Кейсы ЭДО/EDI - проектов: сети, поставщики, дистрибьюторы

«КОРУС Консалтинг СНГ» представляет серию репортажей, раскрывающих содержание докладов и атмосферу дискуссий по теме В2В электронного документооборота между профессионалами-практиками, исследователями рынка и представителями технологических компаний:

• Ритейл-2016: реалии рынка и digital-перспектива
• ЭДО/EDI в ритейле: динамика и регулирование
• Стратегия ЭДО/EDI — от теории к практике
• Кейсы: сети, поставщики, дистрибуторы
• Е-факторинг — очень горячий тренд

Кейсы: сети, поставщики, дистрибуторы

Кейсы в стиле «было/стало» — это всегда интересно. Это доклады со шквалом вопросов из зала.

Участники конференции делились опытом реализации ЭДО/EDI-проектов на своих предприятиях в последние годы, представив яркие иллюстрации общих тенденций рынка, предложив пищу для размышлений в плане актуальных вызовов, возникающих по мере продвижения к полной «цифровизации» документооборота.

Доклады этой тематической сессии понравились аудитории своей конкретикой и множеством цифр и выкладок, подтверждающих выводы авторов.

Темы докладов:

• Повышение эффективности бизнеса благодаря внедрению электронного документооборота.

  Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир

• Аналитическая платформа Click Service Retail (CSR) — польза торговым сетям.

  Виктор Жиляев, менеджер по развитию сервиса с ключевыми клиентами Л'ОРЕАЛЬ

• Аналитическая платформа Click Service Retail (CSR) — польза поставщикам.

  Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС Перекресток и ТС Карусель

• Покрытие всех каналов продаж производителей технологиями EDI и ЭДО. Опыт производителей.

  Артемий Гвоздев, ИТ директор Ферреро Руссия

• Переход на новый уровень взаимодействия с контрагентами.
  Опыт международной группы компаний Saint-Gobain.

  Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE), Saint-Gobain

• Мониторинг загрузки EDI-файлов в корпоративной информационной системе SAP.
  Опыт разработки и использования в компании Ehrmann.

  Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann
  Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann

• Анализ продаж ММБ. Получение данных о продажах от клиентов Мерката из числа малого и микробизнеса

  Антон Еликов, коммерческий директор Мерката

Повышение эффективности бизнеса благодаря внедрению электронного документооборота.

Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир

Этот классический кейс в стиле «было/стало» представил в своем докладе Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию ДИТ «Детский Мир», который прекрасно проиллюстрировал вызовы и возможности внедрения крупного ЭДО проекта в масштабах федеральной розничной сети.

Александр Шляпочников, заместитель директора по развитию, ДИТ, Детский Мир

ЭДО/EDI в «Детском мире» начался с оптимизации бумажного документооборота несколько лет назад по направлению работы с товарными поставщиками (ТОРГ-2). Приемка по такой схеме занимала несколько часов и оставляла после себя тонны ценной макулатуры для складирования и доставки в центральный офис.

Первый этап оптимизации позволил внедрить приемку товара по схеме АПП (акта приема-передачи). Второй этап включал в себя использование счета-фактуры с цифровой подписью, что стало первым реальным шагом к уходу от бумаги.

АПП — фундамент всей системы ЭДО в компании «детский Мир»: его ввод позволил сотрудникам компании принимать от поставщика только то, что было заранее указано в спецификации заказа в электронном виде. Все, что привозилось машиной поставщика сверх этого, отправлялось обратно. Поставщик получает АПП и должен предоставить в центральный офис «Детского мира» ЭСФ (электронный счет-фактуру) и его бумажный оригинал (с соблюдением условия 100%-ного соответствия между привозом в магазин товара и содержанием ЭСФ). Далее проходила сверка и автоматическая выгрузка в книгу покупок учетной системы (SAP). Количество несоответствий поражало — даты, цены, комплектация заказа и т.д.

Дальнейший переход с АПП на документы RECADV (Уведомление о приемке) и PRICAT (каталог цен) уменьшил количество расхождений, как и использование формы ORDERS (Заказ).

