Внедрение электронного документооборота

#блог
Внедрения электронного документооборота в компании
 
 
 
 
 
На электронный документооборот (ЭДО) постепенно переходит всё больше компаний и предпринимателей, потому что это удобно и быстро.

Электронные документы не нужно печатать, хранить, отправлять контрагентам по почте или курьером. Они полностью заменяют бумажные аналоги, а юридическую значимость признают госорганы: например, электронный документ примут как доказательство в суде. А еще большая часть товаров попадает под закон о маркировке, с которой без ЭДО тоже никак.

В статье расскажем, для чего бизнесу необходимо переходить на электронный документооборот, как его внедрить и какие нюансы нужно учесть.

Что такое электронный документооборот и зачем его использовать

Электронный документооборот — это система обмена электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи. Позволяет объединить документы по всем процессам в одном сервисе с целью контроля, оптимизации и автоматизации работы компании или ИП.

ЭДО бывает:
 
Внутренний
Обмен документами внутри компании.
 
  • Позволяет автоматизировать делопроизводство, ведение учета.
  • Повышает уровень контроля и организации деятельности персонала.
  • Позволяет обрабатывать и регистрировать документацию, управлять проектами и контролировать рабочее время.
 
Внешний
Обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами.

Позволяет ускорить и автоматизировать бизнес-процессы:
  • создавать, подписывать и отправлять документы,
  • следить за их статусом и др.
 

Об электронном документообороте с сотрудниками (КЭДО) читайте нашу статью «Как перейти на электронный кадровый документооборот».

Преимущества от внедрения электронного юридически значимого документооборота

Электронный документооборот позволит быстро и безопасно обмениваться документами с контрагентами.
Автоматизация и ускорение бизнес-процессов
Электронные документы просто обрабатывать, быстро и удобно отправлять. Они не потеряются, как бумажные, их не нужно высылать почтой или курьером. Исправить любую неточность можно за пару кликов.

Это позволит ускорить все рабочие процессы. Например, чем скорее компания получает закрывающие документы, тем быстрее она учитывает расходы и получает налоговые вычеты. У сотрудников, которые раньше тратили много времени на работу с бумажными документами, появится возможность быстрее выполнять другие задачи.
Создать, загрузить готовый и отправить документ в сервисе ЭДО СФЕРА Курьер можно за несколько кликов.
Создать, загрузить готовый и отправить документ в сервисе СФЕРА Курьер можно за несколько кликов.
Кроме повышения эффективности и ускорения работы, ЭДО позволяет сохранить непрерывность процессов вообще. Как показала пандемия, иногда ситуация, напрямую не связанная с экономической деятельностью, может не только серьезно ограничить, но и вообще остановить бизнес. Невозможность отправлять документы почтой, посетить офис партнера или свой собственный показала, что работа в электронном формате выгодна и удобна. 
Повышение контроля и прозрачности
Пользователь видит статусы документов: черновик, отправлен, подписана квитанция, подписан сам документ и др. Это позволяет следить за всеми процессами в работе с каждым контрагентом.
У документов есть карточки с подробной информацией, связями, маршрутом и комментариями. Это позволяет получить полную картину происходящего в конкретной ветке документооборота.
Необработанные документы, новые квитанции выделены цветом, поэтому вы их точно не пропустите и не потеряете.
Карточка электронного документа в сервисе СФЕРА Курьер
Карточка документа в сервисе СФЕРА Курьер
 
Сервис ЭДО СФЕРА Курьер соответствует всем требованиям к безопасности обмена электронными документами и поможет вашему бизнесу автоматизировать документооборот с контрагентами.
Сокращение затрат
Электронные документы не нужно дублировать на бумаге, нести на почту или вызывать курьера. Затраты на принтеры и их ремонт сокращаются в десятки раз.
Бумажный архив тоже больше не нужно содержать, а, значит, полностью исключаются затраты на помещение и сотрудников.
Удобное хранение
Законодательство предъявляет строгие требования к способу хранения документов. Нужно обеспечить читаемость, понятность, целостность, высокий уровень защиты и др.
В СФЕРА Курьер документы хранятся полгода, а потом попадают в отдельный сервис — Электронный архив. Он обеспечивает надежный уровень защиты и хранение документов по всем требованиям закона.
Хранение документов в электронном архиве
Электронный архив обеспечивает надежное хранение документов. Найти документ в списках не составит труда.
Найти любой документ в электронном архиве можно за несколько минут по номеру, названию, контрагенту. Это позволит при необходимости своевременно предоставить данные в налоговую и избежать проверок.
Юридическая значимость
Электронные документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, по юридической силе равны бумажным аналогам с подписью от руки и печатью. Поэтому по запросу госорганов можно предоставить электронный документ, найти который гораздо проще и быстрее, чем бумажный аналог.
Сервис электронного документооборота обеспечивает установленную законом проверку сертификата подписи и подтверждает подлинность данных.
Сокращение ошибок
СФЕРА Курьер проверит соответствие формата документа, сертификат электронной подписи и его срок действия. Если есть ошибки или неточности, сервис оповести и укажет, что именно нужно исправить.

Оператор ЭДО

Налоговый кодекс предписывает обмениваться электронными счетами-фактурами через оператора ЭДО. Поэтому для полноценного юридически значимого электронного документооборота компании или ИП необходимо подключиться к оператору ЭДО, а не решать задачу собственными силами.

