Сдача отчетности в ФСС

#блог
В статье расскажем, кто должен отчитываться перед Фондом социального страхования, когда и в какой форме. Разберем способы сдачи электронной отчетности и штрафы за нарушение сроков.

Кто сдает отчетность в ФСС

Сдавать отчеты в ФСС необходимо юрлицу, предпринимателю или физическому лицу, если они заключили трудовой или гражданско-правовой договор с работниками на выполнение работ или оказание услуг. В случае с физлицом это может быть личный водитель, повар, няня и другие специалисты, сотрудничество с которыми оформлено по закону.
Формат отчетности
Согласно ст. 24 125-ФЗ, сдавать электронную отчетность в ФСС нужно, если в компании работает более 25 сотрудников. Это относится ко всем компаниям, в том числе ко вновь созданным или реорганизованным компаниям. Если сотрудников по трудовому или гражданско-правовому договору 25 и менее, сдавать отчетность в ФСС можно на бумаге.

Отчетность 4-ФСС: сроки и форма

Форма 4-ФСС отражает только расчеты на обязательное страхование в случаях травматизма и профессиональных заболеваний. 4-ФСС сдают ежеквартально по месту нахождения организации или по месту жительства ИП. График зависит от формы:

  • Бумажный отчет — до 20 числа в апреле, июле, октябре и январе.
  • Электронный отчет — до 25 числа в апреле, июле, октябре и январе.
Если дата окончания срока сдачи отчета выпадает на выходной, срок переносится на первый рабочий день, следующий за днем отчета. Например, если 25 апреля выпадает на субботу, сдать электронный отчет в ФСС можно до 27 апреля включительно.

Форма отчета может меняться и дополняться. Проверить актуальность формы и скачать новую можно на сайте Фонда социального страхования. Отчет 4-ФСС состоит из титульного листа и пяти таблиц.
Титульный лист
Нужно указать основные данные страхователя, адрес и среднесписочную численность сотрудников. Количество сотрудников рассчитывается по правилам 2.4.1 Приказа Росстата № 711.
Таблица 1
Данные о расчетной базе для начисления взносов за отчетный период. Таблицу 1.1 заполняют в случае, если сотрудников направляли в другие компании по договору о предоставлении труда персонала.
Таблица 2
Данные о начисленных и уплаченных страховых взносах за отчетный период и с начала года (данные по счету 69.11 из оборотно-сальдовой ведомости). В 19 строке нужно отразить долг перед ФСС, если он есть. Если долг со стороны ФСС, его отражают в графе 9.
Таблица 3
Расходы на больничные по профзаболеваниям и несчастным случаям на производстве. Сюда же вносят затраты на предупредительные меры (9 строка) по сокращению производственного травматизма и профзаболеваний.
Таблица 4
Данные из актов о несчастных случаях на производстве. Отражает количество пострадавших.
Таблица 5
Сведения о результатах спецоценки условий труда и проведенных медосмотрах на начало года.
Обязательными для заполнения являются только таблицы 1, 2 и 5. Таблицы 1.1, 3 и 4 заполняются только при наличии показателей.
Воспользуйтесь сервисом «СФЕРА Отчетность»
С ним вы сможете сдать электронный отчет 4-ФСС правильно и вовремя.

Как отправить отчет 4-ФСС в фонд

Если у вас менее 25 сотрудников, можно отчитываться на бумаге.
Для этого необходимо:
1
Скачать актуальную форму отчета на сайте ФСС.
2
Заполнить титульный лист и таблицы от руки черной ручкой или заполнить на компьютере и распечатать.
3
Подписать и поставить печать, если есть.
4
Доставить отчет в фонд лично, через представителя или по почте письмом с описью.
Если сотрудников 26 и более, отчитываться перед ФСС можно только онлайн.
Для этого необходимо:
1
Заполнить актуальную форму 4-ФСС в учетной системе 1С или другой.
2
Подписать квалифицированной электронной подписью.
3
Отправить отчет с помощью личного кабинета на сайте или сервиса сдачи электронной отчетности.

Сдача нулевой отчетности 4-ФСС

Сдавать 4-ФСС нужно, даже если не было выплат зарплаты по договору, если деятельность приостановлена или еще не начата. В таких случаях форму отправляют с нулевыми показателями. Заполняется только титульный лист, таблица 1, 2 и 5. Есть особенности: иногда в таблицах нужно поставить прочерки, иногда ноли, а иногда — оставить поля пустыми. Разберем подробнее.

Ноли ставят в титульном листе. В поле с ИНН в последних двух ячейках, если ИНН вашей компании состоит из 10 цифр. Такое же правило для ОГРН: в первых двух ячейках 15-значного поля проставьте нули, если ваш код состоит из 13 цифр.

Разделы «Прекращение деятельности» и «Бюджетная организация» нужно оставить пустыми, если они не имеют отношения к вашему статусу.

Прочерки ставят тогда, когда нет данных для заполнения. Но в обязательных таблицах нельзя поставить прочерки везде. Нужно указать:
  • Страховой тариф — таблица 1, строка 5.
  • Сумма по тарифу, надбавки и льготы — таблица 1, строка 9. Если тариф менялся, это тоже нужно отразить в дополнительных строках.
  • Задолженность или переплата по взносам, информация о расчетах по долгу — таблица 5.
Сроки сдачи для нулевой 4-ФСС такие же: бумажная до 20 числа отчетного периода, электронная — до 25 числа. Если последняя дата срока выпадает на выходной, срок сдвигается до следующего первого рабочего дня. Форма подачи тоже зависит от количества сотрудников.

