Как работать с самозанятым бухгалтером?

Предприниматели и организации могут по разным причинам захотеть заключить договор с самозанятым бухгалтером. Например, малому бизнесу нужно сдавать минимальное количество отчётности на льготных режимах налогообложения, и держать у себя специалиста в штате попросту невыгодно. А среднему и крупному бизнесу бухгалтер-фрилансер может понадобиться, чтобы помочь штатному сотруднику. Выясним, может ли бухгалтер быть самозанятым, что нужно учесть перед оформлением договора с ним. 

Особенности работы с бухгалтером-самозанятым

Начнём с того, что бухгалтер имеет право быть самозанятым и оказывать услуги различным клиентам: и ИП, и компаниям. Главное, чтобы годовой доход специалиста не превышал 2,4 млн руб. в год, а также отсутствовали наёмные работники. Единственное, бухгалтер не сможет выполнять заказы своего бывшего работодателя, если с момента разрыва трудовых отношений не прошло более 2 лет. Обо всех ограничениях в работе самозанятых можно узнать в ст. 4 и 6 закона № 422-ФЗ. 

Особое внимание обратите на ваш образец договора с самозанятым бухгалтером. Важно правильно его оформить, чтобы при проверках ФНС не сочла гражданско-правовую сделку трудовым контрактом. В противном случае нанимателя привлекут к административной и налоговой ответственности:

1. Ч. 4 и 5 ст. 5.27 КоАП РФ устанавливает штрафы до 100 тыс. руб. для фирм и до 10 тыс. руб. для ИП. Если подмена трудовых отношений была неоднократной, то сумма штрафа увеличивается до 200 тыс. руб. для юридических лиц и до 40 тыс. руб. для предпринимателей.

2. В рамках ст. 54.1 НК РФ расходы на исполнителя могут не зачесть, и потому заказчику не удастся уменьшить налогооблагаемую базу. 

3. Доначисление НДФЛ и обязательная уплата страховых взносов за фрилансера. 

О том, как ФНС определяет подмену трудовых отношений, мы писали в отдельной статье.

Перед заключением договора оказания услуг с самозанятым бухгалтером необходимо проверить его на благонадёжность. С помощью Сервиса проверки физических лиц (СПФЛ) от СберКорус вы сможете узнать:

• действительно ли у исполнителя есть статус самозанятого на дату заключения договора;

• какие у него есть долги перед государством и/или другими контрагентами;

• не находится ли специалист в процедуре банкротства;

• действителен ли паспорт фрилансера;

• не находится ли бухгалтер в розыске (например, за совершение экономических преступлений).

Предварительная проверка контрагента позволит выбрать добросовестного кандидата для сотрудничества и снизит риски дополнительных непредвиденных расходов в будущем. 

Как правильно заключить договор?

Юридически корректно составленный договор будет выглядеть следующим образом:

1. Стороны необходимо обозначить как «Исполнитель» (бухгалтер) и «Заказчик» (наниматель). Ни в коем случае нельзя использовать формулировки «Работник» и «Работодатель» — тогда риски того, что сделку признают трудовой, возрастают.

2. В документе обозначьте, что бухгалтер сотрудничает с вами в качестве самозанятого. Если написать просто «Гражданин» или «Гражданка», то налоговая при проверке может счесть, что договор был заключён с обычным физическим лицом. В этом случае заказчик будет выступать как налоговый агент, обязанный уплачивать за исполнителя НДФЛ. Самозанятый платит налоги лично, нанимателю ничего делать не нужно.

3. В договоре нужно прописать обязанность бухгалтера сообщать заказчику, что он утратил статус самозанятого. Это же может стать поводом для расторжения сделки, поскольку сотрудничество с физическим лицом — это дополнительные расходы нанимателю. 

4. Обязательно укажите крайние сроки сдачи актов оказанных услуг и чеков из приложения «Мой налог», чтобы вы смогли своевременно отчитаться перед ФНС. 

5. Чётко обозначьте, какие услуги может оказывать самозанятый бухгалтер. Возможно, вам нужен специалист, занимающийся расчётами с сотрудниками. А может, вам нужен помощник для отправки отчётности в государственные органы. Потому в документе стоит указать конкретно, чем будет заниматься бухгалтер — например, составлением декларации по УСН «Доходы» за 2023 год, или подготовкой документов для выплаты зарплаты работникам в течение 2024 года. Описание задач необходимо, поскольку гражданско-правовые договоры предполагают наличие какого-то результата в итоге. Это отличает их от трудовых контрактов. Ни в коем случае положения договора не должны напоминать должностную инструкцию. 

6. Установите санкции за нарушение обязанностей. Это может быть неустойка или штраф. 

Как правило, самозанятые бухгалтеры оказывают услуги заказчикам удалённо. Потому важно, чтобы у нанимателя на руках были все закрывающие документы, чтобы при необходимости предоставить их в налоговую инспекцию. 

Электронный документооборот с самозанятыми обеспечивает сервис «Подписант». Главные плюсы работы в системе:

• можно подписывать все документы онлайн всего за 2 минуты с любой точки мира — договоры, акты, счета;

• все входящие документы бесплатны, клиент оплачивает тариф только за исходящую корреспонденцию;

• быстрое подключение самозанятых к сервису через ссылку-приглашение, которую можно отправить по электронной почте или через мессенджеры.