«Очень важно, что проект EDI/ЭДО был поддержан всеми первыми лицами компании, включая генерального директора. Внедрение очень серьезно изменило практически все стороны работы компании, особенно в части отношений с поставщиками. Без поддержки наших первых лиц шансов на успешную реализацию было бы немного. Самый главный результат от внедрения ЭДО — длительный положительный экономический эффект»,

— заключил Александр Шляпочников.

Аналитическая платформа Click Service Retail (CSR) — польза торговым сетям.

Виктор Жиляев, менеджер по развитию сервиса с ключевыми клиентами Л'ОРЕАЛЬ

Внедрение CSR позволяет компании отслеживать динамику взаимодействия с ритейлом в любой временной перспективе и по разным параметрам. Рабочая панель платформы дает полное отображение структуры сетей по регионам и филиалам со всеми основными показателями деятельности (разбивка по магазинам, РЦ, в штучном и денежном отображении и т.д.). Также имеется функционал анализа причин проблем, возникающих при поставках, для детального «разбора полетов» по всем возможным параметрам с установкой причин недоработок каждой из сторон процесса.

Виктор Жиляев, менеджер по развитию сервиса с ключевыми клиентами Л'ОРЕАЛЬ

Один из главных функционалов — прогнозирование: решение позволяет получать прогноз по заданным категориям, филиалам, SKU и другим критериям на 4 недели вперед. Потенциально прогноз может осуществляться до 3 месяцев и более за счет участия всех сторон.

«При каталоге в 6 000 SKU ручной труд сотрудников по сверке мастер-данных каждый день приводил к ошибкам при вводе. Портал CSR помог значительно повысить качество сервиса и гарантирует своевременные поставки — что нам как поставщикам и нужно»,

— завершил свое выступление Виктор Жиляев.

Аналитическая платформа Click Service Retail (CSR) — польза поставщикам.

Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС Перекресток и ТС Карусель

Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС «Перекресток» и ТС «Карусель» (X5 Retail Group) представила свое видение по применению решения Click Service Retail, но уже с точки зрения торговой сети.

Валентина Золотарева, начальник управления по работе с поставщиками ТС Перекресток и ТС Карусель

Анализ причин снижения качества сервиса (service level) — основное предназначение этого инструмента. Валентина Золотарева отметила возможности CSR по мгновенной диагностике ранее систематизированных проблем, которые в CSR группированы по блокам. Например, проблема «расхождение по цене» после ее обнаружения решается звонком с просьбой выгрузить актуальный прайс-лист и т.д. Т.е. за анализом следует мгновенное действие, имеющее точно определенного адресата.

Такая аналитика позволила работать с прогнозами поставок по поставщикам, а также проводить анализ отклонения прогноза от объемов фактических заказов. За год количество поставщиков в системе превысило 150, и сейчас в компании работают над созданием функционала по сравнению мастер-данных и отслеживанию поставок от РЦ (распределительного центра) до магазинов.

Покрытие всех каналов продаж производителей технологиями EDI и ЭДО. Опыт производителей.

Артемий Гвоздев, ИТ директор Ферреро Руссия

Опытом создания портального решения специально для работы с дистрибуторами поделился Артемий Гвоздев, ИТ-директор Ферреро Руссия.

Артемий Гвоздев, ИТ директор ЗАО Ферреро Руссия

Проект стартовал в 2012 году и очень быстро стал единственным инструментом работы с дистрибуторскими заказами в компании. Прежде всего, он помог устранить проблему ошибок при вводе данных и связанные с ними, а также нерациональное использование человеческого ресурса. Всего 20% заказов в систему заводится сегодня вручную. Последним реализованным на портале функционала докладчик отметил внедрение уведомления о приемке со стороны дистрибутора, а в ближайшей перспективе появится возможность подписывать ЭСФ прямо на портале.

«EDI-поток и портал должны стать единой точкой входа для дистрибуторов в бизнес-процессы компании без использования бумаги»,

— подытожил свое выступление Артемий Гвоздев.

Переход на новый уровень взаимодействия с контрагентами.
Опыт международной группы компаний Saint-Gobain.

Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE), Saint-Gobain

Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE) компании Saint-Gobain рассказала, что проект внедрения ЭДО в российском подразделении компании стал «стимулом к выправлению многих внутренних процессов». Потребность в ЭДО осознавалась, но собственных ресурсов для реализации не было. Усилий 12 человек ИТ-отдела хватало только на поддержку собственного SAP-решения для 1500 пользователей. Специалисты оператора ЭДО/EDI, нанятые в рамках проекта, уложились в 7 месяцев, запустив электронные версии СФ, ТОРГ-12, накладные, неформализованные входящие документы от ряда поставщиков (сверки и т.д.).

Виктория Кузьменкова, ведущий консультант SAP (SD/LE), Saint-Gobain

С 1 января 2016 года стартовало подключение клиентов и поставщиков — за первый квартал обработано 1500 исходящих и 2500 входящих документов от 12 контрагентов, а также весь объем документооборота между юрлицами внутри группы компаний.

«Сократились прямые и косвенные издержки, в том числе за счет сокращения дебиторской задолженности. Количество претензий по документам резко сократилось. Мы увидели мощнейшую оптимизация труда бухгалтеров — выросла скорость обработки и резко сократился этап обучения пользователей, достигнуто полное соответствие требованиям законодательства»,

— резюмировала Виктория Кузьменкова.

Мониторинг загрузки EDI-файлов в корпоративной информационной системе SAP.
Опыт разработки и использования в компании Ehrmann.

Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann
Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann

Представители компании Ehrmann в лице Максима Исаева, менеджера по распределению продукции, и Светланы Косолаповой, руководителя отдела по работе с клиентами, рассказали о системе мониторинга загрузки EDI-файлов в корпоративной информационной системе SAP.

Светлана Косолапова, руководитель отдела по работе с клиентами компании Ehrmann

Компания традиционно опиралась на SAP, а с 2008 года работает в России с компанией «КОРУС Консалтинг СНГ». Сейчас в РФ у Ehrmann насчитывается 1620 клиентов — это сети, дистрибуторы, РЦ. 86% из них участвуют в EDI/ЭДО, в сумме это 1418 контрагентов.

Компания Ehrmann решила ввести новшество в мониторинге EDI/ЭДО — отслеживание номера отгрузки, номера получателя, номера клиента, предполагаемой даты поставки, номера накладной, даты загрузки файлов, идентификацию пользователя-автора действий с документацией и т.д. Так появилось полное описание каждого заказа в цифрах.

Максим Исаев, менеджер по распределению продукции, Ehrmann

Система позволяет сочетать данные клиента в его форматах с данными по тому же заказу, которыми оперирует система в Ehrmann для отслеживания и детального анализа всех этапов обработки и выполнения заказов. «Мы получили очень удобный инструмент для разрешения конфликтных ситуаций по причине недопоставок и прочих эпизодов. Это нестандартные изменения в SAP, что время- и ресурсоемко, но это единственные минусы», — рассказали представители Ehrmann.

Анализ продаж ММБ. Получение данных о продажах от клиентов Мерката из числа малого и микробизнеса.

Антон Еликов, коммерческий директор Мерката

Сегмент малого и микробизнеса в ритейле в перспективе ЭДО/EDI рассмотрел Антон Еликов, коммерческий директор компании «Мерката», занимающейся разработкой так называемых «умных касс», специализированных под задачи и специфику этого сегмента в ритейле.

Антон Еликов, коммерческий директор Мерката

ЭДО/EDI-решения для микро-ритейла и небольших сетей позволяют использовать данные POS-аналитики, максимально оптимизируя процессы взаимодействия магазин-покупатель для обеих сторон процесса — сокращается эффективное время похода за покупками для розничных потребителей, а также повышается управляемость магазином. На основе POS-аналитики появляются предпосылки для автоматизации заказов новых партий товаров, формирования отчетности в контролирующие органы.

«Грамотное использование функционала POS-аналитики может обеспечить до 10% прироста продаж, с учетом эффективности работы прогнозных моделей по борьбе с угрозой̆ Out-of- Stock/Out-of-Shelf (временно отсутствующих товаров, и вышедших из ассортимента). Спрос на ЭДО в мелком ритейле есть — в системе Мерката уже зарегистрированы около 10 тыс. клиентов»,

— завершил выступление Антон Еликов.