В X5 всегда открыты различным инновациям и активно внедряют их в своих торговых точках. Как известно, каждому товару, поступающему к ритейлеру, соответствуют мастер-данные, которые требуются для введения в систему учета. У крупных ритейлеров товар проходит согласование нескольких отделов, каждый из которых имеет свою форму заполнения данных. Ввиду этого факта, регулярно возникали ситуации с задержкой согласования или внесения правок. Создавать еще один отдел, взявшийся бы за объединение каталога, вероятно было бы задачей затратной и неоправданной. Пойдя на определенный риск для себя X5 решили привлечь экспертную лабораторию в цепочку листинга и вот что из этого получилось.
Если только представить тот колоссальный объем информации, который сегодня пропускает через себя X5, становится ясно, что без управления мастер-данными сложно построить эффективную систему вывода товаров на рынок. X5 в цифрах представляет собой порядка 5 000 поставщиков, 25 000 SKU, 811 торговых точек и 12 000 000 товаров.
Мастер-данные, это исчерпывающая информация, описывающая определенную единицу номенклатурного перечня. Корректность и синхронизация таких данных крайне важна не только для работы всех подразделений, но и взаимодействия торговых партнеров друг с другом. Синхронизация мастер-данных — это электронный обмен унифицированной информацией о товарах между бизнес-партнерами. Управление мастер-данными совершается для гарантированного обеспечения актуальности передаваемой информации, сведенной к общей форме, а также во избежание систематических ошибок, введения неверных или неточных данных.
Ошибки и неточности в данных не так безобидны, как кажется на первый взгляд и влекут за собой различные сложности:
- Возможное увеличение складских расходов в случае ошибочно указанных параметров веса и габарита товара
- Удорожание сервисных услуг в случае ошибочного определения объема заказа
- Значительное замедление сроков обновления ассортимента
- Вероятная необходимость в переупаковке товара
В ритейле с большим количеством SKU и поставщиками, отсутствие управления в мастер-данных может привезти к казусам, из-за отсутствия актуальной информации о товарных остатках на складах поставщика.
Одним из особенно сложных этапов при работе с мастер-данными всегда было заведение новых товарных единиц. И здесь X5 отмечает предыдущую децентрализацию этого процесса, где согласования приходилось ждать неделями. Производитель заполнял специальную табличную форму и направлял ее сотруднику коммерческого отдела, который загружал ее в систему IBM MDM.
Если при загрузке были выявлены ошибки, форма пересылалась туда-обратно много раз посредством электронной почты. После финального согласования всех данных, они загружались в ERP-систему, товар доставлялся на склад, снова проходил все стадии идентификации и измерения и заносился в WMS-систему.
Получив заявку, транспортный департамент заносил ее в свою систему и т.д. В итоге каждое подразделение имело свою учетную систему и все они были абсолютно разобщены друг с другом. Если необходимо было сверить данные, приходилось сверять их со всеми источниками.
В раздумьях о том, как можно качественно изменить этот процесс, X5 Retail Group решили воплотить в жизнь идею общего целостного каталога товаров. Пилотный проект согласился тестировать один из крупных поставщиков.
Добавив всего один новый элемент в цепочку поступления мастер-данных по товарам, в лице экспертной лаборатории КОРУС Консалтинг СНГ, листинг товаров удалось сократить до недели.
Модель работы была следующей:
- 1. Поставщик обеспечивает цифровую лабораторию образцами продукции для оцифровки;
- 2. Лаборатория производит необходимые замеры, съемку 3D и производит заполнение карточек товара и дополнительных атрибутов, с учетом требований к мастер-данным, обозначенными X5;
- 3. Полученные мастер-данные отправляются лабораторией прямо в личный кабинет поставщика. Так, необходимость использовать excel файлы отпадает.
Посредством интеграции через API электронного каталога поставщика и портала X5, удалось получить качественные данные и передать их на MDM-платформу X5. Безусловно, привлекая еще одного подрядчика в цепочку, необходимость проверки данных не отпадает сразу. После поступления данных в учетную запись поставщика, она подвергалась тщательной проверке со стороны X5 и, в случае необходимости, отправлялась на доработку. Сотрудники лаборатории КОРУС Консалтинг СНГ вносили изменения и данные автоматически уходили в систему сети. Сотрудникам коммерческого отдела X5 оставалось заполнить несколько атрибутов для регистрации заявки на внесение PLU. Однако раньше таких было в разы больше.
Участники пилотного проекта отметили несколько неоспоримых плюсов в привлечении сторонней компании в качестве лаборатории для оцифровки.
- Единый каталог позволил максимально упростить планирование закупок для всех сторон торгового процесса.
- Снизились потенциальные риски возвратов, ввиду недостоверности и некорректности введенных данных.
- Сформировалась полная и достоверная информация о товарах
- Скорость обработки данных увеличилась, данные получили актуальность на всех этапах передачи и хранения.
Введение единых стандартов позволило избежать расхождений в габаритах упаковки. При помощи фотофиксации удавалось выявить эти несоответствия и производить необходимые изменения.
Положительным итогом этой работы стал полный отказ от ручного ввода, создание единого портала для поставщиков, ритейлера и его подразделений, который позволяет эффективно управлять мастер-данными в каналах закупок и продаж.