Как перейти на электронный кадровый документооборот

Эффективная система работы с кадровыми документами позволяет компании верно оформить трудовые отношения, организовать управление персоналом и закрепить основы регулирования взаимодействия сотрудников. Чтобы повысить прозрачность, упростить и ускорить кадровое делопроизводство, государство запустило эксперимент по переводу кадровых документов в электронный формат.

В статье рассмотрим, в чем плюсы перехода на кадровый электронный документооборот и какие есть решения для организации КЭДО.

К кадровым документам относят: трудовой договор, приказы, предупреждения, графики, извещения, инструкции и др. Они необходимы для контроля и регулирования кадровых процессов. Без рабочей системы кадрового делопроизводства сотрудники могут лишиться льгот и выплат, а компания получит штрафы от контролирующих органов.

В среднем за год на одного сотрудника компания может оформить около 30 кадровых бумажных документов. Расходы на печать, доставку и хранение, а также потеря времени на организацию процессов и поиск в архиве делают бумажный документооборот затратным и неудобным. Рассмотрим на примере.

В лучшем случае весь процесс займет около часа, а может затянуться до нескольких дней.

Тот же самый процесс в электронном формате можно пройти быстрее. Нужно заполнить электронный бланк, подписать электронной подписью и отправить руководителю за несколько кликов. Не нужно печатать, ходить по кабинетам или отправлять документ курьером. Когда электронное заявление пройдет все этапы утверждения, кадровому специалисту не нужно подшивать его в дело. Система автоматически сохранит документ в электронном архиве. Найти его в случае необходимости можно за секунду. А ошибки в электронных документах можно легко исправить.

КЭДО позволяет быстро обмениваться данными, легко их обрабатывать, а также экономить на ресурсах. Поэтому многие компании постепенно переходят на электронный формат работы.

Кроме того, пандемия помогла многим убедиться в удобстве удаленной работы. По исследованиям и опросам, многие компании и сотрудники не вернутся в офисы. В таком случае без кадрового электронного документооборота в решении кадровых задач не обойтись.

Государство с помощью КЭДО планирует повысить прозрачность кадрового делопроизводства и контроль над работой компаний. Поэтому Минтруд решил провести эксперимент по переводу бумажных кадровых документов в электронные. Суть заключается в том, что компании протестируют возможности и механизмы работы с КЭДО на собственных бизнес-процессах и дадут обратную связь.

Эксперимент продлится до 15 ноября 2021 года. Подать заявку в Минтруд можно до 30 мая 2021 года, а начать переход на КЭДО по собственному усмотрению. Участвуют только юрлица. Они также вправе самостоятельно выбрать виды документов для перевода в электронный формат. Сотрудники с дистанционным трудовым договором не участвуют в эксперименте.

В результате Минтруд соберет отчеты о проведении эксперимента и адаптирует правила перевода кадровых документов в электронные. Пока точно неизвестно, будет ли КЭДО обязательным или останется добровольным. И хотя к бумажным документам все еще больше доверия, бизнес и госорганы активно переходят на электронный формат из-за удобства, скорости и экономии.

Чтобы перейти на кадровый документооборот в электронном формате, компании необходимо:

Необязательно полностью переходить на КЭДО, проще начать с самых популярных документов, ошибки в которых не приведут к нарушению закона. Так вы сможете протестировать новый формат работы без дополнительных трудностей. Согласно 122-ФЗ, любые кадровые документы можно перевести в электронный формат.

Для перехода на КЭДО нужна информационная система. Компания может воспользоваться системой «Работа в России», разработать собственную систему или выбрать готовое решение.

Государственный портал, с помощью которого сотрудники компании с КЭДО могут подписывать документы простой электронной подписью. Для этого потребуется подтвержденная учетная запись на Госуслугах.

Система «Работа в России» полностью бесплатна, не требует доработок, а также обеспечивает все условия для сохранности кадровых электронных документов. Однако функций системы недостаточно для полного перехода на КЭДО.

На этапе эксперимента через портал можно подписать только:

• электронный трудовой договор
• электронный ученический договор
• электронный договор о материальной ответственности
• электронный договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы

Поэтому многие участники кадрового ЭДО выбирают платные сервисы с большим количеством документов или разрабатывают собственные системы.

Интеграция всех информационных систем с госпорталом «Работа в России» и Госуслугами способствует обеспечению прав сотрудников. Кадровые документы через них автоматически попадают в Минтруд. Например, после увольнения сотрудника все данные останутся в их базе.

Разработка собственной информационной системы участника КЭДО — сложный и дорогостоящий процесс. Необходимо самостоятельно адаптировать кадровое делопроизводство, настроить процессы подписания, обмена, учета и хранения электронных кадровых документов (до 50 лет). Организовать архив нужно с учетом закона и требований ГОСТ. Нарушения в формате или правилах хранения электронных документов могут привести к потере важной информации и штрафам.

Также участник должен обеспечить интеграцию собственной ИС с порталом «Работа в России», чтобы государство могло контролировать КЭДО. Расходы на выпуск электронных подписей тоже ложатся на компанию.

Поэтому проще всего подключиться к платному сервису, чтобы без дополнительных затрат и сложностей начать переход на электронный документооборот в кадрах.

Позволяют подписывать, обмениваться и хранить электронные кадровые документы по правилам законодательства. Участнику электронного кадрового делопроизводства не нужно тратить время и средства на соответствие требованиям и стандартам.

Платный сервис может стать наиболее оптимальным вариантом автоматизации кадрового ЭДО, потому что:

• Позволяет подписывать все кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге.
• Регламентирует, какими электронными подписями подписывать кадровые документы.
• Позволяет использовать все типы кадровых документов.
• Интегрируется с учетными системами (SAP, 1C, Битрикс и др.).
• Помогает перейти на КЭДО без дополнительных затрат на разработку.

Выбирать лучше опытных вендоров, с хорошей репутацией.

Есть три вида подписи:

Работодателю для перехода на КЭДО и подписания документов подходит только УКЭП.
Сотрудники компании, использующей электронный документооборот в кадровой службе, могут подписывать кадровые документы другими видами электронной подписи. Это зависит от внутренних норм кадрового делопроизводства и информационной системы.

Портал «Работа в России» позволяет сотрудникам подписывать электронные документы простой электронной подписью.

Для работы с КЭДО в собственных системах и платных сервисах сотрудникам подойдет УКЭП или УНЭП. Выпуск подписей обеспечивается средствами компании.

Чтобы вовремя и эффективно перестроиться на новую систему работы с кадровым делопроизводством, начинайте готовить нормативную базу и сотрудников заранее.