Законы об электронном документообороте (ЭДО): что нужно знать?
Федерального закона об электронном документообороте в едином документе нет. Обмен информацией без бумаги регулирует множество нормативных актов, начиная от кодексов и заканчивая приказами различных ведомств. О каких законах об ЭДО нужно знать бизнесу, и какие важные изменения произошли в сфере виртуального обмена данными, расскажем в статье.
Законы об ЭДО в 2022 году
Перечисленные в таблице ниже нормативные акты регулируют не только электронный документооборот между контрагентами, но и кадровый ЭДО в рамках трудовых правоотношений.
|
Наименование закона |
Что регулирует? |
|
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ) |
Ст. 160 ГК РФ указывает, что письменная форма сделки соблюдается в том числе при электронном подписании документов. Ст. 434 ГК РФ также дублирует положение о том, что договор в письменной форме может заключаться и путём составления электронного документа. |
|
Налоговый кодекс РФ (НК РФ) |
Ст. 93 НК РФ допускает истребование сотрудниками ФНС документов на проверку как в бумажной, так и в электронной форме. Ст. 169 НК РФ разрешает оформлять счета-фактуры в электронном виде. |
|
Закон об электронной подписи № 63-ФЗ |
Это один из основных законов об электронном документообороте в России. Он определяет виды электронных подписей, которые по юридической силе приравниваются к ручным, и разрешает использовать их на различных документах, начиная от гражданско-правовых сделок и заканчивая оказанием муниципальных и государственных услуг. |
|
Закон о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ |
Ст. 9 указанного закона разрешает оформлять первичные бухгалтерские документы в электронной форме. Главное условие — они в обязательном порядке должны быть с электронной подписью. |
|
Закон об информации № 149-ФЗ |
П. 11.1 ст. 2 закона даёт определение электронному документу. Нормативный акт определяет, что электронный документ должен быть пригоден для обработки в информационных системах, удобочитаем человеком, у него должна быть возможность передачи другим по телекоммуникационным и информационным каналам связи. |
Главные нововведения в ЭДО
С 1 января 2022 года вступили в силу новые законы об электронном документообороте. Рассмотрим главные изменения ЭДО для бизнеса.
Изменение порядка оформления электронной подписи
С 1 июля 2021 года ФНС стала оформлять бесплатные электронные подписи для ИП, руководителей компаний и нотариусов. Это стало одним из шагов к реформе законодательства об электронных подписях. С 1 января 2022 года вступили в силу поправки Закон № 63-ФЗ, благодаря которым был введён разный порядок оформления электронных подписей для отдельных категорий:
-
ИП, руководители частных компаний, адвокаты, нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой, смогут получить электронную подпись только в удостоверяющих центрах ФНС или через их доверенных лиц (к таким, например, относится СберБанк).
-
Лица, замещающие государственные должности РФ или субъектов РФ, должностные лица органов местного самоуправления, государственной власти и подведомственных им учреждений, сотрудники и руководители государственных некоммерческих организаций, а также государственных коммерческих компаний, которым выделяются деньги из бюджета, получают электронные подписи в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
-
Должностные лица ЦБ РФ, лица, занимающиеся актуарной деятельностью, руководители бюро кредитных историй, рейтинговых агентств, некредитных финансовых организаций, операторов платёжных систем, кредитных организаций, а также ИП, занимающиеся деятельностью, перечисленные в ст. 76.1 Закона № 86-ФЗ, получают электронные подписи в Удостоверяющем центре Банка России.
-
Сотрудники организаций, работающие на основании доверенностей, физические лица, самозанятые вправе оформлять электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Эти правила будут действовать до 1 января 2023 года. Далее будет введена МЧД (машиночитаемая доверенность) и выдача ЭП по новым правилам.
Основные нюансы оформления новых электронных подписей:
-
Если электронная подпись была выдана до 31 декабря 2021 года коммерческим удостоверяющим центром, который прошёл аккредитацию по новым правилам, введённым для операторов ЭДО с 1 июля 2021 года, то она будет действительна до 31 декабря 2022 года, если срок её действия не истечёт раньше. Позднее электронные подписи нужно будет получить по новым правилам.
-
Если электронная подпись была выдана неаккредитованным коммерческим удостоверяющим центром, то с 1 января 2022 года она становится недействительной
Проверить, прошёл ли аккредитацию конкретный удостоверяющий центр, можно на сайте Минцифры РФ.
Обязательный ЭДО в работе с маркированными товарами
Правовое регулирование электронного документооборота при работе с маркированными товарами обеспечивается постановлением Правительства РФ № 2464 от 31 декабря 2020 года. ЭДО с 2022 года обязателен при работе со всеми типами маркированных товаров. К их числу относятся:
-
вода;
-
меховые изделия;
-
молочная продукция;
-
табачные изделия;
-
одежда и обувь;
-
лампы-вспышки и фотоаппараты.
Все сведения об обороте маркированных товаров передаются через систему «Честный Знак».
Электронные перевозочные документы
С 2022 года также действуют электронные перевозочные документы (транспортные накладные, сопроводительные ведомости, заказ-наряды и другие). Закон № 336-ФЗ от 2 июля 2021 года говорит о внедрении единой государственной информационной системы, в которой будут регистрироваться и храниться все перевозочные документы. Закон о переходе на электронный документооборот распространяется на грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.
Как перейти на ЭДО?
Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус помогает бизнесу наладить ЭДО и полностью отказаться от бумажных документов. Компаниям и ИП предлагаются следующие решения:
-
СФЕРА Курьер. Сервис предоставляет возможность обмениваться электронными документами с контрагентами. Он поддерживает работу с более 260 видами документов. Позволяет работать с деловыми партнёрами даже в том случае, если они работают с другими операторами ЭДО.
-
СФЕРА EDI. Специальная система для обмена документами с торговыми партнёрами. Позволяет автоматизировать заказы новых товаров и контролировать их поставку до складов или магазинов.
-
«Подписант». Сервис предназначен для быстрого обмена документами с контрагентами из числа самозанятых и физических лиц. Через «Подписант» можно выпустить бесплатные электронные подписи для физических лиц и плательщиков налога на профессиональный доход (НПД).
-
«Транспортный ЭДО». Сервис предназначен для обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН) и другими логистическими документами.
-
СФЕРА Отчётность. Обеспечивает передачу отчётных документов в ФНС, Росстат, ФСС и ПФР. Одно из преимуществ сервиса — автоматическая проверка документов на наличие или отсутствие ошибок, которые будет предложено исправить.
Бизнесу нужно лишь определиться, какую из сфер своей деятельности он готов перевести в «цифру», и специалисты СберКорус подберут подходящее решение.
Выводы
Законодательство об электронном документообороте многообразно. Например, ГК РФ регламентирует особенности оформления сделок в письменной форме, а Закон о бухгалтерском учёте — создание электронных первичных документов. Нормативную базу регулирования ЭДО можно отыскать и в приказах ведомств (например, Минфина РФ).
В 2022 году было много нововведений в отношении ЭДО, начиная от особенной получения электронных подписей и заканчивая внедрением форматов электронных перевозочных документов. Цифровизация документооборота — это долгосрочная цель как государства, так и бизнеса. И в ближайшем будущем ЭДО станут пользоваться ещё больше компаний, ИП, самозанятых и физических лиц, поскольку закон постепенно внедряет его обязательность.
