Стратегия ЭДО/EDI — от теории к практике

«КОРУС Консалтинг СНГ» представляет серию репортажей, раскрывающих содержание докладов и атмосферу дискуссий по теме В2В электронного документооборота между профессионалами-практиками, исследователями рынка и представителями технологических компаний:

• Ритейл-2016: реалии рынка и digital-перспектива
• ЭДО/EDI в ритейле: динамика и регулирование
• Стратегия ЭДО/EDI — от теории к практике
• Кейсы: сети, поставщики, дистрибуторы
• Е-факторинг — очень горячий тренд

Стратегия ЭДО/EDI — от теории к практике

Крупнейшие сетевые ритейлеры РФ отметили, что заинтересованы в переходе на полностью «безбумажные» модели обмена документацией и довольно серьезно продвинулись в этом направлении за последние несколько лет.

Темы докладов:

• Безбумажный мир торговой сети

  Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов (EDI), Департамент ИТ закупок, ИТ Х5 Retail Group

• Эволюция проекта EDI и ЭДО в компании Лента.

  Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы, Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента

• Открытый диалог бизнеса и операторов: эволюция роуминга.

  Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ

• Внедрение электронного документооборота. Методология, особенности, практика.

  Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками, TerraLink

• Сквозная цепочка EDI + ЭДО у дистрибутора.

  Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса, ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ

Безбумажный мир торговой сети

В 2016 году крупнейший ритейлер РФ, — X5 Retail Group, — использует 35 разработанных, протестированных и введенных в оборот компании EDI-документов в качестве неотъемлемой частью бизнес-процессов гиганта, рассказал Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов EDI.

Вячеслав Поликарпов, руководитель направления проектов (EDI),
Департамент ИТ закупок, ИТ Х5 Retail Group

За два года рост объемов ЭДО/EDI документации в X5 продемонстрировал примерно двукратное увеличение — по большому счету, это признание ЭДО в качестве самостоятельного направления в развитии компании, позволяющего организации экономить и вкладывать сэкономленные средства в оборот. Первые итоги — более 1, 228 млрд рублей экономии в качестве своевременного возврата НДС. У компании появились свои центры компетенций по развитию различных аспектов ЭДО/EDI. Все это в сумме позволяет X5 максимально близко соответствовать понятию торговой сети без бумажного документооборота, или, по крайней мере, находиться ближе всего к его воплощению.

Эволюция проекта EDI и ЭДО в компании Лента.

Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы,
Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента

Представитель ритейл-гиганта Сергей Козлов, менеджер проекта EDI в компании «Лента», рассказал, что 97% всех заказов в сети проходит через EDI-систему, хотя ЭСФ пока в это число не входит. Впрочем, на конец года компания рассчитывает получить 100%-ный показатель использования электронного формата по всем типам обрабатываемой документации.

Сергей Козлов, менеджер проекта EDI, компания Лента

Сегодняшние темпы применения ЭДО/EDI — 8 заказов в минуту или 15 документов на прием и обработку, самые главные форматы документов достигли годового показателя в 12 млн единиц. Прирост ожидается за счет новых магазинов и новых поставщиков. В ближайших планах «Ленты» — переход на ЮЗЭДО: подключение к GDSN к каталогу TSD-1. Глобальная Сеть Синхронизации Данных — GDSN (англ. Global Data Synchronisation Network) — автоматизированная, глобальная сеть на основе стандартов, которая позволяет безопасную и непрерывную синхронизацию данных, позволяя всем партнерам иметь последовательные данные о продукции в их системах в реальном времени.

«Бизнес-процессы в корне не поменялись, но объем помощи EDI в плане экономии времени переоценить сложно — она достигает уровня в 80%, особенно в случае приемки товара, что в масштабах всей сети складывается во внушительные цифры чего?»,

— поделился Сергей Козлов.

Анастасия Чередилова, руководитель направления финансы, компания Лента

Выступление дополнила Анастасия Чередилова, руководитель финансового направления в «Ленте», которая детально рассмотрела опыт внедрения юридически значимого документа в оборот компании на примере электронного входящего счета-фактуры . 450 тыс. подобных счетов обрабатывается в сети ежемесячно. По ее словам, подключение 80% поставщиков к EDI-системе сократит ручной труд бухгалтеров на 40%, что в масштабах торговой сети является очень серьезным прорывом в эффективности.

Открытый диалог бизнеса и операторов: эволюция роуминга

Еще один специфический аспект развития ЭДО/EDI рассмотрел в своем докладе «Эволюция роуминга» Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ.

Игорь Зеленько, коммерческий директор КОРУС Консалтинг СНГ

По его словам, с развитием электронного документооборота вопросы передачи информации от клиентов одного оператора к клиентам другого оператора по роумингу становятся все более актуальными, однако решать их по разным причинам пока очень непросто. В частности, по опыту собственной работы эксперт отмечает, что 7 из 10 проектов по роумингу завершаются сегодня тем, что оператор ЭДО/EDI берет на себя консалтинговые услуги по выполнению задач ERP-функционала по проекту, что отодвигает на второй план реализацию собственно роуминга данных.

