Законы об электронном документообороте (ЭДО): что нужно знать?

31 января 2024

6 минут

2046

Федерального закона об электронном документообороте в едином документе нет. Обмен информацией без бумаги регулирует множество нормативных актов, начиная от кодексов и заканчивая приказами различных ведомств. О каких законах об ЭДО нужно знать бизнесу, и какие важные изменения произошли в сфере виртуального обмена данными, расскажем в статье.

Законы об ЭДО в 2022 году

Перечисленные в таблице ниже нормативные акты регулируют не только электронный документооборот между контрагентами, но и кадровый ЭДО в рамках трудовых правоотношений.

Наименование закона	Что регулирует?
Гражданский кодекс РФ (ГК РФ)	Ст. 160 ГК РФ указывает, что письменная форма сделки соблюдается в том числе при электронном подписании документов. Ст. 434 ГК РФ также дублирует положение о том, что договор в письменной форме может заключаться и путём составления электронного документа.
Налоговый кодекс РФ (НК РФ)	Ст. 93 НК РФ допускает истребование сотрудниками ФНС документов на проверку как в бумажной, так и в электронной форме. Ст. 169 НК РФ разрешает оформлять счета-фактуры в электронном виде.
Закон об электронной подписи № 63-ФЗ	Это один из основных законов об электронном документообороте в России. Он определяет виды электронных подписей, которые по юридической силе приравниваются к ручным, и разрешает использовать их на различных документах, начиная от гражданско-правовых сделок и заканчивая оказанием муниципальных и государственных услуг.
Закон о бухгалтерском учёте № 402-ФЗ	Ст. 9 указанного закона разрешает оформлять первичные бухгалтерские документы в электронной форме. Главное условие — они в обязательном порядке должны быть с электронной подписью.
Закон об информации № 149-ФЗ	П. 11.1 ст. 2 закона даёт определение электронному документу. Нормативный акт определяет, что электронный документ должен быть пригоден для обработки в информационных системах, удобочитаем человеком, у него должна быть возможность передачи другим по телекоммуникационным и информационным каналам связи.

Главные нововведения в ЭДО

С 1 января 2022 года вступили в силу новые законы об электронном документообороте. Рассмотрим главные изменения ЭДО для бизнеса.

Изменение порядка оформления электронной подписи

С 1 июля 2021 года ФНС стала оформлять бесплатные электронные подписи для ИП, руководителей компаний и нотариусов. Это стало одним из шагов к реформе законодательства об электронных подписях. С 1 января 2022 года вступили в силу поправки Закон № 63-ФЗ, благодаря которым был введён разный порядок оформления электронных подписей для отдельных категорий:

ИП, руководители частных компаний, адвокаты, нотариусы и иные лица, занимающиеся частной практикой, смогут получить электронную подпись только в удостоверяющих центрах ФНС или через их доверенных лиц (к таким, например, относится СберБанк).
Лица, замещающие государственные должности РФ или субъектов РФ, должностные лица органов местного самоуправления, государственной власти и подведомственных им учреждений, сотрудники и руководители государственных некоммерческих организаций, а также государственных коммерческих компаний, которым выделяются деньги из бюджета, получают электронные подписи в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.
Должностные лица ЦБ РФ, лица, занимающиеся актуарной деятельностью, руководители бюро кредитных историй, рейтинговых агентств, некредитных финансовых организаций, операторов платёжных систем, кредитных организаций, а также ИП, занимающиеся деятельностью, перечисленные в ст. 76.1 Закона № 86-ФЗ, получают электронные подписи в Удостоверяющем центре Банка России.
Сотрудники организаций, работающие на основании доверенностей, физические лица, самозанятые вправе оформлять электронные подписи в аккредитованных удостоверяющих центрах.

Эти правила будут действовать до 1 января 2023 года. Далее будет введена МЧД (машиночитаемая доверенность) и выдача ЭП по новым правилам.

Основные нюансы оформления новых электронных подписей:

Если электронная подпись была выдана до 31 декабря 2021 года коммерческим удостоверяющим центром, который прошёл аккредитацию по новым правилам, введённым для операторов ЭДО с 1 июля 2021 года, то она будет действительна до 31 декабря 2022 года, если срок её действия не истечёт раньше. Позднее электронные подписи нужно будет получить по новым правилам.
Если электронная подпись была выдана неаккредитованным коммерческим удостоверяющим центром, то с 1 января 2022 года она становится недействительной

Проверить, прошёл ли аккредитацию конкретный удостоверяющий центр, можно на сайте Минцифры РФ.

Обязательный ЭДО в работе с маркированными товарами

Правовое регулирование электронного документооборота при работе с маркированными товарами обеспечивается постановлением Правительства РФ № 2464 от 31 декабря 2020 года. ЭДО с 2022 года обязателен при работе со всеми типами маркированных товаров. К их числу относятся:

вода;
меховые изделия;
молочная продукция;
табачные изделия;
одежда и обувь;
покрышки и шины;
лекарства;
парфюм;
лампы-вспышки и фотоаппараты.

Все сведения об обороте маркированных товаров передаются через систему «Честный Знак».

Электронные перевозочные документы

С 2022 года также действуют электронные перевозочные документы (транспортные накладные, сопроводительные ведомости, заказ-наряды и другие). Закон № 336-ФЗ от 2 июля 2021 года говорит о внедрении единой государственной информационной системы, в которой будут регистрироваться и храниться все перевозочные документы. Закон о переходе на электронный документооборот распространяется на грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков.

Как перейти на ЭДО?

Цифровая платформа для компаний и физических лиц СберКорус помогает бизнесу наладить ЭДО и полностью отказаться от бумажных документов. Компаниям и ИП предлагаются следующие решения:

СФЕРА Курьер. Сервис предоставляет возможность обмениваться электронными документами с контрагентами. Он поддерживает работу с более 260 видами документов. Позволяет работать с деловыми партнёрами даже в том случае, если они работают с другими операторами ЭДО.
СФЕРА EDI. Специальная система для обмена документами с торговыми партнёрами. Позволяет автоматизировать заказы новых товаров и контролировать их поставку до складов или магазинов.
«Подписант». Сервис предназначен для быстрого обмена документами с контрагентами из числа самозанятых и физических лиц. Через «Подписант» можно выпустить бесплатные электронные подписи для физических лиц и плательщиков налога на профессиональный доход (НПД).
«Транспортный ЭДО». Сервис предназначен для обмена электронными транспортными накладными (ЭТрН) и другими логистическими документами.
СФЕРА Отчётность. Обеспечивает передачу отчётных документов в ФНС, Росстат, ФСС и ПФР. Одно из преимуществ сервиса — автоматическая проверка документов на наличие или отсутствие ошибок, которые будет предложено исправить.

Бизнесу нужно лишь определиться, какую из сфер своей деятельности он готов перевести в «цифру», и специалисты СберКорус подберут подходящее решение.

Выводы

Законодательство об электронном документообороте многообразно. Например, ГК РФ регламентирует особенности оформления сделок в письменной форме, а Закон о бухгалтерском учёте — создание электронных первичных документов. Нормативную базу регулирования ЭДО можно отыскать и в приказах ведомств (например, Минфина РФ).

В 2022 году было много нововведений в отношении ЭДО, начиная от особенной получения электронных подписей и заканчивая внедрением форматов электронных перевозочных документов. Цифровизация документооборота — это долгосрочная цель как государства, так и бизнеса. И в ближайшем будущем ЭДО станут пользоваться ещё больше компаний, ИП, самозанятых и физических лиц, поскольку закон постепенно внедряет его обязательность.