняют и удлиняют процесс, личная встреча с руководителем требует времени.
2
Руководитель должен свериться с графиком, проверить заявление и подписать документ. Снова трата времени.
3
Подписанное заявление на отпуск сотрудник должен лично отнести в отдел кадров. Дождаться приказа об отпуске и подписать его. Только после этого кадровый сотрудник направит документы в бухгалтерию для выплаты отпускных.
4
Бухгалтер проверяет заявление, формирует бланк выплаты и направляет в банк.
5
Когда бухгалтер оформит все документы, кадровый сотрудник должен подшить приказ об отпуске в личное дело работника.
В лучшем случае весь процесс займет около часа, а может затянуться до нескольких дней.

Тот же самый процесс в электронном формате можно пройти быстрее. Нужно заполнить электронный бланк, подписать электронной подписью и отправить руководителю за несколько кликов. Не нужно печатать, ходить по кабинетам или отправлять документ курьером. Когда электронное заявление пройдет все этапы утверждения, кадровому специалисту не нужно подшивать его в дело. Система автоматически сохранит документ в электронном архиве. Найти его в случае необходимости можно за секунду. А ошибки в электронных документах можно легко исправить.

КЭДО позволяет быстро обмениваться данными, легко их обрабатывать, а также экономить на ресурсах. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.

Кроме того, пандемия помогла многим убедиться в удобстве удаленной работы. По исследованиям и опросам, многие компании и сотрудники не вернутся в офисы. В таком случае без кадрового электронного документооборота в решении кадровых задач не обойтись.
Переходите на электронный кадровый документооборот
Подписывайте кадровые документы с сотрудниками в электронном формате с помощью онлайн-сервиса КЭДО от СберКорус. Поможем перейти на КЭДО быстро и легко.

Эксперимент с электронными кадровыми документами

Государство с помощью КЭДО планирует повысить прозрачность кадрового делопроизводства и контроль над работой компаний. Поэтому Минтруд решил провести эксперимент по переводу бумажных кадровых документов в электронные. Суть заключается в том, что компании протестируют возможности и механизмы работы с КЭДО на собственных бизнес-процессах и дадут обратную связь.

Эксперимент продлится до 31 марта 2021 года. Подать заявку в Минтруд можно было до 1 декабря 2020 года, а начать переход на КЭДО по собственному усмотрению. Участвуют только юрлица. Они также вправе самостоятельно выбрать виды документов для перевода в электронный формат. Сотрудники с дистанционным трудовым договором не участвуют в эксперименте.

В результате Минтруд соберет отчеты о проведении эксперимента и адаптирует правила перевода кадровых документов в электронные. Так кадровый электронный документооборот станет доступным для всех компаний ориентировочно с весны 2021 года. Пока точно неизвестно, будет ли КЭДО обязательным или останется добровольным. И хотя к бумажным документам все еще больше доверия, бизнес и госорганы активно переходят на электронный формат из-за удобства, скорости и экономии.

Переход на кадровый электронный документооборот

Чтобы перейти на кадровый документооборот в электронном формате, компании необходимо:
1
Выбрать подразделения и типы документов для перевода в электронный формат.
2
Разработать внутренние правила перехода и регулирования КЭДО. В нормативных актах нужно отразить порядок перехода, виды электронных подписей и принципы использования, порядок обработки персональных данных.
3
Оповестить работников, получить от них письменное заявление о переходе на КЭДО и утвердить список.
4
Рассказать сотрудникам о новых правилах работы.
5
Если необходимо, подготовить и внести изменения в коллективные договоры.
Необязательно полностью переходить на КЭДО, проще начать с самых популярных документов, ошибки в которых не приведут к нарушению закона. Так вы сможете протестировать новый формат работы без дополнительных трудностей. Согласно 122-ФЗ, любые кадровые документы можно перевести в электронный формат.

Информационная система для КЭДО

Для перехода на КЭДО нужна информационная система. Компания может воспользоваться системой «Работа в России», разработать собственную систему или выбрать готовое решение.
«Работа в России» (trudvsem.ru)
Государственный портал, с помощью которого сотрудники компании с КЭДО могут подписывать документы простой электронной подписью. Для этого потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Система «Работа в России» полностью бесплатна, не требует доработок, а также обеспечивает все условия для сохранности кадровых электронных документов. Однако функций системы недостаточно для полного перехода на КЭДО.