Второй «тормозящий» момент — трансляция требований SLA поставщика и заказчика на оператора, поддерживающего обмен документами в роуминге: материальную ответственность за проблемы с поставками товаров из-за «пропавшего в пути» документа захочет нести далеко не каждый оператор. Третья важнейшая проблема роуминговых проектов ЭДО/EDI — это так называемый моноконсалтинг: обращение в рамках реализации проекта только к одному оператору, особенно узкоспециализированному, зачастую приводит в долгосрочной перспективе к необходимости переделывать всю созданную им систему при начале взаимодействия с другими операторами.

«Встает и вопрос стандартизации — чем больше стандартов типов сообщений, тем ниже себестоимость и проще реализовывать роуминг»,

— добавил к своему выступлению Игорь Зеленько, коммерческий директор «КОРУС Консалтинг СНГ».

Внедрение электронного документооборота. Методология, особенности, практика.

Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками, TerraLink

Переходя к анализу практических аспектов и общей стратегии внедрения ЭДО/EDI-решений, Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками компании TerraLink, выступил с докладом «Внедрение электронного документооборота. Методология, особенности, практика».

Константин Степаненков, менеджер по работе с ключевыми заказчиками, TerraLink

Компании по признаку своих ЭДО-потребностей делятся на два лагеря — вертикально-интегрированные холдинги с огромным объемом внутреннего документооборота, и ритейл, который, наоборот, обращен в этом плане «вовне».

«В работе с ритейлом самое важное — не документировать хаос. На первом этапе от хаоса необходимо избавиться, и оптимизировать с помощью ЭДО достигнутое состояние порядка. При этом очень важно понимать необходимость изменений бизнес-процессов в перспективе внедрения ЭДО-решений. Эта мысль доводится до заказчика на этапе предварительного бизнес-консалтинга, без которого мы не работаем сегодня в принципе»,

— рассказал Константин Степаненков.

За годы работы компания классифицировала все основные варианты использования решений ЭДО на три вида:

• Первый - веб-интерфейс, который дает скорость работы, идеально подходит компаниям с небольшим объемом документов.
• Второй вариант - файловый коннектор, позволяющий автоматизировать выгрузку из учетных систем заказчика в систему оператора, что от ручного труда целиком не освобождает и это становится проблемой по достижении определенного объема передачи данных.
• Третий сценарий — полноценная интеграция учетной системы заказчика с оператором ЭДО/EDI.

По словам эксперта, типичные ошибки всех ЭДО-проектов лежат сегодня в плоскости методологического сопровождения. Попытки просто перенести бумажные практики в цифровую плоскость приводят к разногласиям между ИТ и собственно бизнесом, часто на уровне службы безопасности компании, особенно если та впервые появляется на стадии сдачи проекта. Несогласованность различных подразделений внутри компании, вовлеченных в схему ЭДО, также может осложнить реализацию, равно как и отсутствие четкой системы измерений параметров проекта.

Суммируя выступление, Константин Степаненков отметил, что на основании рабочей практики можно сделать вывод о том, что полный отказ от бумаги если и достижим то, скорее всего, не ранее 2020 года или даже позже.

Сквозная цепочка EDI + ЭДО у дистрибутора.

Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса, ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ

Со стороны дистрибутора ситуацию проиллюстрировала Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса компании Градиент Дистрибуция , которая выступила с докладом «Сквозная цепочка EDI+ЭДО у дистрибьютора».

Мария Грошева, руководитель подразделения управления обеспечения поддержки бизнеса,
ГРАДИЕНТ ДИСТРИБУЦИЯ

Будучи одним из крупнейших дистрибьюторов в FMCG c 20 тыс. SKU (товарных позиций) в ассортименте, компания поставляет товары в 40 тыс. торговых точек (из них 20 тыс. — независимая розница). Это классический дистрибутор с федеральным охватом и выходом на рынки СНГ и Западных стран.

ЭДО-проекты в компании стартовали около 10 лет назад, а ЮЗЭДО-проект — 1,5 года назад, объединив в себе EDI- и юридически значимые документы. 30 документов ЭДО составляют базу для работы со всеми сторонами процесса после первоначальных оценок и рисков. В пилотную фазу на сегодня перевели 20 документов, после чего состоится их запуск в рабочем режиме.

В 2015 году компании удалось перевести на EDI-обмен 52 клиентов и 54 поставщиков —результат, достичь которого удалось во многом за счет общего движения отрасли к EDI. 70% документов удалось проработать в пилотном режиме со всеми партнерами, клиентами и банками, экономия от оптимизации бизнес-процессов уже составила около 20%.