ФНС предъявляет строгие требования к оператору в системе электронного документооборота. Поставщик услуги должен:
 
  • Обеспечить высокий уровень безопасности данных;
  • Получить необходимые лицензии ФСБ и лицензии на предоставление услуг связи;
  • Иметь сертифицированное ПО;
  • Обеспечить применение электронной подписи и её проверку;
  • Иметь соответствующую телекоммуникационную инфраструктуру в РФ.
 
Все компании, которые могут обеспечить электронный обмен документов по закону, попадают в реестр одобренных операторов ФНС. В апреле 2021 года их всего 77.
 
 
Переходите на обмен электронными документами с контрагентами в сервисе СФЕРА Курьер. Подключение бесплатно, тарифы от 300 ₽/месяц.
Подключить электронный документооборот
СберКорус — одобренный ФНС оператор ЭДО. СФЕРА Курьер — сервис, в котором происходит обмен юридически значимыми документами с контрагентами.

Интерфейс напоминает электронную почту, но возможностей, фильтрации и управления данными гораздо больше. Документы сортируются в папки по основным признакам, чтобы их проще было найти и обработать.
Интерфейс сервиса «СФЕРА Курьер» от оператора электронного документооборота СберКорус
Интерфейс сервиса электронного документооборота СФЕРА Курьер

Особенности внедрения и обеспечения электронного документооборота

Контрагенты
Обычно возникает две трудности, когда контрагенты:
  • Не используют ЭДО;
  • Используют другого оператора ЭДО.
В сервисе СФЕРА Курьер есть возможность пригласить партнера к электронному документообороту. Нужно в разделе «Контрагенты» выбрать «Контрагент не найден в списке», ввести данные компании или ИП и отправить заявку. Мы сами свяжемся с ними, расскажем о преимуществах и поможем с подключением.
Роуминг
Чтобы отправить документы контрагенту с другим оператором ЭДО, нужно подключить роуминг. Эта функция полностью бесплатна, но потребуется дополнительная настройка. Заявку необходимо отправить нам по почте. На стоимость исходящих документов роуминг не повлияет.
Сотрудники
Внедрение электронного документооборота предполагает новый порядок работы. Специалисты СберКоруса ответят на все вопросы, предоставят обучающие материалы и проведут тренинги, если потребуется. Интерфейс сервиса понятен интуитивно, основные функции выполняются небольшим количеством действий, поэтому сотрудники смогут быстро освоиться.
Интеграция
Сервис СФЕРА Курьер можно интегрировать в 1С с помощью модуля, который пользователь устанавливает самостоятельно. Или с любой другой учетной системой с помощью бесплатного API. В рамках привычного интерфейса сотрудники перейдут на работу с электронными документами еще быстрее.
 
 
Быстро подключим к электронному документообороту с контрагентами. Создадим личный кабинет, настроим маршруты, предоставим обучающие материалы. Подключение бесплатно, тарифы от 300 ₽/месяц.
Подключить →

Стоимость электронных документов

В сервисе СФЕРА Курьер оплачивать необходимо только исходящие документы, входящие — бесплатно*. Стоимость зависит:
 
От количества документов
Чем больше документов отправляете, тем ниже их стоимость.

Совет: Когда покупаете пакет документов, выбирайте с запасом. Тогда не придется оплачивать полную стоимость заново, если лимит закончится быстрее. Для большого количества документов у нас есть индивидуальные предложения.
 
От способа оплаты
Постоплата — ежемесячные платежи по факту использования.

Предоплата — единый платеж на год вперед.

Совет: При выборе предоплаты можно получить выгоду до 20% от стоимости пакета.
*При обмене с некоторыми торговыми сетями тарифицируется и входящий трафик документов.
 
Воспользуйтесь калькулятором, чтобы узнать, сколько будет стоить ваш объем документов.

Порядок перехода на электронный документооборот

Процесс подключения к электронному документообороту в СФЕРА Курьер простой.
Всего три шага:
 
1
 
Выберите тариф
Постоплата — ежемесячные платежи, предоплата — вперед на год (выгода до 20%).
 
2
 
Оставьте заявку
Заполните форму на сайте или закажите звонок. Проанализируйте потребности бизнеса, определите примерное количество документов, решите, нужна ли вам интеграция. Если необходимо, мы поможем с принятием решения.
 
3
 
Заключите договор и начинайте работу
В зависимости от способа работы с сервисом и необходимости дополнительных функций может потребоваться доработка.
 
 
Оставьте заявку, и мы ответим на все ваши вопросы по подключению электронного документооборота.
Получить консультацию эксперта по ЭДО

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД)

Чтобы не тратить время на обучение сотрудников, работать в привычном интерфейсе и отправлять большое количество документов, внедрите электронный документооборот прямо в учетную систему. Например, для компаний, использующих 1С, у нас есть специальный модуль. Установить его можно самостоятельно, доработка не требуется.

Для автоматизации внутреннего документооборота подойдет СЭД 1С:Документооборот. Она позволит ускорить и упростить работу с электронными документами внутри компании. Если вы работаете с другими продуктами 1С, то создавать и обрабатывать внутреннюю документацию, вести проекты и контролировать рабочее время вам будет удобно в привычной учетной системе.
 
Смотрите наши кейсы по внедрению 1С:Документооборот.
 
Если вам требуется комплексное решение по внедрению электронного документооборота в компании, с помощью СЭД 1С:Документооборот и модуля ЭДО для 1С вы можете полностью автоматизировать документооборот и достичь максимальной эффективности в работе.
 
 
 
Подключим к ЭДО и поможем с его внедрением в компании
Настроим интеграцию сервиса электронного документооборота с 1С и любой другой учетной системой.
 
Оставить заявку
Заявка на подключение ЭДО
Оставьте заявку, и с вами свяжется наш менеджер