На этапе эксперимента через портал можно подписать только:
  • электронный трудовой договор
  • электронный ученический договор
  • электронный договор о материальной ответственности
  • электронный договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Поэтому многие участники кадрового ЭДО выбирают платные сервисы с большим количеством документов или разрабатывают собственные системы.
Перейти на КЭДО без портала «Работа в России» не получится.
Для любого варианта информационной системы нужна интеграция. Сотрудник по заявлению имеет право получать документы от работодателя через портал.
Интеграция всех информационных систем с госпорталом «Работа в России» и Госуслугами способствует обеспечению прав сотрудников. Кадровые документы через них автоматически попадают в Минтруд. Например, после увольнения сотрудника все данные останутся в их базе.
Собственная информационная система (ИС)
Разработка собственной информационной системы участника КЭДО — сложный и дорогостоящий процесс. Необходимо самостоятельно адаптировать кадровое делопроизводство, настроить процессы подписания, обмена, учета и хранения электронных кадровых документов (до 50 лет). Организовать архив нужно с учетом закона и требований ГОСТ. Нарушения в формате или правилах хранения электронных документов могут привести к потере важной информации и штрафам.

Также участник должен обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО. Расходы на выпуск электронных подписей тоже ложатся на компанию.

Поэтому проще всего подключиться к платному сервису, чтобы без дополнительных затрат и сложностей начать переход на электронный документооборот в кадрах.
Платные сервисы
Позволяют подписывать, обмениваться и хранить электронные кадровые документы по правилам законодательства. Участнику электронного кадрового делопроизводства не нужно тратить время и средства на соответствие требованиям и стандартам.

Платный сервис может стать наиболее оптимальным вариантом автоматизации кадрового ЭДО, потому что:
  • Позволяет подписывать все кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.
  • Регламентирует, какими электронными подписями подписывать кадровые документы.
  • Позволяет использовать все типы кадровых документов.
  • Интегрируется с учетными системами (SAP, 1C, Битрикс и др.).
  • Помогает перейти на КЭДО без дополнительных затрат на разработку.

Выбирать лучше опытных вендоров, с хорошей репутацией.
Поможем перейти на кадровый ЭДО быстро и легко
В сервисе КЭДО от СберКорус вы сможете подписывать, обмениваться и хранить кадровые электронные документы по правилам законодательства
Документ

Электронная подпись в кадровых документах

Есть три вида подписи:

Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП)

Равнозначна подписи от руки. Обладает наибольшей степенью защиты и широкими возможностями.
Ее выдает только аккредитованный Минцифры РФ удостоверяющий центр.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП)

Подпись с высоким уровнем криптографической защиты. Подходит для подписания кадровых электронных документов. Выдает УНЭП удостоверяющий центр без аккредитации, поэтому цена ниже.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это пара логин/пароль,
имя в e-mail, смс-подтверждения и др.
Генерируется в системе.

Работодателю для перехода на КЭДО и подписания документов подходит только УКЭП.
Сотрудники компании, использующей электронный документооборот в кадровой службе, могут подписывать кадровые документы другими видами электронной подписи. Это зависит от внутренних норм кадрового делопроизводства и информационной системы.

Портал «Работа в России» позволяет сотрудникам подписывать электронные документы простой электронной подписью.

Для работы с КЭДО в собственных системах и платных сервисах сотрудникам подойдет УКЭП или УНЭП. Выпуск подписей обеспечивается средствами компании.
В сервисе КЭДО от СберКорус усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) для сотрудников выпускается бесплатно.

О КЭДО коротко

Цель внедрения
Переход на КЭДО поможет компаниям повысить прозрачность и ускорить кадровый документооборот. А для государства КЭДО — способ повысить контроль за компаниями и их кадрами.
Эксперимент
Минтруд разработал законодательную базу и начал эксперимент по внедрению электронного кадрового документооборота, чтобы протестировать процессы в реальных условиях и получить обратную связь.

Весной 2021 года работать с кадровыми документами онлайн смогут все компании. Для этого им потребуется выбрать типы документов, составить внутренние правила, подготовить сотрудников и определиться с информационной системой.
Способы работы
Есть три варианта ИС: «Работа в России», собственная ИС и платные сервисы. Госпортал не обладает нужным количеством функций для перехода на КЭДО и не подойдет компаниям с большим количеством сотрудников. Разработать свою ИС сложно и дорого, поэтому оптимальным вариантом может стать платный сервис.
«Работа в России»
Любой вариант информационной системы должен интегрироваться с госпорталом «Работа в России». Обмениваться и подписывать некоторые виды электронных кадровых документов можно бесплатно на портале. Еще один плюс государственной системы — сотрудники могут использовать простую электронную подпись.
Электронная подпись
Руководители компании, независимо от ИС, должны подписывать электронные кадровые документы квалифицированной электронной подписью, другие виды не подойдут.
Чтобы вовремя и эффективно перестроиться на новую систему работы с кадровым делопроизводством, начинайте готовить нормативную базу и сотрудников заранее.
Подключить КЭДО
Если у вас есть вопросы по организации КЭДО, оставьте заявку. Мы проконсультируем и поможем с выбором.