Обязательные кадровые документы при оформлении работника по трудовому договору
Соблюдать все правила кадрового учёта, особенно при оформлении по трудовому договору нового работника, сложно, но это необходимо. Ведь в случае выявления нарушений работодателя ждут серьёзные штрафы. В статье расскажем о том, какие документы кадровику нужно оформить при приёме нового сотрудника.
Что запросить у сотрудника?
Согласно перечню из ст. 65 ТК РФ, при заключении трудового договора поступающий на работу предъявляет работодателю:
-
паспорт;
-
бумажную трудовую книжку или выписку из электронной трудовой книжки (справка по форме СТД-Р, которую выдаёт предыдущий работодатель при увольнении, или СТД-ПФР, которую можно получить самостоятельно в Пенсионном фонде, в МФЦ или через портал госуслуг);
-
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персонального учёта (АДИ-РЕГ, зелёную карточку перестали выдавать в 2019 году);
-
документы воинского учёта (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву);
-
документы об образовании и/или квалификации, если требуются для выполнения трудовых обязанностей;
-
справку об отсутствии судимости (для госслужбы, для педагогической деятельности);
-
справку от нарколога и психиатра (для работы в условиях повышенной опасности, педагогической и иных видов деятельности, список которых представлен в Приказе Минздрава России № 342н от 20.05.2022);
-
медицинскую книжку (для тех, кто работает с продуктами и питьевой водой, занимается воспитанием и обучением детей, обслуживанием населения).
Этот список может быть дополнен другими документами, например, работодатель может попросить ИНН или сведения о составе семьи, но их сотрудник имеет право предоставить по желанию или возможности.
Что делать с принятыми документами:
-
Трудовую книжку, медкнижку, справку об отсутствии судимости, от нарколога и психиатра работник передаёт на хранение работодателю. Если предоставлена бумажная трудовая книжка, нужно сделать соответствующую запись в книге учёта движения трудовых книжек.
-
С документов воинского учёта и об образовании/квалификации кадровик снимает копии, ставит свою подпись и печать, а оригиналы отдаёт владельцу.
-
Копию паспорта и иных документов, удостоверяющих личность, работодатель может хранить у себя только при наличии письменного согласия работника.
Что, если нет трудовой книжки?
Если велась бумажная трудовая книжка, но будущий работник предоставить её не может в связи с утратой или повреждением, работодатель обязан оформить новую по письменному заявлению будущего работника (ст. 65 ТК РФ). Если он ранее не подавал согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде, он может это сделать при трудоустройстве. Тогда работодатель вправе сразу начать вести электронную ТК.
Если же трудовой книжки нет по причине отсутствия трудового стажа (работник трудоустраивается впервые), бумажную трудовую уже оформлять не нужно с 1 января 2021 года. Работодатель сразу формирует сведения о трудовой деятельности в электронном виде — отчёт СЗВ-ТД отправляется не позднее, чем на следующий день после издания приказа о приёме на работу.
Что, если нет СНИЛС или АДИ-РЕГ?
Если человек впервые устраивается на работу, и у него не открыт индивидуальный лицевой счёт, этот вопрос решает работодатель. Он представляет сведения, необходимые для регистрации в системе персучёта, в территориальный орган ПФР.
Для оформления АДИ-РЕГ нужно:
-
принять у сотрудника заявление в произвольной форме;
-
направить документы в ПФР по месту регистрации ИП или ООО.
ПФР на основании полученной документации принимает решение в течение 5 рабочих дней.
Все документы, необходимые для заключения трудового договора, готовы. Что дальше?
-
Если по виду деятельности необходим медосмотр — выдать будущему сотруднику направление.
Медосмотр необходимо пройти до заключения трудового договора. После прохождения медучреждение выдаёт справку или делает отметку в медкнижке.
-
Ознакомить под роспись с локальными нормативными актами.
По закону обязательными локальными нормативными актами являются:
-
Правила внутреннего трудового распорядка.
-
Положение о работе с персональными данными.
-
Положение об оплате труда.
-
Инструкции по охране труда.
От них могут отказаться только микропредприятия, имеющие не более 15 человек в штате и доход, не превышающий 120 млн рублей в год (ст. 309.2 ТК РФ). Всё, что регулируют ЛНА, микропредприятие может включить в трудовой договор. Подробно об основных локальных нормативных актах мы рассказывали в этой статье.
-
Составить и подписать трудовой договор.
То, что должно быть указано в трудовом договоре в обязательном порядке, указано в ст. 57 ТК РФ. Трудовой договор можно заключить и подписать в электронном виде, но в течение 3 дней с даты подписания необходимо направить сотруднику документ на бумажном носителе.
-
Оформить приказ о приёме на работу.
Приказ издают не позднее 3 дней с первого рабочего дня.
-
Провести инструктаж по охране труда.
Заключили трудовой договор, наступил первый рабочий день — самое время провести вводный инструктаж о правилах поведения на рабочем месте. Это обязательный организационный момент.
Для вводного инструктажа у работодателя должна быть утверждённая программа и назначенный ответственный по охране труда. После проведения в журнале инструктажей делают соответствующую запись, а сотрудник должен расписаться. Как организовать охрану труда на предприятии с нуля — узнайте в этой статье. А о видах обязательных инструктажей при приёме на работу рассказали здесь.
-
Сформировать личную карточку Т-2 (опционально).
В личной карточке Т-2 содержатся все персональные данные работника и полная информация о его трудовой деятельности. Сейчас этот документ не является обязательным, но многие работодатели продолжают его оформлять. Подробнее об этом рассказывали в статье.
-
Если работник — первый в штате ООО или ИП, необходимо составить штатное расписание и завести табель учёта рабочего времени.
В штатном расписании содержатся названия должностей, специальностей, профессий, названия структурных подразделений, количество штатных единиц, размеры окладов.
В табеле учёта рабочего времени отмечают фактически отработанное сотрудниками время.
-
Если приняли на работу военнообязанных — сообщить в военкомат.
Вести воинский учёт и сообщать о найме военнообязанных в военный комиссариат по месту регистрации сотрудников должны все организации. ИП от такой обязанности освобождаются. Уведомление о поступлении на работу военнообязанного составляется по установленной форме и направляется в военный комиссариат в течение двух недель со дня заключения трудового договора.
-
Если приняли на работу бывшего госслужащего, с момента увольнения которого ещё не прошло двух лет — уведомить службу.
Установленной формы для составления такого сообщения нет, однако, в постановлении отмечены данные, которые нужно указать. Направить такое сообщение по месту госслужбы надо в течение 10 дней с момента заключения трудового договора.
Как видно, оформление нового сотрудника — довольно трудоёмкий кадровый процесс. А сократить время на оформление документов и избавиться от бумажной рутины современным работодателям помогает КЭДО — кадровый электронный документооборот. Переход на цифровые делопроизводство, кадровый учёт и обмен кадровыми документами существенно облегчает работу отдела кадров, экономит средства и время.
Telegram-канал СберКорус