За нарушения сроков и формы подачи нулевой отчетности в ФСС такие же штрафы, как для обычного отчета 4-ФСС.
Воспользуйтесь сервисом «СФЕРА Отчетность».
С ним вы сможете сдать отчетность в ФСС онлайн из любого места, где есть интернет, и в удобное для вас время.

Как отчитываться перед ФСС

Отчитываться перед Фондом социального страхования быстрее и проще онлайн, независимо от количества сотрудников. Не нужно печатать документы, тратить время и средства на доставку, а потом хранить бумагу в архивах.

Чтобы отправить отчетность в ФСС через сервис «СФЕРА Отчетность», нужно выполнить всего три шага:
1
Создайте отчет
В привычной вам учетной системе.
2
Загрузите файл в сервис и проверьте данные
В поле «Абонент» — наименование организации, в «Отправитель сообщения» — ФИО субъекта активного сертификата подписи того, кто подпишет отчеты. Обратите внимание на: Номер страхователя в ФСС, Отчетный год, Отчетный период и наименование файла.
3
Подпишите и отправьте отчет
Проставьте отметку напротив отправляемых файлов и нажмите кнопку «Подписать и отправить». Статус отчета можно смотреть в личном кабинете в Реестре документов.

Электронная подпись для сдачи отчетности онлайн

Электронную отчетность для ФСС и других госорганов необходимо подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). КЭП наделяет документ юридической силой и защищает от изменений. 

Получать КЭП нужно только в аккредитованном Минцифры РФ удостоверяющем центре.
Электронная подпись в подарок
При покупке годового обслуживания сервиса «СФЕРА Отчетность»

Штрафы за нарушения сдачи отчетности в ФСС

Несвоевременная сдача отчетности грозит штрафами от ФСС.
200 ₽
Если сдали бумажную отчетность вместо электронной (когда сотрудников 25 и более).
5% от суммы взноса (от 1 000 ₽ до 30% от общей суммы взноса)
При нарушении срока сдачи 4-ФСС за каждый месяц (п. 1 ст. 26.30 125-ФЗ).
300—500 ₽ 
Штраф директору или главному бухгалтеру за нарушение сроков сдачи отчетности в ФСС (ч. 2 ст. 15.33 КоАП).
Сдача отчетности в электронном виде с помощью сервиса «СФЕРА Отчетность» позволит сэкономить время, устранить ошибки и избежать штрафов за нарушения.

Лист нетрудоспособности

Государство запустило проект «Прямые выплаты», в рамках которого сотрудники получают пособия от ФСС. Большая часть регионов уже перешла на новые правила, а с 1 января 2021 года присоединяются еще 8 регионов, в том числе Москва и Санкт-Петербург.

Фонд выплачивает пособия напрямую, при этом способ расчета не меняется. Работодатели платят взносы по 4-ФСС в полном объеме, без уменьшения на сумму расходов на оплату больничных листов и различных пособий. Цель проекта: обеспечить полную выплату пособий независимо от финансового состояния работодателя и снизить ошибки в расчете сумм.

Как это работает. Застрахованный сотрудник направляет заявление и документы в подтверждение права на пособие работодателю. Работодатель отправляет данные в ФСС онлайн или на бумаге. Расчетом и перечислением пособия занимается региональное отделение фонда, а не бухгалтерия.

Как отправить лист нетрудоспособности в ФСС

Процедура подачи листа нетрудоспособности зависит от формы.
Бумажный вариант листа нетрудоспособности (ЛН)
1
Застрахованный направляет работодателю заявление для пособий и подтверждение причины (больничный, медицинское заключение и др.).
2
Если нужно, работодатель рассчитывает и выплачивает с ближайшей выплатой сотруднику пособие за первые три дня нетрудоспособности.
3
Работодатель заполняет реестр: лист нетрудоспособности, заявление и расчет. Отправляет в ФСС не позднее 5 дней с момента получения документов от сотрудника.
4
ФСС принимает документы и не позднее 10 календарных дней со дня получения реестра выплачивает пособие сотруднику на счет, почтовым переводом или на карту «Мир». Если документы оформлены неверно, ФСС отправит их на доработку.
Электронный вариант листа нетрудоспособности (ЭЛН)
1
Застрахованный направляет работодателю заявление для пособий и подтверждение причины, если его ЛН в бумажном варианте. Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) уже содержит подтверждение права на выплату, дополнительно прикладывать документы не нужно.
2
Работодатель запрашивает документы в ЕИИС Соцстрах по ИНН и СНИЛС сотрудника. Получает данные от медучреждения и заполняет ЭЛН.
3
Работодатель заполняет реестр данных (ЭЛН, заявление и расчет) и отправляет документы онлайн в ФСС не позднее 5 дней с момента получения документов от сотрудника.
4
Если нужно, работодатель рассчитывает и выплачивает с ближайшей выплатой пособие за первые три дня нетрудоспособности.
5
ФСС принимает документы и выплачивает пособие сотруднику на счет, почтовым переводом или на карту «Мир». Если документы оформлены неверно, ФСС отправит их на доработку.
Нужна электронная отчетность?
Оставьте заявку
Позвоните нам
Заявка на обратный звонок
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер